會議效率：避免發散會議的進行分析篇

每次召開的會議並非都能高效率地進行，許多情況下，會議因各種原因而拖延時間，可能是因為有人提出與主題無關的問題、討論無法達成共識、與會者推卸責任，又或者是突發事件造成會議時間延長，這些情況都可能導致會議的偏離和時間的浪費，給PM增加不少負擔。

面對持續拖延的會議，PM需要採取措施以加快會議進行速度，避免浪費時間。以下提供四點建議：

會議效率：避免發散會議的進行

1.         引導會議進行：

當發現會議偏離主題時，PM應及時介入，引導討論回到原定主題，可利用討論間的間隙，提醒與會者是否該回歸核心議題，避免會議時間過長。確保討論內容與會議主題相關，按照原訂方向進行。

2.         思考回覆模式：

在會議進行中，PM應評估如何回應討論，要思考哪些項目與產品相關，哪些不相關？討論的重點在哪？當其他與會者提問時，應如何回應？考慮產品發展流程中的每個問題，這些都是要解決的阻礙。通過思考產品發展過程中的流程，提出解答的基本概念，並鼓勵其他人根據各自的專業提出意見，完善回覆模式。

3.         以理服人：

當遇到意見相左的同仁時，不要與其針鋒相對，這樣只會加深彼此的對立。應該以理性方式回應，利用現有流程資料進行解答。將問題收歸，建議根據特定原因提出替代解決方案，以儘量溝通達成共識。

4.         會議記錄的產出：

當有適當的回應提出時，應確保有相應的會議記錄。這包括會議討論的回覆、後續行動方案（包括負責人）等。若無法達成結論，可以提出目前的討論進展，要求與會者在之後的時間內思考解決方案，以便下次會議討論與確認。

總之，要時刻確保討論在會議主題的範圍內進行。一旦發現會議偏離，即時引導並以理性回應，並通過產出會議記錄來確認進度並指明未來執行事項。

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