【時間管理】(18)減少轉換的次數

當我們提到「不要浪費時間」的時候，通常指的是不要把時間用在一些不重要、沒意義的事情上面。但是前面也提過，所謂的重要或意義是非常個人性的，實在沒什麼好爭論的。在這邊要跟各位聊的是幾乎覺察不到的時間浪費，那些不起眼的小小浪費，累積起來其實相當可觀。

日本人曾經研究過人們在工作中「被打擾」所衍生的時間浪費有多少，他們發現：人們在工作中，平均每8分鐘會被打擾1次、每天下來會有50到60次；而每次打擾大約會用掉5分鐘，也就是每天大約有4小時的時間被打擾給用掉了，這可是佔去了每天大約50%的工作時間啊。可悲的是，這些打擾的其中80%（約3小時）是極少有價值的。再者，人被打擾後重拾原來的思路平均需要3分鐘，每天總共大約是2.5小時。總計下來，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，如果按照8小時工作制來計算的話，相當於佔了工作時間的68.7%。

如果你是當老闆的，大概會很驚訝這種浪費吧，然後想說難怪要發展人工智慧使用機器人來工作，機器人可以長時間持續性地投入一件事情，不被自己或外界打擾而分心，大大地提升工作效率。

那麼，如果是身為一個人，我們要如何讓自己可以在持續做一件事情的過程中不分心或是減少被外界干擾的機會？那些時間浪費如果消失的話，在認真的事情上，我的產值可以提升多少？在我覺得有趣的事情上面，又可以多得到多少的快樂？

在你要開始一天或是某一段時間帶的工作、生活之前，可以先拿張便條紙，把你想到要做的事情全部寫下來，然後做一下排序和分類，排出合理的順序、同樣類型的事情一次做完。這一個短短的準備，不會花你太多時間，而且還會幫你省下什麼都不想就一頭栽進工作的時間浪費；因為在工作中，除了前述提到的被其他人或事情打擾之外，我們自己也很常在各種事情之間切換而產生了自我打擾。先寫下待辦事項並且分類排序，照著比較好的執行流程去做，自然會節省許多時間。就像你在回家路上要去A地買晚餐、B地拿外婆的藥、C地接小孩……總會排一條順路能夠省油又省時間的途徑吧，晚餐也會一次買完、一次領完全部的藥、小孩不會只接一個等一下又折回來……除非你覺得折返跑有什麼深層的人生意義。

在工作的時候也試著這麼做做看吧，比如說一次就回完所有的Email、紙上作業的任務也集中進行、要打電話聯絡的人就一次解決、要回的訊息一次回完、要跑其他處室的公文一次全帶走……對於較少人為打擾的環境，這種方法比較容易確實執行；在人際打擾比較頻繁的辦公室內，可能就相對困難一些，執行過程中可能會生出新的任務，比方說突然有新的信件或訊息要回覆、公文才一次送完又冒出來新的要送，所以那個排序和分類其實會一直處在動態的過程中。新生出的工作任務，如果不是非常緊急的話，就把它們排序在你本來的工作序列的最後吧，依然先照著你本來設定的流程去執行，才不會像在KTV一樣，一直被插播，到離場的時候都還沒唱到一開始就點好的歌。總之這個方法的核心概念是為了「減少切換所造成的分心」，無論是人際的打擾或是自我的打擾，每一次的切換再重回軌道，都是微小而確實的時間浪費。

關於減少分心轉換所造成的時間浪費，還有一個部分稍微提醒，就是不定期地檢視一下事件流程的合理性、試著去除其中多餘的步驟吧。一來是因為多餘的步驟本身就是一種時間浪費，二來是因為步驟和步驟之間也是一次又一次的切換。

一般來說，這樣的檢討需要新的眼光。因為對組織而言，大家都在不知不覺中習慣了某種做事方式，要不是自動化就是已經麻痺了，通常都是新來的人比較有機會看到不對勁；對自己來說更是如此，日復一日的生活模式早已定型，沒有停下來檢討的話，不太會發現哪裡不對勁，通常都是身邊的親友或伴侶做出提醒之後，我們才會有新的想法和做法。我們自己也可以試著去提醒組織內的夥伴、自我提醒，那些習以為常的流程是不是有可以再精簡的部份。

花一點小時間重整，可以在後續省下大量的時間。