[整理]出勤紀錄記載方式與管理

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出勤紀錄的記載方式

出勤紀錄主要是登載員工的出勤時間,目前記載(打卡)的方式很多元,像是紙本打卡鐘、指紋辨識、臉型識別,當然傳統的仍存在,例如寫時間加簽名(因為COVID-19的疫情應該很多人都有在寫紙本個資體驗過了)。
法令規範的方式其實也沒有設限,在勞動基準法施行細則第21條已經把所有可以留資料的方式都列了上去:「簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。」因此,選擇符合事業單位需求的記載方式都是可行的,並沒有強制使用特定方式。

出勤紀錄的管理

  1. 出勤紀錄管理時間的變動:出勤紀錄是在勞動基準法裡明確規範須要保留的員工資料,早期是員工離職後保留1年,在民國106年時已改為5年。
  2. 出勤紀錄包含的對象:勞動基準法裡所認定的員工,指的是「受雇主指揮監督完成工作」的人,所以只要是這個範圍的員工,都適用勞基法,自然也需要保留出勤紀錄。有的公司會主張自己的管理作派比較自由,所以對員工出勤的部分也不要求要用打卡或者任何紀錄來登載,但建議只要是員工身分(沒有擔負管理責任)都還是需要登載才會符合法令規範,如果員工長時間在外面,也能透過通訊軟體回報來作為處理方式。(什麼樣的人是排除掉的?一般來說可對外代表公司、有一定的決策權等等,將較於一般勞工而言,有較多的自主權,這樣的管理者是被排除在勞工之外的,自然也就不是用勞動基準法,當然也沒有出勤紀錄留存的問題。(但公司對於管理者分界不明確時,建議仍要保留出勤紀錄。))
  3. 出勤紀錄需記載至分鐘:在勞動基準法中明確的訂定「應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止」,但許多單位以為是使用預計出勤時間加上簽到就行,這就失去實際記載的作用,畢竟每個人可能發生早到、遲到、早退、晚退的情形,時間自然不會是準點至準點,就算發生準點至準點也應該是偶爾發生而非常態。
出勤紀錄記載方式
相關法令
  1. 勞動基準法第2條略以:「本法用詞,定義如下:一、勞工:指受雇主僱用從事工作獲致工資者。二、雇主:指僱用勞工之事業主、事業經營之負責人或代表事業主處理有關勞工事務之人。三、工資:指勞工因工作而獲得之報酬;包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付之獎金、津貼及其他任何名義之經常性給與均屬之。......。五、事業單位:指適用本法各業僱用勞工從事工作之機構。六、勞動契約:指約定勞雇關係而具有從屬性之契約。......。」
  2. 勞動基準法第30條略以:「……。雇主應置備勞工出勤紀錄,並保存5年。前項出勤紀錄,應逐日記載勞工出勤情形至分鐘為止。勞工向雇主申請其出勤紀錄副本或影本時,雇主不得拒絕。……。」
  3. 勞動基準法施行細則第21條規定:「本法第30條第5項所定出勤紀錄,包括以簽到簿、出勤卡、刷卡機、門禁卡、生物特徵辨識系統、電腦出勤紀錄系統或其他可資覈實記載出勤時間工具所為之紀錄。前項出勤紀錄,雇主因勞動檢查之需要或勞工向其申請時,應以書面方式提出。」
  4. 改制前行政院勞工委員會民國83年5月17日(83)台勞動一字第34692號函:「事業單位之經理人依公司法所委任者,與事業單位之間為委任關係,其受任經營事業,擁有較大自主權,與一般受僱用勞工不同,故依公司法所委任負責經營事業之經理人等,非屬勞動基準法上之勞工。」
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