方格精選

簡單的心理學應用,提升效率 (附進修篇和時間管理工具)

更新於 2024/11/19閱讀時間約 11 分鐘

 說穿了,焦慮源於”無力感”,也就是說覺得自己沒有動機或沒有能力來應付處境。易言之,拿回自己的力量,就愈有能力迎戰

 

那麼"注意力的分配"是一個關鍵:

相信讀者諸君皆有此經驗:  一旦全神貫注一口氣把某事做完,通常效率極高,但是若手邊好幾件事同時忙,一會兒做作這案子,又分心去做另一案子,很可能這兩個案子都沒做好,或是花了加倍的氣力時間。



心理壓力,通常和專注有關。茫茫然不知道該專注什麼,通常心理壓力會比較大。

 

    專注(Attention) 是讓工作有效率的方法

    專注力的分配,至關乎工作效率!

 

專注度愈高,工作愈有效率。偏偏人一天只有24小時,體能也有限,所以怎麼用最簡單的方法提高自己的效率?

 

兩個簡單工具,幫您安頓心靈,提升效率: 

   一、  To do list 代辦事項清單

   二、 Prioritize 優先次序排序

 

一、TO-DO LIST

通常在下班前,筆者會先把隔天代辦事項list在一張紙上,接著開始將每一件事排序。


當然,您可以選擇在每天一進辦公室開始上班前條列出代辦事項清單。


筆者推薦下列三種工具來做 TO DO LIST:

 1.     Google 日曆:Google 日曆,可用於安排約會、任務和提醒。它可以和Gmail和其他Google應用程式集成,方便共享日程和訪問。


2.     Microsoft Outlook 行事曆:如果您使用Microsoft Office 365或Outlook.com,Outlook 行事曆是一個出色的選擇。它與Outlook電子郵件客戶端集成。


3.     Todoist:Todoist 是一個強大的任務管理應用程式,可幫助您組織任務、設定截止日期,並建立專案。它提供網頁版、桌面應用程式和移動應用程式。

https://app.todoist.com/


 Google 日曆和Microsoft Outlook行事曆,相信讀者諸君都已熟悉,操作方式在此就不贅述。上列的第三項Todoist ,或許較陌生,在此簡介其四大特色:


TODOIST 四大特色

特色(1)  Priority 優先等級 分級

Todoist有下拉選單,可以設定優先等級為1-2-3-4級

       

優先度可分4級的Todoist

優先度可分4級的Todoist

       特色(2)   高效方式測驗

         對於卡關在優先排序管理的讀者來說,Todoist貼心地提供了高效方式測驗,此測驗會詢問您的工作型態、您的工作職責、您目前常陷困的時間管理瓶頸,最後提出建議,告知您該要專注什麼,優先排序什麼類型的事。讀者諸君不妨點選連結來看看它的建議:     高效方式測驗

特色(3)   跨裝置整合

         TODOIST 有APP版和網路版,所以在PC、手機、平板您都可以整合操作,另外,還能設定發Email提醒相關人等。這似乎是專案管理者常用的工具。

特色(4)  跟催進度      

         跟催:  奪命連環Email

         如果您沒有在Todoist告知某項任務已經完成,Todoist隔天就會發送email到您的信箱提醒您,如果這個工作一直沒告知完成,那麼每天都會Email提醒您n天前的工作還沒完成,總之就是要讓收件者天天想起有這回代辦事項。

Todoist免費版與付費版 費用

Todoist免費版與付費版 費用


免費版本只能建立5個代辦事項,如果不夠用,可參考付費版,費用US$4美金起跳也有US$6美金方案,付費版功能主要是增加輸入項目,更多天的活動日誌,還可以自動備份,以下截圖是截至2023年11月16日的收費方案,採購時請依官網的服務內容與收費為準。


🍅🍅🕔番茄鐘🕑🕒🍅🍅

番茄鐘工作法是每工作25 分鐘、計時器響,享受3~5 分鐘的休息,接著進入下一個25分鐘-5分鐘的工作與休息循環。

筆者非常喜歡"番茄鐘時間管理法",因為"衝刺-休息"的循環,可以讓每一次的衝刺都非常有力,又能適度休息片刻,然後再出發。
  

番茄鐘(金屬質感),可倒數計時,可當碼錶

番茄鐘(金屬質感),可倒數計時,可當碼錶


A. 科技感番茄鐘

筆者上網買了一顆圓圓的金屬感的番茄鐘(參下方黑色照片),質感非常好,旋轉外殼就可以設定倒數計時的時間,按一下螢幕就會啟動。

==> 哪裡買?
科技感番茄鐘計時器,momo優惠價連結: https://adcenter.conn.tw/329MX


B. 可愛型番茄鐘

喜歡可愛型的人也可以買一台番茄造型的番茄鐘,放在工作場所還帶來田園氣息,非常別緻。

==> 哪裡買? 可愛番茄鐘優惠價

可愛番茄鐘

可愛番茄鐘










C. 網頁和手機版番茄鐘 (中文)

當然,實體番茄鐘之外,您也可以利用電腦網路版的番茄鐘,推薦您POMOFOCUS和Flat Tomato

(C-1)網頁版番茄鐘 POMOFOCUS

POMOFOCUS可以一次設定好幾個番茄鐘 (需登入帳號) ,您可以在每天上班前先登入

POMOFOCUS網址:  https://pomofocus.io


POMOFOCUS  番茄鐘 25分鐘work

POMOFOCUS 番茄鐘 25分鐘work


Pomofocus設置好今日所要完成的各項任務,任務名稱、讓好幾個番茄鐘輪流提醒您,定時做25分鐘衝刺和5分鐘休息。

番茄鐘是時間到會自動響一聲,使用Pomofocus時若不希望其他同仁聽到響聲,可以戴(藍芽)耳機工作。



Pomofocus網頁簡潔有力,是筆者非常喜歡的時間管理工具,不過畢竟介面是英文,對於中文慣用者來說,請看筆者的下一個中文番茄鐘推薦--Flat Tomato


(C-2) 手機版番茄鐘(中文)

(C-2-1) Flat Tomato (Apple App,中文介面)

A. 中文版番茄鐘推薦為Flat Tomato

Flat Tomato是一個手機APP,下載連結請點此: https://apps.apple.com/tw/app/flat-tomato-pomodoro-%E7%95%AA%E8%8C%84%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E6%B3%95/id719462746

以上Flat Tomato只有Apple Store iOS版,如果是Android或是其他系統手機用戶,請參考時間花園APP

(C-2-2) 時間花園 (安卓App,中文介面)
安卓或其他手機用戶想使用番茄鐘,可以使用 時間花園,這介面很可愛,其實青少年、年輕Z世代、女性應該都會喜愛這麼可愛的畫面,



二、 排序 (!!太重要了!!)

排序有什麼注意事項呢?

美國總統艾森豪在 1954 年演講中,引述某不知名的大學校長說道:「我的問題有兩種,急迫和重要的。急迫的問題不重要,而重要的問題始終不急迫。」


所以,排序的注意事項是什麼?


請依據 艾森豪矩陣,又稱為緊急-重要矩陣(Importance-Emergency Metrix)


 

重要-緊急矩陣

重要-緊急矩陣

第 1 象限:執行

第一象限是需優先處理急迫又重要的任務,請立馬處理。


這些任務通常會影響長期目標,且亟需立刻完成。


第 2 象限:安排時程

第二象限是不急迫但仍重要的任務,請排時間來處理。這類任務通常會影響長期目標,但不需要立刻完成,因此可安排在稍後執行。

當解決完第一象限的任務後,就會立刻解決第二象限的任務。

但是,其實這個象項很重要喔!

因為閱讀(進修)、健身、養成促進優質睡眠習慣....都應該放在這個象限,這象限可說是影響終身的大事!  當處理這類事,請靜下心來,好好想想自己的人生到底要什麼? 深思熟慮,好好擘劃

以比爾蓋茲來說,他在怎麼忙,每周一定會排時間閱讀。

第 3 象限:委派

第三象限是急迫但不重要的任務。這些任務必須立刻完成,但不會影響長期目標。

您並不一定要親力親為來處理這類任務,可委派給團隊其他成員來處理,一方面發揮您的委派技巧,二方面讓團隊有機會拓展綜合技能。

第 4 象限:刪除

前三個象限排完任務後,所剩餘的任務就是不急迫也不重要的任務了。這類任務就盡量少一點,斷捨離囉。


各位職場老手應該心中都有一把尺,知道那些事應當歸類在緊急,而哪些事應歸類為重要。此和個人的職責以及個人的願景不同。


排好後的時間分配若能如下圖,那是perferct

時間分配

時間分配


每個人都只有24小時,若能調整時間分配如上,意味著良好的時間管理。


=========================================


下一篇,筆者要來談"專注"分配的背後機制,主要從心理學角度切入,還能分析為什麼會拖延。內容可以解決您常見的成癮、拖延、怠惰問題,非常精彩!


敬請鎖定,常常來看MindReader Jaya的部落格

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