【國貿】客戶來信模擬兩可？與其花時間列出ABC方案，不如善用通訊工具即時釐清重點，溝通更效率！

面對客戶的模擬兩可，語意不清，你是不是還在想著如何回答可以面面俱到？要列出多少解決方案才能萬無一失？此篇文章要告訴你，面面俱到需要時間成本，你需要更精準更即時的溝通方式與工具。工欲善其事，必先利其器，今天來跟大家介紹幾款與國外客戶聯繫常用的通訊軟體及工具。

在介紹之前，先來談談即時通訊軟體與客戶溝通時，需要注意的細節。首先第一步，要先理清頭緒，找出key point 關鍵問題，而不是無頭無腦地一次丟出三四個，四五個問題請客戶回覆。若關鍵問題多達三個以上，建議用Email 回覆讓對方有空間思考回答。做好溝通準備後，就可以選擇工具開始進行談話 :

skype是西方國家許多公司提供官方即時回覆的常用軟體，因此算是半正式的通訊軟體。以ㄤ妮配合的客戶使用習慣，會將Skype 裝在手機的人比較少，因此溝通上還是存在著時差。例如早上十點想要跟客戶溝通，無法有立即回應(西方國家半夜兩三點)，還是要等到下午三四點客戶上班，打開電腦，才能得到回覆。

這兩款是手機通訊軟體，沒有上下班時間限制，但必須謹慎挑選對話時間，ㄤ妮會盡力不在非上班時間打擾對方，也會避免尷尬時間例如剛上班或是吃飯時間。這兩款通訊軟體的優點是不論對方何時回覆，你都能第一時間得到消息，切記觀察對方app使用習慣，有時客戶上班較忙，下班才會回覆，有些客戶久久才開一次，那就失去即時溝通的意義了。

電話使用時機有三種，第一種是非常緊急，需要客戶立即回覆。第二種是用寫信的需要解釋很多，太過複雜或是寫信來回討論效率過慢，直接跟客戶電話討論可以節省時間。第三種是需要了解客戶的想法跟態度，這些微語言透過書信較難具體感受，需要實際跟客戶談話才能得到訊息。當然電話也是跟客戶維繫感情方式之一，但國際電話通話費較高，聊天聯絡感情偶爾為之，一般還是傾向速戰速決。

以上工具都可以幫助我們快速得到客戶反饋及周邊資訊，回覆mail時只需要針對現況需求提出一兩個解決方案，甚或是在電話就跟客人討論好方式，mail寫上結論即可。但同時也別忘了將討論原因及結論記錄下來，對話紀錄，電話紀錄建議建檔存放，方便未來查找。以及最重要的一點，別忘了將這些訊息及記錄，寄一份給老闆，讓他可以隨時掌握即時狀況。

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