EP.13 | 函的格式
閱讀時間約 4 分鐘
啟稟聖上，針對「函」的格式，因為很重要，卑職需要多說一點，謹請鈞參。
函為各機關間公文往返，或人民與機關間申請與答復時使用，為政府機關最為普遍使用之格式。
函的類別
政府機關間的行文類別依據機關的級別與隸屬關係，分為上行文、平行文、下行文與斜行文；機關與人民對話的函文包括申請函及答復函。
機關間的行文類別說明如下，併陳示意圖乙張：
- 上行文：有隸屬關係的下級機關對上級機關有所請示、報告與請求。
- 平行文：無隸屬關係同級機關互相洽辦、諮商、通報與答復。
- 下行文：有隸屬關係的上級機關對下級機關有所交辦、指示與批復。
- 斜行文：無隸屬關係且不同級機關間行文時使用。
函的結構
函的結構分為一段式、二段式與三段式，分述如下：
- 一段式：僅有主旨，寫法為「起首語+案由+期望語」。
- 二段式：包括主旨與說明，主旨段寫明所為何事，說明段進一步敘述細節。
- 三段式：包括主旨、說明與辦法，在辦法段向受文者進一步提出具體要求。
以下說明三段式寫法的各段具體內容：
主旨：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要，不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。寫法為「起首語+本案主要意旨+期望語」，字數不可超過60個字。
說明：當案情必須就事實、來源或理由詳細敘述，而無法以「主旨」容納時，用本段說明。段名可因公文內容改為「經過」、「原因」等名稱。寫法為「引據+申述+歸結+補充」或「事實+原因+結果」。
一、 引據：辦理本案之原因與依據，係依據來函、法令、計畫、會議決議、簽陳、前案、理論、研究結果、媒體報導……等。如果都沒有前述資料，就依現況敘述事實、來源、理由、經過執。
二、 申述：說明函文來龍去脈、人事時地物、利弊因素分析等。
三、 歸結：說明發文機關見解看法，或向受文機關提出具體要求與作法。
四、 書寫補充說明，或擬請副本收文者配合事項。
五、 倘有附件，可於說明段最後一頁書寫，應列明附件名稱與數量。
辦法：向受文者提出的具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。段名可因公文內容改用「建議」、「請 求」、「擬辦」、「核示事項」等名稱。
一、 計畫：成立專案計畫，研擬方案、對策與措施，訂定計畫書、進度表、標準作業程序。
二、 執行：加強訓練、召開會議、媒體宣導、經費勻支。
三、 考核：述明上級機關將監督、考核、稽查方式，要求下級機關陳報成果，要求下級機關提供改善意見、管考辦法，針對怠於處理或不作為之處罰方式、移送法辦等。
函的不同文別
函的文別分為函稿、正本、副本、抄本與影本，分述如下：
一、 函稿：函的草稿，是承辦人簽辦的原稿，格式中有層層長官簽名批示的欄位，發文後須歸檔存放於機關檔案室，供作留存紀錄。
二、 正本：公文的原本。
三、 副本：行文時將公文副知相關機關或人民，與正本內容完全相同。副本雖無拘束力，但機關在收到副本時，應視副本內容作適當處理。
四、 抄本：公文正本發給受文者，其他相關機關或承辦單位如擬作為參考或留作查考時，可加發抄本。抄本不需用印處理，較為便捷，因此倘受文者為機關的內部單位，最好加發抄本，可節省用印手續。
五、 影本：將正本或副本影印留作查考，不用加蓋機關印信或章戳。倘若影本的用途係為代替正本存檔，或提供其他機關參考，則應加蓋「與正本相符」。倘若影本的用途係為代替正本存檔，或提供其他機關參考，宜加蓋「與正本相符」章及單位印鑑以資證明。
啟稟聖上，最後呈報卑職製作「函的格式圖」乙張，以臻明瞭。
啟稟聖上，以上即為函的格式，函為公務機關重要行文格式，卑職之後會詳加補充範例與其他注意事項，謹呈聖明，卑職告退。
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