我曾經被後進問過，為什麼我的文件可以寫得很清楚詳盡，我可不可以開清單告訴他文件應該要包含哪些內容？ 當時，因為他的文件一直被工程師或客戶反覆確認，前前後後花了不少時間。由於大家手上都忙，一個專案來回確認，就等同是消耗其它專案的時間回頭解決問題，更何況人的專注力有限，切換不同專案，需要一定時間再次梳理，所以是極耗資源的。尤其是手上同時扛著四五個專案的時候，除了要記得窗口狀態、合作單位負責人，還要記住哪些地方在什麼時候、什麼情況下改動。 我協助他看了一下文件可以被調整的地方，自己也一邊想：是啊...我為什麼都知道要寫些什麼呢？總有一套邏輯吧？ 我非常喜歡在工作上有人來找我討論、問問題，因為這樣我會有機會重新審視自己的決策或方法，對我來說不是問題的問題，原來對他人來說是有幫助的。如果不是同事願意問我，我就會卡在自己的盲點裡，以為全世界都沒問題。 / 那天，我一面跟同事分享，開出過去我做的案子，每個地方我為何這樣分類、怎麼將複雜邏輯整合為表單、對客戶的時候如何配置、對內部的時候應有哪些重要資訊...另一面，也寫在便條紙本上，讓同事在詢問完後有跡可循。 「你現在講的都很有道理，可是我做的時候想不到，沒辦法想這麼細要怎麼辦？而且每個案子狀況都不一樣...」同事感覺有點挫折。 「慢慢來...我的方法也不一定對，因為還要看客戶屬性和同事特質，不是每次做法都會一樣。」 「那我要怎麼判斷要怎麼做？」 「一個是默契，配合幾次慢慢就會知道...你可以記錄下來不同客戶或同事看了你的文件之後提出的問題，那表示對他來說，是需要但文件缺乏或不易讀的部分，多幾個案子，你就能抓到共同點，就像我剛剛講的那些，然後再加上不同特質的人在意的細節。」 「可是這樣就要花很多時間...而且我還是不知道要怎麼判斷。」 「本來就很難一次到位的。」我拍拍他：「你只要記得一個很核心的目標 -- 我怎麼讓別人工作更輕鬆？...不要只是想『我完成得正不正確』，這樣只看到自己，而且問題發生的時候會究責，只要想著『希望這份文件，誰看了都有幫助』，這樣別人提出問題的時候就不是質疑，是幫助你更好。記得這個就好！」 「喔......那我好像知道了。」同事翻著自己寫的文件。 「如果比較技術面的，你真的不知道怎麼寫，再來問我就好！」 「好，謝謝。」 / 我是部門裡唯一一個會在文件上寫 log 的人，幾月幾號、改了什麼、影響頁面有哪些...是我自己的習慣。一開始只是為了保障多方權益，但後來，我發現有些工程師會看，因為這樣查找資料比較快，所以我就越寫越細。 雖然公司負責做會議紀錄的是PM，但我自己也會寫一份，然後對照會議紀錄，提醒沒有被記錄到的地方。 這一切沒有什麼目的，就只是利他而已。 當我們是個好配合的人，對合作夥伴予以協助、產生對他人的價值，最後的好循環總會回到自己身上，包含進步與成長。 文件追求的，一向不是美觀與精確，而是易於理解、可被執行與記錄。 慢慢來，只要有累積，都會前進：）