[VBA] 將【Excel資料】套用至【Word範本】並轉存成PDF檔案

問題：

前幾天，LINE Meiko微課頻道 社群網友問到一個有關 如何將Excel資料快速套用至一個Word範本內，之後再將此套用完的Word範本檔，另存成一個指定檔名的PDF檔。該網友提到，主要是想省下【合併列印精靈】與【個別改PDF檔名】，這兩個步驟的時間。

該網友也提供了 ChatGPT 所產生的 Excel VBA 程式碼，且也有在【設定引用項目】加入了【Microsoft Word 16.0 Object Library】(如下圖)，但還是無法順利輸出成PDF檔案。

靈感：

因為印象中「合併列印 (Mail Merge)」是 Word 中的一項強大功能，所以才想說在 Word 內寫入 VBA，但以前從來沒有在 Word 內寫過 VBA，一找資料才發現 Word 的 VBA 和 Excel 的 VBA 有些許不同 ! ( 現在想想也理所當然，畢竟物件就不同嘛! )

雖然靠著 ChatGPT 4o 的幫忙，花了一些時間，繞了遠路，終於還是順利搞出用 Word VBA 的方式來完成 !

但 LINE社群 Meiko微課小綠群(粉絲交流群) 的某個高手，
用 Excel VBA 就輕鬆完成了 !!

雖然 社群高手漂亮的解決了這難題，但還有 2個殘留問題 需要解決：

殘留問題1：如何正確替換 Word 功能變數的【<<】和【>>】這兩個符號 ?

殘留問題2：如何在【Excel 增益集】中，也能成功執行該程式碼 ?

首先，針對社群網友提供的原始 ChatGPT VBA 程式碼來 Debug，共解決3個項目：

1. savePath 最後面少加了一個【\】，加入後就可正常執行並輸出成檔案。
2. Word的功能變數【<<】和【>>】是特殊符號，要分別用 ChrW(171) 和 ChrW(187) 來代表，不可用鍵盤上的【Shift + ,】和【Shift + .】來做直接輸入。
3. 新增程式語法來輸出成 PDF 檔案即可。

    ' 保存Word文件 PDF格式 (社群高手寫法)
    wordDoc.SaveAs2 savePath & fileName & ".pdf", FileFormat:=wdFormatPDF

• 方法1、以 Word 為 VBA 程式主體，把 Excel 檔案當資料來源。

優點：

1. 可在 Word 內編寫 Word VBA 程式。
2. 可善用 Word 本身完整的強大功能。

缺點：

1. 需撰寫 Word VBA 程式碼。
2. 用第一筆 Excel 資料取代掉 原始 Word 的特定內容後，還要想辦法返回 Word 最初的特定內容後，才可進行第二筆的 Excel 資料取代。
3. 為了解決 缺點1，就是先做一個 Word 範本，直接呼叫開啟此範本來取代特定內容，再另存成 PDF 檔，就可以不用變動到原始 Word。
   但這樣一來就要有三個檔案，一個原始 Word 用來執行VBA，一個 Word 範本，一個 Excel 資料。這樣檔案太多，不好管理。

• 方法2、以 Excel 為 VBA 程式主體，把 Word 檔案當範本。

優點：

1. 可在 Excel 內編寫 Excel VBA 程式。
2. 客製化功能的靈活性高。

缺點：

1. 需撰寫 Excel VBA 程式碼。

所以，最好的解決方法為 方法2。

影片

檔案下載1 - 【VBA程式碼】(Excel xlsm檔)

檔案下載2 - 【純資料檔】(Excel xlsx檔案)

檔案下載3 - 【練習用Word範本】(Word docx檔)

彩蛋

你想回到【過去】的美好時光嗎 ?

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你呢? 請在下方留言唷 ~

2024/9/26 (四)

參考文獻

• 1. Meiko微課頻道 - Word 教學 W02 | 批次套印證書，自動依姓名建檔 | 合併列印 +主控模式 (減少使用紙本證書，一起做環保)
• 2. Meiko微課頻道 - PDF05 | 批次套印PDF證書，使用PDFelement依姓名產生個別PDF | 依章節分割PDF | 超好用的PDF編輯軟體
• 3. ChatGPT o1-preview - 函證對象和受查客戶名稱

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