掌握4大技巧提升線上會議效率!不進辦公室也能有效溝通

2022/11/21閱讀時間約 3 分鐘
首圖來源: Maxime on Unsplash
管理學之父彼得.杜拉克曾說:「開會是一個差勁組織的徵兆,會議愈少愈好」。根據最新統計,大多數員工平均每天要開兩場會議,若你是高階主管,則有半天時間幾乎都被會議給綁架,但有一半的會議都被視為在浪費時間!
一場有效的會議能夠進行決策、讓工作更有效率並促進團隊合作,但如果會議只是為開而開,又因遠距會議缺少面對面的交流,而讓與會者更容易分心,只會浪費彼此的時間,導致工作進度持續被拖延。然而開會還是有其必要性,你可透過以下4個技巧,來確保線上會議的品質,以及不會耗費大量的時間成本,達成高效的目標。

提升線上會議效率4大技巧

一、確認開會目的

遠距協作時因缺乏直接的溝通,所以更常需要透過線上會議來討論,在召開會議時,應先確認是否有明確的開會目的,進行這場會議要得到什麼樣的結果?
  • 交換意見、進行溝通討論
  • 制定計劃、擬定策略
  • 做出決策
確認目的後,就可著手整理會議所需的相關資料,預先提供給所有與會者,確保每個人都知道會議要討論的內容,以及自己所負責的任務,可幫助加速會議進行。

二、準時進行會議

需要舉行線上會議時,除了制定完整的議程,確保會議能夠順暢地進行,會議發起人還得發送會議邀請提醒大家時間,而其他與會者也必須達到一定的共識,要能準時開始、準時結束。

三、確認會議工具

開會十分鐘前,建議先提早進入線上會議室,測試軟硬體設備及確認操作方式,並檢查網路連線是否穩定。會議進行時,也要避免不是輪到自己發言時,麥克風忘記靜音,或於發言時音量失控、出現回音等狀況,才不會耽誤會議進行。

四、進行會議記錄

每次進行會議時,都要安排一位會議記錄人,將待辦工作及負責人、待討論議題等內容以文字記錄下來,並於會議結束將紀錄提供給所有人,確保每個人得到的資訊同步,也有利於後續追蹤工作執行進度。

透過Lale Meet + iMeeting會議管理系統,提升線上會議效率

Lale Meet 是一個企業級視訊會議平台,每當需要舉行線上會議時,可結合iMeeting會議管理系統,自動比對所有與會者的行程是否衝突,並顯示當下可使用的會議室,提升時間安排效率,再透過系統來發送會議通知,並提醒即將到來的會議,協助所有與會者盡可能的準時進入會議室。
在會議進行時,會議主持人可透過主控面板,控制所有或特定人員的聲音及畫面,避免會議受到干擾。系統提供AI逐字稿的功能,可將發言者的聲音自動轉換成文字,產生即時逐字稿,呈現於視訊畫面旁,幫助進行會議記錄,減少人工作業時間。
會議結束後,可將需要執行的工作項目整理到iMeeting會議交辦清單,並分配其項目負責人、訂出完成時間、回報工作進度,以利後續追蹤,讓會議開得更有意義。
原文首發於「Lale快報」網站,原文頁面連結
贊助創作者百元,就抽 $8,888 紅包與好禮!
Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
Lale是華苓科技(www.flowring.com)出品的智慧服務入口。是一套裝載應用的社群平台。除了聊天,Lale讓您主導社交圈互動,開店做生意、辦公、推出微服務...無數成功機會等著被探索。
如果要發表留言,請先登入註冊會員
打造你的創作天地
在這裡尋找共鳴,與方格子的 35 萬格友分享觀點與生活。
領取見面禮
只要設定追蹤作者,即可享有 48小時
Premium 閱讀權限