如何讓筆記保持井然有序的狀態?借用時間管理 GTD 的概念,在筆記軟體中建立一個 Inbox (收集箱)

2022/09/09閱讀時間約 3 分鐘
你的筆記軟體裏面亂糟糟、要找檔案卻都找不到嗎?
這篇文章我想分享 Inbox (收件箱)的概念,讓收集與管理筆記分開,確保筆記檔案能維持秩序、方便未來查詢。此觀念是受時間管理大師- David Allen 的 「GTD 」時間管理方法的啟發。
Inbox 的概念,能大幅提升一個人處理任務/筆記的效率。

為什麼你的筆記軟體會很”亂”?

因為這是世間萬物的常態…
當使用時間愈久、頻率愈高,事物就會走向”亂”的狀態。例如:
  • 書房一開始是乾淨的,但不久後書、文具、文件夾、生活用品就會愈堆愈多,最後變得亂
  • 電腦一開始是有序的,但隨著安裝軟體越來越多、建立愈多的文件/簡報檔案後,電腦就會變得亂且卡頓
  • 衣服一開始是整齊的,但隨著住的時間愈久、買的衣服開始增加,衣櫥就爆炸了
只要沒有定期整理,世界上的事物都會從「有秩序」走向「無秩序」。

學習 GTD 的 Inbox 方法

GTD (Getting Things Done) 的Inbox 方法可以解決事物逐漸變亂的問題。
我們應該把「寫下任務」與「處理任務」這兩件事情分開,並且定期 (1–2 天內)整理。也就是:(1)在記錄當下專注捕捉腦中的想法 (2)至於是否要處理、重要度如何,可以在整理時一次做判斷。(完整的GTD方法論可以參考留言文章)
同樣的概念也可以用在筆記軟體中。

在筆記軟體中建立一個Inbox

在你的筆記軟體中建立一個資料夾叫做 Inbox。
隨手寫下的靈感、發現但還沒讀的網路文章、還沒整理的讀書筆記…等都先往Inbox丟吧!Inbox 的功能只有一個-收集臨時、尚未加工處理的筆記,例如 How to take smart notes 中的靈感筆記就屬於此類。
當我有任何尚未寫成卡片的內容,都會先放到 Inbox 中,並且在 2–3 天內會處理完畢。
那處理的步驟如何做呢?
  • 如果是想法 -> 使用萬能寫作法擴充成卡片 ; 沒感觸,直接刪除
  • 如果是行動 -> 紀錄在核心任務筆記中,成為任務其中的一個行動
  • 如果是問題 -> 記錄成問題卡片並存放至筆記軟體中,寫卡片累積學習的材料,從中自己找出答案
結論:「寫下的任何內容都先存放至 Inbox,再批次進行處理。」就能持續保持筆記的秩序,時間久了也不會亂。

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