如何利用OCR科技與PDF工具提升工作效率？—— 對比Adobe Acrobat與pdftopdf.ai

更新於 2024/12/17發佈於 2024/12/17閱讀時間約 11 分鐘

隨著無紙化辦公趨勢的加速，PDF已成為文檔管理和分享的首選格式。 OCR科技（光學字元識別）更是賦予PDF新的生命力，使其從靜態檔案變為可編輯、可蒐索的工具。本文將深度探討OCR的實際應用，分析Adobe Acrobat的强大功能，同時介紹一款專注OCR的羽量級替代工具——pdftopdf.ai，幫助您更高效地處理PDF檔案。

一、什麼是OCR？
- OCR的優勢應用場景
二、為何選擇PDF？
- PDF的覈心優勢PDF與OCR的結合
三、Adobe Acrobat的OCR功能解析
四、pdftopdf.ai：專注OCR的高性價比工具
五、功能對比：Adobe Acrobat與pdftopdf.ai
六、使用者指南：如何使用pdftopdf.ai實現OCR？
- 使用方法免費試用活動
總結
Q&A

一、什麼是OCR？

OCR（光學字元識別）科技是一種將掃描檔案或圖片中的文字轉換為可編輯文字的科技。通過OCR，用戶可以將紙質檔案、掃描件或影像中的文字內容選取出來，以便進行編輯、蒐索和進一步處理。這項科技在數位化轉型中扮演著重要角色，特別是在需要大量處理紙質檔案的行業，如金融、法律、醫療和教育等。

OCR的優勢

簡化工作流程：OCR科技能够迅速將紙質檔案轉化為數位文字，省去了手動錄入的繁瑣過程。傳統的手動輸入不僅耗時，還容易出錯，而OCR科技則可以自動化這一過程，大大提高了工作效率。
支持內容搜索：OCR將圖片資料轉換為可蒐索的文字內容，使得用戶可以通過關鍵字快速定位所需資訊。這對於需要頻繁檢索資訊的場景尤為重要。例如，在學術研究中，研究人員可以從大量的文獻掃描件中選取關鍵資訊，並將其轉換為可蒐索的文字，從而快速找到相關段落和引用。這種功能不僅提高了檢索效率，還使得資訊管理變得更加便捷。此外，OCR還支持多語言識別，使得跨語言的檔案蒐索成為可能。
提高檔案利用率：OCR選取的文字可以輕鬆導入到其他辦公軟體（如Microsoft Excel、Word等），便於生成數據化的分析報告。例如，在財務部門，員工可以使用OCR科技從紙質財務報表中選取數據，並將其導入Excel進行資料分析和統計。這不僅提高了資料處理的準確性，還使得財務報告的生成更加高效。此外，OCR選取的文字還可以用於生成圖表、報告和其他形式的數據視覺化，為企業決策提供有力支持。

應用場景

如NTT東日本提到，OCR在數位化檔案管理中發揮了重要作用，尤其適合需要長期保存和高效查找的檔案。以前佔用不必要空間的紙質檔案現在可以轉換為數據，無需將它們存儲在抽屜或文件櫃中。簡而言之，將不再需要浪費空間，並且您將能够更有效地利用辦公室的空間。另外，如果將其轉換為數據，則可以把它列印出來，僅在需要時將它用作紙質檔案。

二、為何選擇PDF？

PDF格式因其安全性和跨平臺相容性，被廣泛應用於商業和教育領域。以下是選擇PDF格式的幾個主要原因：

PDF的覈心優勢

排版穩定：

無論在何種設備或作業系統上，檔案均保持原始佈局。

安全性：

PDF檔案支持多種加密管道，包括密碼保護和許可權設定，確保敏感資訊的安全。例如，企業可以在發送重要的商業檔案時設定密碼保護，防止未經授權的訪問。此外，PDF檔案還具有防篡改特性，一旦創建，內容不易被修改，保證了檔案的完整性和真實性。這對於法律檔、契约和財務報表等需要保持原貌的檔案尤為重要。

跨平臺相容性：

PDF檔案可以在不同的作業系統（如Windows、macOS、Linux）和設備（如PC、平板電腦、智能手機）上查看以及編輯。正如Adobe官方所述，無需特定軟件即可在不同設備上查看PDF。且無論在哪個平臺上打開PDF檔案，其佈局和格式始終保持一致，不會因為設備或軟件的不同而發生變化。這種一致性使得PDF成為跨部門和跨組織合作的理想選擇。例如，一個設計團隊可以創建一個PDF檔案，無論是設計師、專案經理還是客戶，都可以在各自的設備上查看相同的檔案，確保溝通的一致性。

高品質呈現：

PDF檔案能够精確地保留原始檔案的格式、字體和影像，確保檔案的高品質呈現。即使放大也不會失真，適合包含複雜圖表和圖形的檔案。如果需要製作年度報告，企業可以使用PDF格式來確保報告中的圖表、影像和文字在不同設備上都能清晰顯示。此外，PDF支持向量圖形，即使放大也不會失真，非常適合包含高解析度影像和複雜圖表的檔案。

多功能性：

PDF檔案可以嵌入視頻、音訊和其他多媒體內容，豐富檔案的表現形式。在製作教學資料時，教師可以將視頻講解嵌入到PDF檔案中，使學生能够在閱讀檔案的同時觀看視頻。 PDF還支持互動式表單，用戶可以直接在PDF檔案中填寫表單並提交，無需列印和手寫，提高工作效率。

易於分享和分發：

PDF檔案可以進行壓縮，减小文件大小，便於通過電子郵件或其他管道進行分享。

PDF與OCR的結合

OCR科技賦予了PDF更多的功能，使其不僅適合存檔，還能用於高效的資料處理。例如，Adobe Acrobat的OCR功能支持將掃描檔案轉化為可編輯文字，並保持原始排版（具體內容可參攷Adobe支持檔案）。

三、Adobe Acrobat的OCR功能解析

Adobe Acrobat是行業標準的PDF編輯工具，其OCR功能廣受用戶好評。這款强大的工具不僅能够高精度地識別文字，即便是模糊的掃描檔案也能清晰轉換為可編輯的文字。這使得用戶在處理老舊或質量不佳的檔案時，依然能够獲得高品質的轉換結果。此外，Adobe Acrobat支持多種檔案格式的轉換，可以從PDF轉換為Word、Excel等多種常用格式，極大地提高了文檔處理的靈活性和便捷性。無論是需要將掃描件轉換為可編輯的Word檔案，還是將表格內容選取到Excel中進行資料分析，Adobe Acrobat都能輕鬆應對。

更重要的是，Adobe Acrobat的OCR功能支持多國語言識別，包括日語和中文等複雜文字系統。這一多語言適配能力使得國際化的文檔處理變得更加簡單，無論是在跨國公司還是在涉及多語言文獻的研究專案中，都能發揮重要作用。通過這些功能，Adobe Acrobat不僅提升了工作效率，還確保了文檔處理的準確性和一致性，是企業和個人用戶不可或缺的工具之一。

使用步驟

根據Emerson College支持檔案的描述，用戶可以通過以下步驟實現OCR：

打開PDF檔案，選擇“掃描與OCR”工具。
選擇“識別文字”，並設定輸出格式（如可蒐索影像）。
點擊“識別文字”按鈕，完成OCR轉換。

四、pdftopdf.ai：專注OCR的高性價比工具

儘管Adobe Acrobat工具的功能全面，但它的訂閱費用較高，且正囙此工具裡面的功能較多，對於僅需使用單一OCR功能的用戶來說就顯得過於複雜，還得去功能區找一下。另外，對於預算有限的小型企業，這可能也是一個障礙。當然對於轉換格式類型多的，或者PDF其他功能有需求的，以及大企業，不用猶豫，直接沖！

考慮到有些朋友的需求沒這麼多，在此給大家推薦一款專注OCR功能的高性價比工具： pdftopdf.ai，這款工具是線上網站，支持PC端和移動端，操作簡單，是一款用戶友好型網站。不僅支持中英雙語的文字識別，還能保留檔案的原始排版，包括圖片與文字的相對位置。處理後的PDF檔案體積顯著减小，便於分享和存儲。一鍵上傳文件，就可完成OCR。

與ABBYY FineReader和Adobe Acrobat等工具相比，pdftopdf.ai的介面更簡潔，適合對功能要求專一的用戶。其重點在於OCR的高效性，而非全能型工具。

另外，pdftopdf.ai計畫推出翻譯功能，使其在跨語言場景下更具競爭力。儘管pdftopdf.ai是收費產品，但提供靈活的免費試用選項，用戶可根據實際需求體驗完整功能。