大三這年，正式開始準備投遞交換的讀書計畫與所需文件，摸索了很久才搞清楚文件應該怎麼寫、在台灣學校獲取資格並不等於能供獲得交換的身分。
我將交換分成8個步驟，前5項集中在同段密集的時間，包刮：前置準備、選擇志願、撰寫備審、統整文件、跑關與志願考量。
後面3項則是台灣的學校確認錄取後，我們需要注意的事，包括：填寫姊妹校基本資料、申請獎學金、申請入境文件。
前置準備
1. 熟悉交換的規則
透過學校的國際事務處，得到簽訂姐妹校的名單、考核水準(如外文檢定、GPA、修課學分底線等等)，選定自己想要的國家或學校。
並且，務必充分了解交換需要準備的資料，多數學校都有校級、院級甚至系級的交換協議，提供的資料格式、排版也可能不一樣。
比如我就讀的東吳大學，校級要求讀書計畫和申請動機分開寫，中、英各1-2000字，有固定格式。院級卻要求讀書計畫和申請動機只能寫1張A4，並且有面試，光是兩種備審，準備的方式前者詳細、後者精簡，完全不一樣。
2. 積極參與分享會並計畫行程
若有學長姊分享會、交換說明會，也建議積極參與，雖然網路都有規則，親耳聽一遍或抄下來，都能幫助熟記，如果準備到一半發現方向錯誤，真的很浪費時間。
還有，強烈建議準備交換的學生們做好計畫表，可以是精緻的甘特圖，或只大略訂定日期，準備交換的待做事項太多，很容易像八爪章魚一樣，最後出現疏漏就不好了。
選擇志願
1. 姐妹校地理位置選擇
開始寫讀書計畫前，有個不能忘記的工作，就是選定想交換的國家、學校。方便我們了解異國文化，並再次重整自己為什麼想去該國、該校交換的原因，要翻閱目標學校的校網、系網，了解學校的特色風格，最好可以找到交換時，想修的課程。
根據我查閱15-20家姊妹校的經驗，日本學校的課表比較容易找，歐洲、澳洲、韓國學校的課表查詢難易度，只能看學校的用心程度了，花在查詢學校課表的時間，平均一家學校40-80分鐘。
在荷蘭與韓國的學校，也發生過沒有提供課表的狀況，此時讀書計畫撰寫的難度就會增加。此外，韓國的校網似乎系統較老舊，我的4家目標姊妹校中，就有1、2家學校的無法打開。
志願在不同國家的學生，和找工作一樣，每個公司各有特色，學校、國家也是，讀書計畫和動機絕對不能寫一樣的，想寫出吸睛的備審，能複製貼上的地方不能太多，所以每個志願是不同國家，頗有挑戰喔，最好還是選定1-2個國家。
因應2020年的疫情，如果預計近兩年出國的學生，務必預測志願國家疫情的嚴重性、政府開放簽證的大膽度、家人的接受程度等等。
比如日本位在東京、京都的多所名校，2020-2021的交換是停擺的，而日本政府也未必願意開放簽證，這點也需要考量。
2. 課程大綱與學分抵免的重要性
選擇志願的第一段我們提到，找出交換時想修的課程，除了方便寫出有力、具體的讀書計畫外，還有一個更務實的原因：抵免系上學分。以東吳大學企管系做說明，每位企管系學生有16學分可以用來抵免「校級選修」，就是可以抵免非東吳企管系開的課，這16學分就是交換時的保命符。
當然，可以在回來後選擇抵免1學分，只要有抵免學分，都不算休學。而我們系上的必修不能抵免、選修抵免的標準則是「與企管系課名及授課大綱經過認證後相同、學分數相同、學生交換前不能修讀過」。
比如系上大二3學分的商用英文，國外姐妹校有這堂課，如果已經修過的學生就不能抵免，每個國外學校的學分數，換算標準也不盡相同，歐洲採用的ECT學分制，換算成東吳的標準，是2-3個ECT換一個學分，如果某荷蘭學校開設商用英文7ECT，換算成東吳是3.5學分，也不能抵免。每個學校、甚至每個系都有不一樣的規則，準備交換時必須向系上助教問清楚。
撰寫備審
1. 自傳
如果第一次寫自傳、讀書計畫，想必會有些茫然，不知從何處下筆。我的建議是先用白紙打草稿。利用草稿列出應該寫的標題、大綱，再做排序，也可以順便畫出美編的自傳。
作為一個交換生，學校看重的無非是校內外的表現，包括成績、課外活動、獎項(做的研究)，交換動機也要提及，也可以帶入其他自己的特色，如個性、擅長的技能等等。
2. 讀書計畫與申請動機
可以用3個W為主軸，幫助自己釐清交換動機與達成方法，分別是「why」為什麼我要交換、「why not」為什麼交換資格一定要是我的，我比其他競爭者多出了什麼、「how」為了交換，我打算做哪些事。
扣緊與這個國家、這個學校的關聯(這所學校的什麼特色吸引我)；想學到什麼(對課程的安排與期待)；未來規劃(短期-交換前的準備、中期-交換時想做什麼、長期-回台灣後想做什麼)。
並且運用STAR原則，寫出具體、數據化的備審。
S - Situation 情境、T - Task 任務、A - Action行動、R - Result結果(數字化貢獻及/或提升的能力)
查查網路、問有經驗的人，會有很好的範本。關於自傳與讀書計畫的寫法，完完全全可以再出一篇文章，這裡不贅述。
統整文件
1. 統整也是一門學問
不要小看文件統整的難度，我只申請4個學校就有40頁，那些填了6個志願的學生，抱到系辦的備審一個長尾夾都快夾不住。
準備這40幾頁的文件中，還要抽空印成績單、在學證明、拜託老師寫推薦信(多數老師會要求拿出讀書計畫與自傳以供參考)，如果外語成績很晚才出來，還要算準成績單寄送的日期，這些都務必要提前規劃。
2. 我的悲慘故事
這裡講講我準備交換的故事，7、8月受到實習前輩的鼓勵，9月實習結束後決定準備交換，因為外語成績過期，當時決定報名9/29的TOEIC，剛好10/22成績出來、11月初備齊所有文件。
整個9月都在準備英文，10月開始，我挑了校級6個學校，以及院級2個學校準備，只剩下一個月的時間，要準備的文件多達30多份，雖然頁數不長，但已經小有壓力。
沒想到10/22英文成績出來時，因為久久疏於練習，成績不夠理想，這8間學校只剩4間可以用，此時只剩約一周的時間，再加上期中考鄰近，可以說欲哭無淚。
唯一值得安慰的是，教授們都非常願意為我寫推薦信，讓我如期擁有2封推薦函。最後一周臨時再趕出2間學校，申請國家從原來的澳洲、荷蘭、日本，變成捷克和日本。所以千萬不要所有事情擠再最後的2個月，交換越早開始準備越好。
跑關與考量志願
跑關可以說8個步驟裡面最簡單的一個環節了，基本上就是確認文件、交到國際處或系辦公室，不要壓底線，最後一天才送到系辦，畢竟系辦送到國際處也有作業時間，具體時間長短，就必須和助教溝通了。
如果需要面試的話，可以向學長姐打聽、準備面試題目，也有學校可能要求用當地語言面試(ex日語、法語)。
有幸申請到多間學校要抉擇時，可用以下觀點考量
1. 當地適應程度
如果以探索異國文化為目標，當地的觀光景點、氣候、交通方便度需要考慮。
2. 生活費與獎學金
擔心物價問題的，則上網搜尋當地物價，以及該國獎學金取得難易度，獎學金會在步驟7進行介紹。
3. 課程喜好度
簽訂的姊妹校可能不一定提供本科系，當初我錄取的是捷克某大學的人文社會學院，但我的本科是企管，這樣也不是不行，只要確定在交換的半年一年裡，我們對所學是否有興趣。
4. 未來生涯相關度
如果碩士有安排留學、未來想在當地發展、想學習該國語言，都是重要的考量點。
5. 機會成本
想想放棄甲校選則乙校，最遺憾的是什麼；反之亦然。
通常，因為體制不一樣(校級、院級、系級)，我們有辦法同時錄取不同學校，但最終同個時間點(ex都是109第1學期)我們只能選擇一間姊妹校，學校內部一定會取得資料，我們無法擁有雙重身份作為本校代表。
沒錯，對台灣、也就是自己的學校來說，這裡的錄取只代表「我能代表自己的學校，報名姊妹校的交換」，而不代表「我100%能出去啦」，也因此每人一學期只能推派一間學校。
填寫姊妹校資料
確定成為自己學校的推薦代表後，可以輕鬆一陣子，等到對方學校開始招募該學期交換生，台灣的學校就要推派代表(也就是我們)，此時需要再填一次文件。
這時雖然還不是正式的交換生，但錄取機率已經大大增加，70-80%是一定有的，我們填的資料不外乎基本資料、保險、簡單的交換動機，大多數學校應該已經改成線上作業，因此可能是台灣負責交換的專員，或是對方學校的專員寄信、網址至信箱，方便我們作業。
交換學校也可能要求我們提供老師的推薦信，這時就會有學生表示疑惑，之前申請時已經給過了不是嗎？
事實上，那是給台灣學校看的，台灣學校並不一定會將這些推薦信、個人自傳交給姊妹校，所以若姊妹校的上傳文件中有這幾項，務必提早向國際處問清楚，自己當初的備審還在不在、能不能拿回，如果不能，就得盡快再向老師們要求一封推薦信。
申請獎學金
不管去哪個國家，都有機會申請到獎學金。而想必獎學金也是眾多學生關心的課題之一。在這邊介紹幾個常見的獎學金：
1. 教育部學海飛颺獎學金
所有大專院校學生短期交換都可以申請，只是每個學校有固定名額，標準也是一個校而定，以東吳大學作比喻，非本科生英語能力需至雅思6.5以上、日檢N2以上，而本年度獲獎的學生一人有約7萬台幣的補助。
清寒家庭者也可申請學海惜珠獎學金，兩者的公告約12月底由教育部公布給各學校、1月初各校開始招收、3或4越申請截止。
2. 東吳大學戴氏基金會獎學金
這是東吳自己專有的將學金，金額由該年度捐獻額決定，今年獲獎的學生拿到約1.5-3萬元不等的補助。想必各校也會有類似的獎學金，可以翻閱國際處網站。
3. 台日交流協會獎學金
接下來的兩個是專門提供給赴日交換的學生參考的，台日交流協會獎學金每月有80,000日幣的補助，非常優渥，約在4月公布、6月申請截止，本年度短期交流(半年以內的交換、留學)補助只開設20個名額，很搶手。
4. JASSO獎學金
這是由日本學校向日本政府提出的申請，到交換姊妹校之後才知道有沒有辦法拿到這筆錢，不需要寫其他文件，一切由姊妹校幫忙辦理。
我相信其他國家如歐美、澳洲應該也有補助，當初也查過東歐的獎學金，可惜有語言要求，所以大家如果交換國家確切，不妨也考個語言檢定。
l 申請入境文件
等姊妹校發布入學許可後，我們就是準交換生了！不過還是有很多待辦事項，比如大家都很擔心的簽證，各國政府發放簽證速度不一，可以上網做做功課，提早3-5個月辦理最好。
此外機票、宿舍挑選也是很重要的，如果出國前能試算預算、假期安排、當地景點等等，想必不會空手而歸!
祝大家交換愉快了!
