投標的故事(三十四) #會議規模
通常召開投標前評估會議，
由業務負責人進行報告，
評估公司內部資源與
外在影響因素等條件，
決定是否投入競標。
而一家公司會不會開投標會議，
決定了該公司的競爭優勢。
一家公司開會的效率與執行，
決定了該公司投標的效率與執行。
投標會議是籌備投標文件的必備流程，
然而會議的成本則常常被忽略，
從而使會議成本成為
吃掉標案利潤的「隱形殺手」。
日本太陽工業公司每次開會時總是
把一個醒目的會議成本分配表貼在黑板上。
成本的算法是：
會議成本=每小時平均工資的3倍
×2×開會人數×會議時間(小時)。
公式中平均工資所以乘3，
是因為勞動產值高於平均工資，
乘2是因為參加會議要中斷經常性工作，
損失要以2倍來計算。
因此，參加會議的人越多，成本越高。
按照這個公式，公司的一次中層管理會議，
以到會人數10人，
工資平均300元/小時計算，
開會1小時的成本是18,000元，
討論4小時成本達到72,000元！
這還不包括參會人員因出差產生的
交通費、住宿費、餐費等。
根據統計，
每位員工每週平均花５個小時開會
卻有一半以上的會議時間
被員工認為是無效的。
更印證會議成本成為
吃掉標案利潤的「隱形殺手」。
通常而言，與會人數越多，
會議的效率就越低。
雖然往往會議都能達成共識，
但這可能是大多數人「沉默的螺旋」的結果。
因此，有必要限制會議人數。
據 Business Insider 報導，
亞馬遜的 CEO 貝佐斯對此有一套獨特的做法，
被稱為「兩個披薩原則」——
與會人數必須控制在兩個披薩夠吃的地步。
早先 Charlie Rose 的採訪透露，
貝佐斯杜絕 PPT，
他要求會議發起人必須事先準備
一份打印出來不超過 6 頁的備忘錄，
這份備忘錄必須言簡意賅，
又能清晰描述問題本身、解決方案、
大量圖表、數據和分析。
而公司的會議則從閱讀備忘錄開始，
5 到 10 分鐘全場鴉雀無聲。
貝佐斯認為，PPT 展示這種模式的
訊息傳遞效率非常低，
聽眾看到的只是總結性的要點，
它對於報告者很容易，
但其他人很難真正地接收到訊息。
而由於缺乏訊息量，
使用 PPT 很容易使會議容易被問題所打斷，
而閱讀備忘錄的話，
第二頁的問題可能會在第四頁得到解答。
當你知道會議規模掌握技巧後，
想要多訂購幾個比薩都會很難，
因為你們根本吃不完。
