公文寫作

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根據全球知名創投紅杉資本預測生成式 AI 成熟的時間表,AI的書寫能力可能在2025年可以超過一般人類,同樣以文書處理為工作內容很大部分的公務員,是否未來有機會運用AI簡化工作,甚至取代一部份的人力,我自己是很好奇,因此就來試試看目前ChatGPT能做到甚麼程度。
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公文重點之一是「民眾如果不滿有沒有訴願對象」,因此背後一定還是要有個負責的人類,AI寫不寫的出來一回事,有沒有人負責是另一回事,民眾如果發現是AI回覆會不會更不爽又是另一回事。
啟稟聖上,針對「公文寫作注意事項」,稍微細瑣,不過魔鬼藏在細節裏,卑職需要多說一點,請鈞參。 (今日肯定要呈報長篇大論,而且我都還沒開口稟報,吾皇就開始閉目養神了,幸好我有準備一樣法寶,肯定能讓吾皇精神百倍。) 以下接續呈報「公文寫作注意事項」,謹請聖參:
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啟稟聖上,卑職略說公文的引據與引敘,請鈞參。 公文行文的依據,包括法令、前案、事實、理論、來文、長官意旨與諭示等,引據要詳明正確,不可杜撰虛構、或引據已失效力的法令。 公文引敘分為三種引用方式,分別是「全引」、「節引」與「撮引」。
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啟稟聖上,卑職略説大簽「主旨」段的寫作方法,請鈞參。 依據行政院《文書處理手冊》,簽之主旨應「扼要敘述,概括簽之整個目的與擬辦,不分項,一段完成」。 「主旨」段的屬性是「什麼事」,不用分項,字數要在60字以內,表明簽或函的目的及簡短期望語,寫法公式為「起首語 + 本案 + 期望語」。
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啟稟聖上,繼呈報大簽的格式與範例後,卑職略述如何寫好簽的三項招式,請鈞參。 前已呈報「簽」分為「主旨」、「說明」、「擬辦」三段結構,撰寫簽呈是公務員的日常,簽呈被退也是家常便飯,長官常常退文後還補槍批評,你的簽寫得「三個沒有」,主旨沒有重點、說明沒有邏輯、擬辦沒有作為。
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啟稟聖上,卑職呈報大簽寫作範例一則,請鈞參。 參考真實案例,皇上祭祀歷代聖祖的宗廟(稱為太廟)遭受祝融之災,修繕經費需8億2千萬星際幣,因禮部經費不足,擬上簽中書省補助8億星際幣,並請工部支援工程設計發包作業,及成立「工程修繕小組」。
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啟稟聖上,卑職略說「大簽」的標準格式及寫法,請鈞參。 「簽」屬於陳報長官的「上行文」,為處理公務表達意見,以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據,又分為「大簽」與「小簽」二種。 內部簽:機關內部陳送主管或首長核示。 外部簽:下級機關首長對直屬上級機關首長。 啟稟聖上,謹呈大簽格式圖乙張,呈請鈞閱。
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啟稟聖上,卑職略說公文的定義,請鈞參。 依中華民國所訂「公文程式條例」第1條規定:「稱公文者,謂處理公務之文書;其程式,除法律另有規定外,依本條例之規定辦理。」此為廣義的公文定義,只要其樣式是文書,且其目的是處理公務,即為公文。
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啟稟聖上,卑職略說公文的處理流程與簽辦方式,請鈞參。 機關收發單位接獲公文,不論是紙本或電子公文,經由專人分文經辦單位後,即由經辦單位判斷後續處理方式。處理方式首先確認是否需要發文,倘需發文則判斷發文種類為何,並決定簽辦方式;倘無需發文,則僅需以大簽或小簽完成內部流程。
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寫了幾個月,也不知道為什麼用哪個(然後也相安無事好幾個月),今天碰巧看到你的文章,總算了解了哈哈,感謝大大
啟稟聖上,卑職略說撰擬公文前的基本認知,請鈞參。 公文為處理公務案件溝通聯繫的重要工具,溝通意見首重讓對方迅速讀懂,因此文采辭藻非其重點,祇要合乎公文程式,讓大家意見傳達無誤即可,在撰擬前先思考行文原則、原因、依據、目的、立場與布局。
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