專案管理範例：7個關鍵步驟完成任務

上完林佳熹老師《一次搞懂專案管理，從入門到業界實務》課程後，為了要讓自己更理解，我把「專案管理」的執行過程串接起來，分成 7 個主要步驟，並且會以我「網站改版專案」作為專案管理範例，將細節套用進課程的專案管理流程中：

STEP 1：明確專案核心目的

在定義專案之前，要先清楚「目的」和「目標」是不一樣的，明確這個專案要達成的「目的」，才會知道「目標」是什麼。

用同個概念來看我的實際案例，我會做網站改版是因為讀者表示「網站內容很多，但有時會找不到想看的文章」，希望可以「優化使用者體驗」，所以「優化使用者體驗」就是本次網站改版的目的，而「網站改版」則是我的目標。

不過，這邊也要補充，如果是大型專案，專案目的是「明年銷售額提升 10%」，那就會衍生多個中型專案來達成這個目的，比如「開發一項新產品」、「建立多元銷售管道」、「降低製造成本」等等。

而中型專案底下，又會有很多個小型專案，比如「市場調查」、「加入電商平台」或「更換製造商」等等，一切都還是需要考量專案的複雜程度來規劃。

STEP 2：設立專案目標、範圍、時程

在確定專案目的後，就可以開始設立目標、範圍、時程，例如：

• 專案目標：網站改版。
• 專案範圍：參考原有的網站頁面，設計新的網站頁面。
• 專案時程：2022 年第二季上線。

一開始建立專案的時候，先在目標、範圍和時程抓個大概就好，後續再藉由「專案章程」、「生命週期」、「分解工作結構」等文件的製作，並和成員、利害關係人溝通，來優化整個專案的執行細節。

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STEP 3：組織專案成員和辨識利害關係人

在專案管理中，有兩個重要的角色：

• 專案成員：指的是執行專案的人。
• 利害關係人：對這個專案有極大影響力的人或團體組織；被這個專案影響極大的人或團體組織。

在專案管理上最常見的實務問題是「利害關係人」，所以要提早辨識哪些人或組織是需要特別關注與溝通的。當利害關係人之間有利益衝突，就很容易提高專案失敗的風險，而 PM 的任務就是平衡各「利害關係人」的利益。

以「網站改版」的例子來說，「利害關係人」會有兩種：

1. 從原網站獲得/減少利益的人。
2. 從新網站獲得/減少利益的人。

從以上兩個條件得出「利害關係人」會有我、設計師、讀者和廠商，但因為只是單純個人網站的改版，對廠商和讀者來說影響不大，所以就不另外分析個別的參與程度。

STEP 4：撰寫專案章程

接下來，為了讓所有人能對專案有共識，會開始撰寫專案章程：

1. 專案目標：修改現有網站，在視覺設計和使用動線上優化使用者體驗。

2. 交付成果：設計 WordPress 個人品牌網站。

3. 專案範圍：

• 保留原本網站的 LOGO 與文字內容
• 優化網站架構與動線設計。
• 將重點內容擺在顯眼位置。
• 強化並統一視覺設計。
• 配合頁面設計增修文案。

4. 非專案範圍：

• 不需購物頁面和金流系統。

5. 專案方法：

• 確認個人品牌方向。
• 重新設計網站架構與動線。
• 強化並統一視覺設計。

6. 預估期間：2022 Q1 ~ 2022 Q3。

7. 專案成本/預算：$$$

8. 預期效益：

• 強化個人品牌形象。
• 提升網站瀏覽的留存率 20%。

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STEP 5：設計專案生命週期

「專案生命週期」指的是專案從開始到結束的整個過程會經歷的不同「階段」，根據不同產業、產品或專案特性，會有不同變化，沒有一定的標準，但基本上一定會有 4 個階段：

• 初始：不一定是開始專案，也可能是還在做可行性研究的前期階段。
• 規劃：在這個階段要組織成員，並做專案管理的計畫，最好完成計畫再進入執行階段。
• 執行：顧名思義就是執行專案的階段，但如果是開發軟體或產品等專案，這個階段也要包含測試。整個專案會在這個階段使用最多的成本及人力資源，所以要確保人力的投入是沒有問題的。
• 結束：包含稽核、結案檢討等，或結束之後再做也可以，那就需要新增階段。

之所以要設計專案的生命週期，是為了讓成員知道什麼階段該做什麼事情，節省溝通成本。

設計「專案生命週期」時，每個階段需要做什麼及製作什麼文件，因人、產業和交付成果而異，也可以一併考量組織標準和公司文化。

以「網站改版」為例，設計專案生命週期：

1. 初始：

• 動作/目的：
• • 確認有改版的必要。
  • 找尋合適的設計師。
• 必要文件：
• • 工作說明書 (SOW)
  • 合約。
  • 專案章程。

2. 規劃：

• 動作/目的：
• • 啟動會議 (Kick-off meeting)。
  • 需求討論。
  • 提出解決方案。
• 必要文件：
• • 專案生命週期表。
  • 網站藍圖。
  • wireframe 定稿。
  • prototype 設計稿。

3. 執行：

• 動作/目的：
• • 網站架構規劃。
  • 網站製作。
  • 視覺設計。
  • 增修文案。
  • 上線測試。

4. 結束：

• 動作/目的：
• • 確認達成需求。
  • 結案。
  • 網站改版經驗分享。
• 必要文件：
• • 勞報單。

做好「專案生命週期」後，就可以標準化了，若下次還要做類似的專案，能夠直接修改使用。

STEP 6：啟動會議 (Kick-off meeting)

「啟動會議」指的是專案正式成立後，與團隊成員、客戶所召開的第一次會議。一般會介紹組員給大家認識，也會介紹主要專案的重要資訊給所有人。

而在組織裡面，會召開這個會議就代表專案拿到經費和資源。

通常來說，在啟動會議上，最起碼要告知下列幾個部分：

• 專案目的。
• 專案目標、範圍、時程和達成標準。
• 團隊成員的角色與責任劃分。
• 公司內部和外部的利害關係人，例如審核主管、合作單位窗口、供應商負責人等。
• 文件的管理方式與規則。

即便是我和設計師的啟動會議只有兩人，除省去介紹利害關係人外，一樣要提出專案目的、目標、範圍、預算和期望完成的時程，讓對方明白我的需求才能進行後續討論。

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STEP 7：分解工作結構並指派負責人與執行者

「分解工作結構」是一個很重要的步驟，原名稱叫做 "Work Breakdown Structure" (簡稱 WBS)，指的是把專案目標拆成一個個工作包以方便執行。

每個工作包都要有下列 2 個要素：

1. 有明確的開始時間和結束時間。
2. 有可量化的標準或可交付的成果。

你可以把「工作包」理解成「為達成專案子目標而要交付的小型成果」，所以每個工作包會有一個以上的「工作清單」。

以我的網站改版為例，其中一個工作包是「網站藍圖製作」，那麼這個工作包就會有下列的工作清單：

• 列出目前所有頁面。
• 刪去不要的頁面。
• 把頁面分等級：重要、中等、不重要。
• 重劃網站藍圖。
• 確認網站架構與頁面層級。

每個專案要分成幾層的 WBS 則不一定，但最上層一定是「專案名稱」，最後一層一定是「工作包」，中間如何拆解，可以參考下列 7 種方式：

• 按產品的物理結構來分解：如電腦主是個別製作的商品，最後才組裝。
• 按產品的項目功能來分解：如軟體開發可能會按照不同的功能來分配工作。
• 按實施過程分解：如專案生命週期。
• 以目的地或區域來分解：可用於旅遊專案、各地銷售專案。
• 用主目標下的子目標分解：可用於運動員訓練專案。
• 按組織的不同部門分解：如公司內部的教育訓練專案。
• 按職能分解：適用於跨部門合作。

在網站改版的例子中，由於涉及到網站設計的專業，是在雙方確定目標和需求後，由對方告知的。

更完整的內容，請閱讀【專案管理範例：7個完成任務的核心步驟(含常用文件整理)】