線上會議／面試3大準備指南！該怎麼在視訊鏡頭前呈現你的專業感？
閱讀時間約 7 分鐘
過去這幾年因為做的是智慧家庭領域的產品，無論是潛在客戶、合作夥伴或是消費者，我面對的主力市場都在歐美，大大小小的meeting很常透過Google Meet、ZOOM或Skype等網路通訊軟體連線完成。
我記得人生第一場視訊會議，是跟一個義大利的經銷商介紹我們當時的產品，對方義式英文口音超級無敵重，整場討論我大概三句有一句半都聽不懂（掩面），如果我需要回話，都是靠著抓關鍵字在瞎掰；然後我當時老闆的台灣口音也頗重，再加上中間視訊一度有些延遲，現在回想起來，我有點懷疑當時我們雙方是否有六成是在雞同鴨講？
而這兩年更因為替在加拿大的公司獨立操作社群廣告，跨越多個時區的電話會議，自然也成為每月必備的工作項目之一。另外從我自己和身邊朋友的例子，也看到越來越多台灣的團隊在招募時，為了增加雙方的便利性，採用視訊的方式進行工作面試。（我去年也和Facebook進行了好幾次的電話面試，結果最後被發無聲卡，現在想想大概當下的反應表現太差所以被刷下來吧，XD）
雖然已經開過數百次這種線上meeting了，但老實說每次開會前我都還是很緊張（緊張到會想烙賽的那種），特別是如果需要視訊的會議，前一晚想到仍舊會焦慮到輾轉反側。
如果你也需要準備線上會議或是視訊面試，以下是我從過去經驗裡列出來的準備清單，希望可以在你需要時派上用場。
軟體連線測試準備：不要「未戰先敗」，多一個備案多一份安心
隨著各家通訊軟體百家爭鳴，越來越多的公司／團隊都有自己的軟體偏好，就我所知，Facebook公司的視訊會議／面試是用BlueJeans，北美市場的公司常用的則有 Zoom、Microsoft Teams或Google Meet。因此開會前請務必先確認3件事：
- 下載指定的視訊軟體：不要到開會才發現原來對方是說用ooo軟體
- 軟體更新很重要：你確定上次電腦裡的軟體是最新版了嗎？
- 備用的連線方案：免登入的Google Meet和直撥電話號碼是你的好朋友
我知道第一點聽起來很像廢話，但很多時候最簡單也是最容易被忘記的一步（有點像為了重要事情出門卻忘記帶手機的蠢事，這件事雖然夠蠢但還是很有可能會發生），如果是在不熟悉的Wifi連線環境時，我則會進一步確認我的手機和電腦同時都有下載這個軟體，以備不時之需。而且，無論你多熟悉或多常使用這個軟體，我建議你如果和新的合作夥伴開會或是進行工作的視訊面試時，在正式開始前都先登入一下，測試連線品質和版號。
我平常很常用Zoom進行線上會議，我記得有次和新的團隊進行視訊Interview，前一晚隨手測試了一下對方發來的會議代碼，Zoom竟然叫我先更新！還好是在Interview前就發現，否則讓對方枯等的後果，怎麼樣都會讓人覺得你專業度不足吧！
除了軟體版號的更新會整到你，軟體的連線問題也是一個大魔王。有次不知道為何，我的Zoom就是連不進會議室，還好現在的Google Meet是免費的，而且不需要註冊就能透過URL邀請對方進行視訊會議，算是有及時解救當時的尷尬處境。
因為不知道什麼時候會被軟體整到，所以我覺得備有第二個會議連線的方案也很重要，除了緊急採用免登入的視訊連線當作替代方案，也可以在事先提供自己的直撥號碼給對方，表明萬一發生連線問題時，也可以用電話直撥當成備案。這種有備而來的態度，不僅會讓人提升第一印象，也能稍加緩和會議前的焦慮。
衣著與視覺準備：在鏡頭前呈現「專業感」的藝術
和工作有關的視訊會議，以展現自己的專業為主，由於缺少了面對面的真實接觸，如何在鏡頭前呈現自己看起來「最有工作價值」的衣服組合，是一件很值得花點心力去研究的小事。而我後來的經驗是：
- 有領子的上衣勝過無領，有袖勝過無袖
- 乾淨的背景為重點，並且不要露出床或衣櫃
- 和鏡頭的距離以「對話時可以展露手部動作」的呈現為基準
在商場上，無論男女，有領的衣服在鏡頭前都會讓人感覺比較專業；另外無論你的手臂線條多健美，都留給你的曖昧對象或交往對象欣賞就好；而床和衣櫃就不用多說了，即便對方知道你在家工作，一旦畫面裡出現床和衣櫃就是居家感，怎麼樣都應該極力避免。
而我後來發現，我每次視訊開會時幾乎都穿習慣同一件上衣，後來就乾脆不煩惱了，只要視訊開會我就穿那件，如果你的衣櫃裡面少了一件有領的上衣，買一下這種「工作制服」省下每次開會前要穿什麼的煩惱，也是一個好投資。
另外一開始還是個菜逼八時，我會找一兩個比較信任的朋友，逼迫對方假裝跟我視訊開會或視訊面試，同時錄影下來看看自己哪裡可以優化。這樣做不但容易透過他人的視角來發掘自己的盲點，同時也因為「彩排」過開場，心理也會感到比較踏實。記得以前上過簡報課練習上台簡報時，老師說如果時間來不及，只要練好簡報第一頁、做好開場後面幾乎就能順利走完，我覺得找朋友視訊大概也有這種道理。
而遠距溝通最為人詬病的，就是少了非語言的交流，有時會產生不必要的麻煩。根據心理學家提出的「麥拉賓法則」，人在溝通時有55%都透過非語言的訊息傳遞的。
我緊張或專注的時候，表情看起來非常兇，或是常讓人覺得我在不爽，但天知道我只是很專注的在思考某個問題，再加上我注意到自己在面對鏡頭回答問題時，很常會皺眉或是眼神飄來飄去的，給人一種不太可靠的感覺。所以如果鏡頭只呈現我的臉，和我不熟的人大概會想問我，為什麼要這麼痛苦的和他開會或面試吧？
因此在對話中，適當的呈現手部動作，可以優化我在鏡頭前的不自在和緊繃感，同時如果對方銀幕開全屏，我也不至於一張大臉佔據了對方整個螢幕。
準備背景音／環境音：降低不必要的音訊干擾，累積溝通流暢度
我去年在波士頓遊蕩時，因為臨時要電話開會討論下一波的活動，我在Hostel的大廳裡和老闆連線，巧的是那時剛好那時是工作人員的打掃時間，老闆一直問我是不是人家餐廳要打烊了，我還賴在那裡不走？當下真的是哭笑不得。
還有一次我回到彰化的家，用Skype和荷蘭的客戶開會，在一樓客廳和對方聊到一半時，結果鄰居家的狗在門外莫名亂叫，我只能打哈哈的笑著說：「Sorry, that’s my dog~」但當下內心真的是尷尬到不行。
還有手機App通知聲音或聊天訊息的對話框，用電話開會結果一直聽到對方app的通知音其實很惱人；有些開會是甚至需要分享螢幕畫面，如果右下角跳出一個朋友的通知問說：「誒幹，今天晚餐吃什麼？」或是在家視訊到一半，發生了像前幾年BBC連線直播，教授女兒卻闖進房間唱歌的爆紅畫面 ，都會尷尬到讓人想挖洞跳進去躲起來。所以這部分我覺得比較需要注意的是：
- 確保手機靜音，並關掉所有app通知畫面或聲音
- 戴耳機永遠勝過沒戴耳機
- 遠離家人或你家（鄰居家）的狗
為了避免這種不必要的尷尬，關掉通知、鎖好房間門、事先告訴家人請他們不要來找你講話，到一個你家貓狗亂叫不會被聽見的房間，用耳機確保雙方有最好的收音品質，降低一切不必要的干擾，不僅提高當下溝通的流暢度，也能在對方心中累積好的印象。
工作上的信任資產，都是透過這些不起眼的小地方慢慢累積的，當雙方有了一定程度的信任資產，後續的合作也就會更加順利了！
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