記雜學 - 專案經理做婚禮總招待

2022/10/28閱讀時間約 3 分鐘
幾年來在朋友一個一個結婚的同時,長出了婚禮總招待這個技能,協助了滿多次婚禮。簡單來說,總招待的任務就是確保婚禮順暢進行,其中的眉角真的不少。撰文權作紀錄,用專案管理的角度分析一下總招待這個位置。
專案首先要有個目標,總招待的目標非常明確,就是「新娘開心」。不知道為何,籌備婚禮時,新娘的投入程度都比較高,所以焦慮程度也高,但婚禮當天容不得焦慮。因此總招待最好能做到新娘都不帶腦走完全程,只負責美麗跟開心就好。也就是說,婚禮順利只是達成新娘開心的必要手段與條件,如果兩者硬要擇一,最重要還是新娘本人的狀態,但目前並沒有需要選擇的狀況。
目標設定好就是里程碑的建置,這個專案的啟動日會在婚禮已經規劃好之後,總招待只是負責理解新人的規劃並落實執行、不參與規劃,因此第一個里程碑是「理解婚禮流程」。這是最簡單但最困難的一件事,簡單在於不用執行,困難則在於獲得資訊的難度與新人的聰明程度呈反比,且必須自行根據經驗想像現場會是什麼樣子。這是一個把婚禮輪廓勾勒出來的過程,規模、流程、工作人員、家長樣態、特殊需求、宗教儀式,只能說一回生二回熟,純吃經驗。
後面的里程碑就比較簡單,看場地、跟飯店接洽溝通、當天場佈、綵排、收禮、一進、二進、送客,就跟辦舞展一樣,咻一下就過去了。
專案一定會有個團隊,這是考驗總招待人品跟運氣的時候。婚禮工作人員團隊幾乎都是當天才見面,伴郎伴娘、新秘、攝錄影、PA、招待、收禮發餅人員是標配,雙方家長(視參與程度)、神父/牧師、表演人員、佈置廠商、特殊活動負責人是選配,一言以蔽之,很多人。總招待必須在極短時間內讓所有人跟隨指揮,身段軟、攀關係、照顧感受是首要。至於成員能力,就是看新人找人的sense,很吃運氣。會想到要找總招待的新人腦袋都不差,找的人自然也不太兩光,但現場教學怎麼當招待跟伴郎也滿常見的。
雖然這個團隊有著先天優勢:萬眾一心,大家都是為了讓婚禮完美才來幫忙的,但讓所有人認知到團體利益最重要並不是件易事。大家都知道的,總是有長輩覺得自己最重要、有人上台講話會超時、有人唱歌會走音還硬要唱、有人撐不過現場壓力被拗到delay。總招待的存在意義便是事先排除這些問題,支開長輩、搞定器材、跟催進度、策動有力人士處理問題都是基本,每五分鐘甚至每分鐘看一次時間確定進度也是基本。這些事情也不太能要求其他工作人員做,大家有自己的崗位,這樣的奔走就會顯現在計步器上。
執行面上除了這些瑣事,最重要的是,在婚禮當天除了工作人員外,應該盡量讓最少的人察覺到有總招待這個人存在,婚禮順利的理想畫面,是一切看似平靜無波,然後工作人員在看不到的地方斬妖除魔,直到婚禮結束。大部分的工作人員都會直接接觸賓客甚至上鏡頭,但總招待不需要,默默當個推手才是執行成功的關鍵。
總的來說,總招待這個專案經理,負責的專案期程極短、團隊心態團結卻關係鬆散、小任務爆炸多、不受控變因多、工作密度高,不是個容易擔當的位子。好在目前為止接過的場,新娘都算滿意(也都不太需要帶腦),慢慢增加的經驗也讓難度逐漸降低,快可以成為專門事業了。在朋友的幸福時刻能軋上一角幫點忙,也算是做做功德,希望他們之後都平安幸福。
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識多而不精之男,是為雜男。唯有鍵盤一把、手指十根,寫諸多雜事,也聊記人生碎片。
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