會議效率:避免發散會議的進行

閱讀時間約 1 分鐘

Peter收到技術人員的會議通知,涉及客戶安裝流程問題,需要調整系統設定。然而,會議中出現了開通同仁與技術人員之間的分歧。開通同仁認為問題根源在於技術人員未事先確認客戶需求與設備相容性就進行安裝與啟用,導致後續費用差異。但技術人員堅稱一直以來都是如此,價格差異應由業務部門處理。隨著討論一發不可收拾,會議時間超出原定計劃,目前仍無法預估何時能夠結束。

此時,PM可以怎麼做?

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這是一個由產品經理(PM)的角度來分享會議管理的經驗,以提高會議進行的成效,進而避免無效會議的產生。
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在產品營運流程中,經常發生各單位間流程解讀不一的問題,這時候,PM的角色至關重要。通常,產品流程歸屬於PM管理,當解讀問題浮現時,PM需要介入協調,以釐清並找出問題的答案。尤其在各方意見不一的情況下,PM的角色顯得更為關鍵,避免責任不明確或問題持續轉嫁,尤其是不合理地擺在PM身上。
當客戶購買友家的產品,委由Peter的公司同仁進行安裝,卻遭遇友家技術無法支援客戶需求的情況,造成申請與實際安裝的規格不一致,可能會產生價差的問題。業務認為安裝窗口應對照客戶申請與友家提供的規格;安裝窗口則主張自行完成安裝,調帳需由業務協助。這樣的糾紛,究竟誰的說法正確? 通常,產品流程歸屬於PM
開會確定產品問題的解決方案只是一小步,實際的挑戰是確保執行過程順利落實。PM (產品經理)在處理產品問題時必須面對各種挑戰與執行障礙。如何確保執行流程順暢,以及達成原定時程與進度,是PM需要面對的首要問題。
開會討論後,真正的挑戰才開始!處理產品問題需要更多步驟與確保,PM又該如何進行呢?
每日的工作中,專案經理(PM)常常陷入眾多會議的漩渦,然而,並非所有會議都能按照預期進行。有時,我們必須參加那些缺乏重點、討論漫無邊際,甚至不斷拖延議題的會議,身處其中的PM,該如何因應?
對於PM來說,並非所有會議都能高效進行,特別是當面對無效率的會議時,PM該如何應對?
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