如何讓筆記保持井然有序的狀態？借用時間管理 GTD 的概念，在筆記軟體中建立一個 Inbox (收集箱)

朱騏

2022/09/09閱讀時間約 3 分鐘

你的筆記軟體裏面亂糟糟、要找檔案卻都找不到嗎？

這篇文章我想分享 Inbox (收件箱)的概念，讓收集與管理筆記分開，確保筆記檔案能維持秩序、方便未來查詢。此觀念是受時間管理大師- David Allen 的「GTD 」時間管理方法的啟發。

Inbox 的概念，能大幅提升一個人處理任務/筆記的效率。

為什麼你的筆記軟體會很”亂”？

因為這是世間萬物的常態…

當使用時間愈久、頻率愈高，事物就會走向”亂”的狀態。例如：

書房一開始是乾淨的，但不久後書、文具、文件夾、生活用品就會愈堆愈多，最後變得亂
電腦一開始是有序的，但隨著安裝軟體越來越多、建立愈多的文件/簡報檔案後，電腦就會變得亂且卡頓
衣服一開始是整齊的，但隨著住的時間愈久、買的衣服開始增加，衣櫥就爆炸了

只要沒有定期整理，世界上的事物都會從「有秩序」走向「無秩序」。

學習 GTD 的 Inbox 方法

GTD (Getting Things Done) 的Inbox 方法可以解決事物逐漸變亂的問題。

我們應該把「寫下任務」與「處理任務」這兩件事情分開，並且定期 (1–2 天內)整理。也就是：(1)在記錄當下專注捕捉腦中的想法 (2)至於是否要處理、重要度如何，可以在整理時一次做判斷。(完整的GTD方法論可以參考留言文章)

同樣的概念也可以用在筆記軟體中。

在筆記軟體中建立一個Inbox

在你的筆記軟體中建立一個資料夾叫做 Inbox。

隨手寫下的靈感、發現但還沒讀的網路文章、還沒整理的讀書筆記…等都先往Inbox丟吧！Inbox 的功能只有一個-收集臨時、尚未加工處理的筆記，例如 How to take smart notes 中的靈感筆記就屬於此類。

當我有任何尚未寫成卡片的內容，都會先放到 Inbox 中，並且在 2–3 天內會處理完畢。

那處理的步驟如何做呢？

可參考我在《隨手記錄下來的筆記很多，但卻不知道如何處理嗎？分清楚是想法、行動還是問題，就能找到最適合的處理方式》:

如果是想法 -> 使用萬能寫作法擴充成卡片 ; 沒感觸，直接刪除
如果是行動 -> 紀錄在核心任務筆記中，成為任務其中的一個行動
如果是問題 -> 記錄成問題卡片並存放至筆記軟體中，寫卡片累積學習的材料，從中自己找出答案

結論：「寫下的任何內容都先存放至 Inbox，再批次進行處理。」就能持續保持筆記的秩序，時間久了也不會亂。

喜歡我的文章嗎？你可以...

▶ 關於文章

1/ 歡迎訂閱電子報加入 850+ 學習愛好者的行列，獲得每週 1 個學習行動建議！
2/ 常滑 Facebook 嗎？可以幫我的 Facebook 粉絲團按個讚，就可以看到文章啦～
3/ 想要掌握最新文章，可以點擊「追蹤」我～
4/ 如果你覺得文章寫的不錯，可以對文章點愛心讓我知道 ❤️

▶ 關於我
Software Technical writer @ OwlTing 奧丁丁集團我專注寫
1/ SaaS 軟體產品規劃
2/ 個人知識管理
3/ 線上寫作的文章
擁有 6+ 年的SaaS產品經理工作經驗，☕️ 歡迎講座邀約、諮詢或跟我喝杯咖啡聊聊天，我的信箱是 muhenry608@gmail.com

▶︎ 聯繫方式
• 📪 Email：muhenry608@gmail.com
• 💬 Facebook：請先加我個人好友並簡短說明想要諮詢的主題

▶︎ 建立人脈
歡迎使用 LinkedIn 與我交流，你可以「加我為好友」建立連結 | LinkedIn @ Chi Chu 歡迎交流

#筆記軟體

朱騏的沙龍PM 的學習力工具箱

朱騏的沙龍

206會員

129內容數

分享學習相關的技巧、工具與方法

留言0

查看全部

發表第一個留言支持創作者！

朱騏的沙龍的其他內容

2年內我幫助超過 100人解答寫筆記的疑惑，這是我發現多數人的筆記無法發揮綜效的原因 (以及如何修正的方法)

如果寫筆記的目的是在幫助自己產出，那影響產出效率的關鍵是什麼？先說答案：好的筆記連結。如果把知識產出看作是一條生產線，筆記是這一條生產線中重要的工人。而工人是否能發揮1+1>2的綜效，背後的關鍵在於「筆記之間的連結方式」。

#筆記術 #卡片盒筆記法

隨手記錄下來的筆記很多，但卻不知道如何處理嗎？分清楚是想法、行動還是問題，就能找到最適合的處理方式

針對日常生活中靈光一閃的靈感，我們該如何處理才好呢？這是我在《卡片盒筆記》讀書會中收到的一個問題。她說：「針對生活中的靈感，例如走在路上突然想到、拿起手機趕快記錄的那種，又該如何轉換成卡片呢？」我認為應該將靈感筆記分成 3 種狀況來處理，分別是 (1)想法 (2)問題 (3)行動

#筆記術 #卡片盒筆記法

【好課推薦】給想要提升溝通能力的人 — 學習基礎的圖解技巧來促進交流、解決問題

我喜歡的圖解力教練 - 邱奕霖老師要開公開課啦，名稱是《給專業工作者的知識圖解鍊金術》！「圖解」是一種神奇又實用的技能，不但能讓聽者容易懂，還能邀請對方一起動腦想辦法。讓 (1)問題 (2)思考(3)解法都一次呈現在一張圖上，甚至還能用在軟性的生活溝通上。

#視覺圖解

整理我在 2 年內學習到的15 個線上教學技巧，幫助我大幅提升運課技巧 (讓學員擁有更好的線上讀書會學習體驗)

我曾聽過孫治華老師、于為暢老師、大人學的Joe都講過同一個學習概念：去上課，不只要跟老師學教學內容 (看得到的)，還要體驗老師的運課方式 (看不到的)。在參加其他老師的教學課程中，我也將體驗非常棒的做法記起來，並運用在自己的線上讀書會。這篇文章分享我的線上讀書會運課方式以及學習來源。

#教學 #讀書會

想和全世界最聰明的人保持訊息同步嗎？學會使用 TweetDeck 排除不必要的社群雜訊

Twitter 是一個和全世界最聰明的人保持訊息同步的地方。但Twitter設計成「讓使用者拼命往下滑」的瀏覽模式，這在找資訊上是非常浪費生命的一件事情。這篇文章分享 Twitter 的周邊產品-TweetDeck的使用方式，能排除 Twitter的雜音、留下高含金量的資訊。

#Twitter #閱讀 #個人知識管理

覺得要將工作中的文件做成簡報很麻煩嗎？試試看 Gamma 這款新 SaaS 服務，讓你的工作文件就是開會用的簡報

你有類似這樣被主管要求的經驗嗎？「要開會啦！趕快把Word, Google Doc 的文字做成簡報」。這個過程相當繁瑣，除了要複製/貼上/排版文字，甚至還要插入階層圖、圓餅圖、文氏圖，很累人啊...Gamma就是在解決這個場景的痛點。如果你有被要求「將文字檔案做成簡報的經驗」，就一起來看這篇介紹吧。

#寫作 #SaaS