記雜學 - 專案經理做婚禮總招待

幾年來在朋友一個一個結婚的同時，長出了婚禮總招待這個技能，協助了滿多次婚禮。簡單來說，總招待的任務就是確保婚禮順暢進行，其中的眉角真的不少。撰文權作紀錄，用專案管理的角度分析一下總招待這個位置。

專案首先要有個目標，總招待的目標非常明確，就是「新娘開心」。不知道為何，籌備婚禮時，新娘的投入程度都比較高，所以焦慮程度也高，但婚禮當天容不得焦慮。因此總招待最好能做到新娘都不帶腦走完全程，只負責美麗跟開心就好。也就是說，婚禮順利只是達成新娘開心的必要手段與條件，如果兩者硬要擇一，最重要還是新娘本人的狀態，但目前並沒有需要選擇的狀況。

目標設定好就是里程碑的建置，這個專案的啟動日會在婚禮已經規劃好之後，總招待只是負責理解新人的規劃並落實執行、不參與規劃，因此第一個里程碑是「理解婚禮流程」。這是最簡單但最困難的一件事，簡單在於不用執行，困難則在於獲得資訊的難度與新人的聰明程度呈反比，且必須自行根據經驗想像現場會是什麼樣子。這是一個把婚禮輪廓勾勒出來的過程，規模、流程、工作人員、家長樣態、特殊需求、宗教儀式，只能說一回生二回熟，純吃經驗。

後面的里程碑就比較簡單，看場地、跟飯店接洽溝通、當天場佈、綵排、收禮、一進、二進、送客，就跟辦舞展一樣，咻一下就過去了。

專案一定會有個團隊，這是考驗總招待人品跟運氣的時候。婚禮工作人員團隊幾乎都是當天才見面，伴郎伴娘、新秘、攝錄影、PA、招待、收禮發餅人員是標配，雙方家長（視參與程度）、神父/牧師、表演人員、佈置廠商、特殊活動負責人是選配，一言以蔽之，很多人。總招待必須在極短時間內讓所有人跟隨指揮，身段軟、攀關係、照顧感受是首要。至於成員能力，就是看新人找人的sense，很吃運氣。會想到要找總招待的新人腦袋都不差，找的人自然也不太兩光，但現場教學怎麼當招待跟伴郎也滿常見的。

雖然這個團隊有著先天優勢：萬眾一心，大家都是為了讓婚禮完美才來幫忙的，但讓所有人認知到團體利益最重要並不是件易事。大家都知道的，總是有長輩覺得自己最重要、有人上台講話會超時、有人唱歌會走音還硬要唱、有人撐不過現場壓力被拗到delay。總招待的存在意義便是事先排除這些問題，支開長輩、搞定器材、跟催進度、策動有力人士處理問題都是基本，每五分鐘甚至每分鐘看一次時間確定進度也是基本。這些事情也不太能要求其他工作人員做，大家有自己的崗位，這樣的奔走就會顯現在計步器上。

執行面上除了這些瑣事，最重要的是，在婚禮當天除了工作人員外，應該盡量讓最少的人察覺到有總招待這個人存在，婚禮順利的理想畫面，是一切看似平靜無波，然後工作人員在看不到的地方斬妖除魔，直到婚禮結束。大部分的工作人員都會直接接觸賓客甚至上鏡頭，但總招待不需要，默默當個推手才是執行成功的關鍵。

總的來說，總招待這個專案經理，負責的專案期程極短、團隊心態團結卻關係鬆散、小任務爆炸多、不受控變因多、工作密度高，不是個容易擔當的位子。好在目前為止接過的場，新娘都算滿意（也都不太需要帶腦），慢慢增加的經驗也讓難度逐漸降低，快可以成為專門事業了。在朋友的幸福時刻能軋上一角幫點忙，也算是做做功德，希望他們之後都平安幸福。