Google的GTD(下)：知識宇宙

在上集「第二大腦」提到的Google Keep，只是眾多Google服務的其中一個而已。Keep常被拿來和OneNote或EverNote來比較，因為都有「快速記事」這部分的功能。當然，EverNote和OneNote除了記事的支援程度和Keep相同以外，在記事的美觀及客制程度上都比Keep來得更為強大，這是做為一個「記事工具」理所當然要有的優勢。

EverNote的免費版，每個月的上傳量只有60MB，但總容量沒有限制；OneNote完全沒有任何限制，而且它是還原「筆記」體驗最完整的工具，若它的啟動速度和Keep一樣快的話，我想它就是記事軟體的No.1了。〝把訊息記下來〞確實是GTD很重要的一步，而這些記事工具也都或多或少的強調了「第二大腦」的功能。但，我們面對的可是排山倒海的待辦事項，短期任務，長期目標，甚至是生涯規劃。我們會接觸各式各樣的媒體，可能是doc/xls/ppt，可能是一張圖，一段影片，是行事曆上的一個會議邀請，一本電子書，甚至可能是一個壓縮檔或pdf。隨著時間累積起來，只是把這些東西〝記下來〞，將會越來越無法應付他們的連結關係，而且，每種格式都有它的格式，總不能什麼都要把內容萃取出來存成記事內容，或是都只能以附件的方式夾在記事中吧？

也就是說，把範圍拉得更大，以「Get Things Done」的需求來看的話，只是〝記事〞是不夠的。我們接收的媒體，我們創造出來的訊息，即便格式可能不同，對待處理的方法也不同，但對我們而言，它們彼此相關，都是構建我們自身「知識宇宙」的一環，也就是今天要介紹的主題。

註：Google提供的Doc/Sheet/Slide，GMail，Google Play等許多服務功能，這整個服務套件合起來，我們接下來會用「GSuite」來稱呼。雖然「GSuite」其實是Google服務加入為企業量身打造，加入權限控管功能的一個版本而已。

「GSuite文件」就是指「GSuite」中的Doc，Sheet及Slide和文件相關的功能總稱。不管你從事的是何種行業，文件的需求都是必然會有的，而且種類也不出這三種範疇。因此，Doc/Sheet/Slide提供了一些相同的功能，以支援你任務上協作的需求，或是一些比較特殊需求的處理法。

由於文件服務提供了即時的儲存及多人協作的能力，所以隨之而來的問題就是很容易把文件的內容改壞。不管今天是作者自己手殘弄壞的，腦殘不知所云的，或是真的被路人改錯的，透過「版本記錄」功能，都可以很方便的看到每個版本的差異內容：

當然，這意思就是說，你可以透過這個記錄功能，回到之前的版本上去。也可以把一個「決定版」(像是大家都檢查過的版本)，用「為目前的版本命名」功能來描述，更為直覺。

大家的分工越來越專業，因此協作的需求也越來越大。只是把同一份文件分享給別人已經只是基本功能了，更重要的是權限控管及即時協作。

在畫面的右上方可看到這個按鈕，按下後可看到如下的設定：

在按下「開啟連結共用設定」後，就會看到這份文件可以有不同共享給別人的設定：

如圖，我們可對這份文件做不同程度的共用。其實還有更精準的權限控管，還有即時協作，這些操作細節可參閱「電腦玩物」站長的介紹。

若要將文件以離線或不同型式的方式輸出的話，Doc也支援了一些主流的格式：

最後還有一項「EPUB Publication」呢，也就是說你要發行電子書的話也是可行的哦！

當你的訊息來源都整合到Keep第二大腦的時候，從Keep把資料插入進來就變成一個理所當然的流程。以Doc為例，我們可從右邊的側邊欄把Keep的內容調出來，然後透過拖拉的型式就把Keep的內容插入到你的文件中：

和Office不同的是，Doc就像瀏覽器那樣，可以安裝「外掛程式」呢：

可以看到，可選用的外掛程式還不少：

當然，有什麼想用的，就直接在搜尋欄開始搜尋吧。

剛剛特別介紹的，是GSuite文件裡都會有的功能，也就是說Slide也有版本記錄，Sheet也可以多人協作等。這篇文章並不是教學文，所以現在要回到我們的主題：這和GTD有什麼關係？

或許不是每個人都知道公家機關都會有「檔案室」這個單位，這個單位就是把公文或正式文書存檔備查的地方。也就是說，當Keep把訊息保存下來的時候，當然那只是草稿，或純內容本體而已，我們在處理任務的產出通常是一份正式的文件，不管是契約書還是論文報告什麼的，都是有正式排版規格的，是最終的產品。也就是說，它的價值不但來自於內容本身，還包括它的呈現格式：

或許有人會說，在EverNote/OneNote上若真的是重要的論文還是寫作作品，用word編輯後存一份當附件不行嗎？這樣的設計就會讓這個作品和你的知識區變得脫鉤，而且也會造成搜尋的功能在這裡失效。從這點就完全體現了Google在GTD上的設計：專業的工具處理專業的內容。當其他的記事工具得想辦法削足適履的把內容塞進來，或是不斷的把各種功能強加在自己身上時，Google的服務從一開始就定位的很清楚：

就像是你自己擁有一個你個人的「檔案室」那樣，你從檔案室中可能會拿出來的是一份排版精美的文件，也有可能是拿出一份年度預算的試算表，甚至是某個同事發表的簡報，格式差那麼多，但你都不用擔心這種事，它們都會保留著它們該有的樣子，你隨時可以再抓起來編修一下，或是分享給沒看過的朋友，或是就一直把它存著。你想要找到它們的時候，就是搜尋就是了，不用擔心它可能變成某個記事的附件，或是它其實被放到其他地方去了，然後你始終都找不到它。

剛剛我們提過，你在工作上會收到或產生各種文件，而這些文件所在的「檔案室」，其實就是在你的「雲端硬碟(Drive)」上。

Drive裡面能放的，當然不只是文件而已，但就像其他的雲端硬碟一樣，是有容量限制的。在左下角的「儲存空間」處點擊，可看到目前使用的狀況：

GSuite免費個人版，目前每個人是給15G的空間(因為我是早期用戶，所以多2G)，會吃空間的服務就是放進雲端硬碟，信件及相簿的內容。

為了成就用戶的GTD流程，Google很正確的做了一件事，那就是讓「GSuite文件」類型的檔案是不吃硬碟空間的：

你存入的是Google Doc/Sheet/Slide是不佔空間的，但是PDF要，壓縮檔也要，只要不是「GSuite文件」類型的都要。這個設計背後的意涵是什麼呢：

和Keep相同，當然這裡一定會有搜尋的功能，如下圖，Drive的搜尋功能也很完整：

由圖中可以看到，我們可以搜尋的除了是檔名或內文以外，更多的是協作方面的屬性。像是「擁有者」或是「共用對象」。

這裡有一個問題困擾我有一段時間了，那就是：我在Drive搜尋不到Keep的記事，當然在Keep也搜尋不到Drive的文件內容。也就是說，若我有同一份資料，我可以用Keep記，當然也可以用Doc記，那我究竟要用什麼記下來，才能確保我找得到，或是符合GTD的作業流程呢？

因為Drive是「倉庫」，Keep是「第二大腦」，在GTD的工作術中講究的就是本腦如何去處理這兩個不同區塊的資料。所以在釐清這兩個角色的不同，再加上GTD的中心原則去想，就會得到這樣的一個結論：

你在Keep或Drive放的都是「備查」的東西，但Drive中會是整理過(或是整理中)，消化後的〝知識〞，可能是一個論文，一個資產負債表，或是一篇簡報，這些東西都是你最終的知識產品(不論是你輸出的，或是從別人那邊輸入的)。但Keep上放的就是一個資訊，可能是一個序號，一張照片，一個金句，就是備查而已，往往不是你思考整理後出來的結晶。你會需要在Keep上很快的找到所需的資訊，複製貼上到你的文件或簡報中，但你在Drive中想找的東西，往往是一個樞鈕分析表所展示出來的結論，一篇讀書後領悟的觀念，甚至是一篇日記(其實這就是一個〝消化〞後輸出的產品)。

所以Keep的版面，是一張張直接載明訊息本體的卡片；而Drive就是像檔案總管一樣裝著一個個的檔案。

Google的「Photo」是影像及影片的最終儲存點。如同之前提過的原則，由於影像及影片有其特殊的對待及需求，因此這種資料並沒有被單純的只是被視為一種〝檔案〞，不是一股腦丟進Drive裡面去的東西。

為了能讓用戶無後顧之憂的，把GTD所需要的影像或影片儲存備查，Photo提供了有條件的無限儲存：

「高畫質」是指FullHD的解析度，雖然說現在4K將來會越來越普及，但FullHD對大多數的人來說絕對是一個夠優的解析度了，而「原始大小」的意思是〝非FullHD〞的解析度。所以這裡有一點反常識的是，就算你丟進去的圖是比FullHD還低解析度的圖，但反而會吃掉你Drive的容量哦！

現在每個人都有手機，手機上都有相機，相機就是最好的記錄工具。因此在手機上的Photo App也可以設定〝自動〞把你拍下來的照片或影片上傳到Photo去：

如此一來，你就不用再花腦袋記著說，拍完的照片要丟上Photo去，只要專心去把你該做的事情做好就好，儲存照片這種雜事，不應該成為你腦內的雜音。

Input沒有問題了，Output當然也得流暢才是一個GTD工作流該有的服務。Photo擁有Google在機器學習的強悍能力，一樣有個「搜尋欄」，而當你要搜尋的時候，就會看到一個很高效的功能：

照片中我的兒子，老婆，姪女，甚至是我家的狗狗，竟然已經被〝自動〞分類好了？！

是的，這是〝自動〞完成的。在Google的GTD服務中，「整理」這種事情當然不應該出現在用戶的待辦清單中。搜尋的條件非常廣泛，甚至還包括地點，時間，或是種類。

有時，我們會需要在Wiki上面或是自己的個人網站上貼個照片，而這個照片已經被自動丟上Photo了。Wiki或網站上的貼圖通常都得提供直接的網址才行，而Photo是否有提供直連的網址呢？官方並沒有直接提供這個功能，但這裡簡單介紹一個比較tricky的方法：

是的，也是把你想要貼到Wiki上的圖，嘗試去下載它。然後透過瀏覽器取得的下載網址，就可以拿這個去貼在Wiki系統中。這個方法我自己實測過，最少可保持3個月的有效期(最長是多久我就沒測了)。

Photo可以放影像，也可以放影片。若只是想打開看看的話，就不用做什麼特別處理了，但若是和上述的例子有一樣的需求，你想要貼到Wiki系統或是網站上的話，這時候你需要的就是另一種資料了：也就是主流的網誌系統必然會支援的「YouTube」。

只要不是什麼傷風敗俗的影片，傳上YouTube基本上都不是什麼困難的事。當你把影片傳上去，YouTube也處理完成後，你就可以看到你自己的影片(記得權限至少要設定成「不公開」)。接下來YouTube就會提供幾種不同的資訊供網誌系統插入：

那些了不起的創業家，或是高知名度的專業人士，在採訪他們的影片中，總是會看到身後有一個擺滿書的書架。是的，要完成許多了不起的大事，你也需要讀很多書，有效的吸收經驗。

在電子書越來越普及的今天，Google也推出了Book的電子書服務。

這和GTD有什麼關係呢？簡單來說，就是把讀書這件事的全程都設計成可以很順暢的進行。

首先，只要在搜尋欄輸入你要找的書名，就可以馬上知道有沒有電子書。買回來之後，在桌機或手機，都可以隨時把書拿起來看。有一點很方便的是，你在桌機看到哪一頁，回手機上再把Book的App打開來，就會看到Book已同步把你最後閱讀的那一頁記錄下來，幫你翻到那邊囉！

若Book沒有販售你想看的電子書，但你從朋友(？)那邊取得了epub的電子書時，最美妙的是，你可以〝上傳〞到Book的平台上：

待Book處理完成後，你上傳的電子書就會出現在你的書架上囉！像我就上傳了不少書：

因為epub容量都很小，所以當然也是沒有容量限制囉！這完全就是你自己的電子書架，是你知識競爭力的最佳來源。

在比較過博客來，讀墨或是讀冊這些電子書服務後，你會發現Book的價位是最漂亮的(但藏書量是比博客來差了一點)。

「日曆」其實不是GTD中鼓勵的一種管理方式，甚至是一種衝突。因為GTD強調的是你要隨時去思考，什麼是現在該做的，優先要做的，而不是完全按照先前預定的規劃去做。但有時我們對於一些硬時間的計劃(重要人物的預約訪談)，較長程的規劃(半年內要準備托益考試)或是重要節日(絕對不能忘記的結婚紀念日或是情人節)，還是會需要一個「上帝視角(God View)」，亦或者是有人就是習慣要看到日曆這種東西才比較習慣，因此Google也還是把Calendar給做了出來。

一個「行事曆」該有的檢視方式及新增事件的功能，Calendar當然也都是有的，但有一點很不同的是基於Google的GTD精神設計，一個事件附屬的資訊，也完全是動態的，是活的：

如上圖，當我們要為這個事件輸入地點資訊(比如說我們輸入「鈊象電子」)時，Google就會透過Map來把公司的位置找出來，並在確認輸入時貼一份到位置區去。而詳細說明區的「@」按鈕，甚至可讓用戶插入Drive的檔案進來：

這樣的設計都可讓用戶很專注也很順暢的，把一個事件建立起來。Google透過Map把詳細位置貼給你，透過Drive把你的檔案連結插進來，如此一來在多人協作的狀況下，就不用擔心離線附件的新舊版本問題。

整個Calendar是以「協作」的思維來設計的，因此我們不但是在管理自己的日曆，同時我們也需要別人的日曆。

比如說，我和太太可能都有自己的活動安排，但若要安排家庭活動的時候，打開日曆就可以一目瞭然，何時是雙方都有空的時間。同樣的需求最常見的就是會議室的預訂，許多獨立工作室，小型團隊就很喜歡用Calendar來載明每個人的活動或工作進程。

協作的思維，甚至還包括到工具上的設計。不少企業內部所使用的郵件系統還是M$的Outlook，不管是2003還是2010(是的，現在已經是2019年了)，當然，也包括了行事曆。Calendar有一個很貼心的設計就是，透過解析信件的內容及格式，它可以將你在Outlook內的事件，直接轉成Calendar的事件。當你把該事件的提醒信件轉寄到你的GMail去時(或是直接把該事件直接轉也可以)，在GMail你也看到它分析出是一個日曆上的事件：

然後Magic就這麼發生了：

這個事件就直接這麼被插入到你的Calendar中了！而且什麼開會地點，主辦人是誰都有忠實的插入進來哦，這真的很方便呢！

這個功能是手機版特有的設計：

這個功能會在你沒有安排事件的時間上，隨機插入一個你想完成的目標。例如，你很希望能透過「跑步」來完成減肥的目標，你告訴Calendar後，它就會開始在你〝空下來〞的時間來插入一個「跑步」的事件。雖然這和GTD的工作術並沒有直接關係，但完成個人設定目標，就意義上也是一種GTD。

作為一個有影響力的人，當你透過Doc輸出了許多觀點，透過Slide發表過許多簡報，接下來，你一定要有一個屬於你的個人網站，那就是你在數位世界的「名片」。

做為你數位世界的名片，Site本身除了可以填字，貼圖，上Youtube以外，它最大的優勢，就是和Google的其他服務無縫接軌。你除了能插入你的Doc/Slide/Sheet，甚至還可以插入日曆，地圖及表單。

無須寫code的模組化設計，或許沒辦法開發什麼很有特色的網站，但對於GTD的需求來說，這100%就是我們需要的：把「名片」該做的事做好就好，我們不是要在上面做電子商務。

我之前曾經在糾結一個問題。用Doc或Slide，都可以創建連結給其他人分享及評論，為什麼還要建立個人網站呢？那同樣的資料，我究竟是要寫在網頁，還是要寫在Doc/Slide呢？寫在網頁中的資料，Drive搜尋得到嗎？

有一個好消息及一個壞消息。好消息是你寫在Site中的資料，Drive一樣搜尋得到。
壞消息就是，同樣的資料要寫在哪裡，確實需要一點簡單的判斷及分類，會比較〝乾淨〞。

若是真有「選擇困難」症的同鞋，這裡提供了一個簡單的流程圖可供參考：

簡單來說，就是「有沒有影片」，「能不能列印」跟「移動系統編輯」這三個問題。

由於「影片」這種東西，無論如何都不是Doc該做進去的功能，所以若你想要表達的資料有許多影片，你希望用戶的閱讀體驗要好，要看影片，那當然會是用網頁的型式會比較適合。

「列印」則是一個反相的需求，若你希望列印出來的格式，能夠精確的放在紙上，就如同你在Doc看到的那樣，那就沒道理特別去寫成網頁。

最後一個比較特別的就是「編輯」，目前有點難理解的就是Doc有手機版App，不但可以看，還可以在上面編輯，但反而是個人網站的部分卻沒有提供App，因此只能看，不能編輯。

雖然，Site和Doc在這裡有一點硬分叉，讓用戶得花點腦袋去思考資料最終的去處，但比起其他的服務「根本沒得選」的狀況來說，這樣的設計不但合理，也還算方便。

如同大家知道的，Google還有許多你想都沒想過的服務，像是學術論文，以圖找圖或是輸入工具等。有些因為跟我的生活沒什麼關係，所以就不再多做介紹(這篇能寫完我感覺已經快到極限了…)。由於網路的爆炸成長，進入了知識深度決定競爭優勢的時代，〝Get Things Done〞雖然是一種工作術，但透過Google的服務不只是讓你把事情做完而已，更重要的是讓你能累積屬於你自己的「知識宇宙」。我們的大腦真的是一個宇宙，就像愛因斯坦說的，我們其實可能連3%的使用率都不到呢！要更有效的開發自我品牌，Google服務必然是你最重要的幫手，接下來就看我們怎麼好好利用它了。