【時間管理】(15)砌磚成牆

一般來說，事件任務如果越是龐大，期限的設定也會越加遙遠。比如在開學的時候遙望期中考、期末考、期末報告。這種狀況帶來了雙重的模糊，包含了時間太過遙遠的不切實感，以及任務過於龐大而不知從何下手的感覺。比方教授說期末報告至少要兩萬字……「寫就對了啊！」如果你能這麼說而且確實這麼做，請不要浪費生命剩下的時間讀什麼時間管理了，趕快放下這本書去做別的事吧。但是，如果你跟我一樣沒辦法這麼豪氣干雲的話，讓我分享一個和其他老師們合寫教科書的經驗，順便來談談時間管理的一個重要技巧「砌磚成牆」。

合作一開始，和負責主編的老師確認了我要執筆的主題、寫作期限是兩個月、字數設定在15000到18000之間。接下任務之後，除了在行事曆標記上截稿日期之外，我另外在電腦上把那60天的時間全部用表格具體呈現之後列印出來，讓這個任務成為一個獨立的事件，那跟混在整本行事曆裡面的感覺很不一樣。接著把行事曆上已經有安排的行程抄錄過去，如此一來，就會明確知道我到底剩下多少時間可以寫作，而不是模糊樂觀的60天。

知道可以寫作的時間之後，接下來是把書寫要包含的過程切割羅列，比方說先依照直覺寫下腦袋裡面有的東西、設置章節架構、收集相關的文獻資料、將資料排入適當的章節之中、正式開始書寫同時調整章節架構、校稿、檢查格式……一直到最後的交件。羅列之後會發現，模糊的寫作任務之中原來可以切割成這麼多步驟，把這些和方才製作好的時間表格互相對照，到底是可以鬆一口氣還是應該好好緊張起來，會有更清楚的感受。再來當然就是把切割羅列之後的任務填入時間表格之中，明確知道哪一天該完成什麼事；記得要保留一點彈性，比方說週末的一天或是兩天不要排進度，才能用來應付生活中的突發事件，讓平日無法確實完成的進度可以在週末補上，不會導致一個地方卡住就讓後面全部亂掉；當然，這個彈性一方面也是為了任務本身，畢竟有些進度可能會比原先預期的更花時間。這種彈性時間還可以用來重新整理進度，把剩下的時間和剩下的工作兩相對照，看看是不是需要做一些調整。

此外，在進行的過程中，可以記下當天完成的進度，同時把羅列在表格中的眾多任務一筆接一筆刪除掉，如此反覆直到結束，這種過程會帶來一次又一次的成就感。

不知道這樣的過程有沒有讓你覺得熟悉？我是想起了以前在就讀國高中要面對大考，或是一邊工作一邊準備研究所考試的那段日子，甚至是研究所實習的後半年在準備心理師證照考試的時光。安排讀書計畫，相信對許多人來說並不陌生，黑板上或是自己的行事曆上都會寫著倒數幾天，然後要在剩下多少的時間內把該讀的進度切割分配之後塞進去，最後當然是執行，執行的過程中也需要保留一些彈性。

所以說，這種「砌磚成牆」的技巧可能身為讀者的你早就用過了，只是被遺忘在腦海的角落，不妨試著在面對現在的生活時，再拿出來試試。期末報告兩萬字很多嗎？試著切割看看，在列出章節段落的排佈之後，可能你就會發現每一塊空白處要塞進去的字其實也不是那麼多，心中的排斥感自然會下降不少。

在企業界中，經常使用一種叫做「甘特圖」的圖表，就是將明確的時間排程和細分後的工作進度相結合，讓組織內的夥伴們可以跟著預計的時間和工作進度推進。身處在組織內通常會讓人更有壓力和動力去完成事情，再加上明確的時間進度安排，自然是事半功倍；相對的，如果是自己一個人的話，更需要自律，不妨也多使用一些像這樣的工具來幫忙自己。

比較單純的甘特圖畫起來會像是我前面提到的寫教科書的例子，不同的任務之間有其先後順序，需要像接力一樣一件接一件，無法對調。但如果是公司在執行專案，或者是學校社團在準備期末發表之類的事情，應該是有很多事情需要分組去完成，有些事情之間可能有先後順序的限制，有些事情則可以彼此獨立運作。用圖表來具體呈現，可以幫每個任務設下預計完成的時間點，也才能在過程中不斷檢視完成度，看看是否需要調整。