用 ChatGPT 讓你的試算表更聰明
對於許多企業而言，試算表是日常業務和決策過程中不可或缺的工具。它們被用於各種目的，從財務預算和盈虧分析到庫存管理和客戶數據記錄。然而，隨著業務的發展和數據量的增加，許多人會發現自己面臨著試算表管理和維護的挑戰，這些挑戰可能妨礙效率、準確性和生產力。
1. 數據管理的繁瑣性
試算表中數據的輸入、更新和維護往往是手動進行的，這不僅耗時且容易出錯。隨著數據量的增加，追踪最新信息和確保一致性變得越來越困難，尤其是當多人共同使用同一試算表時。
2. 效率低下
許多中小企業缺乏自動化工具來處理重複性和例行性的數據任務。結果，員工需要花費大量時間進行數據輸入、公式計算和報告生成。
3. 錯誤率高
人工處理大量數據時錯誤在所難免。一個小小的錯誤，如數字輸入錯誤或公式不正確，都可能導致錯誤的決策和財務損失。
4. 難以擴展和更新
隨著業務的擴展，原有的試算表可能無法有效地處理增加的數據和複雜的需求。升級和擴展這些系統往往需要額外的時間和資源。
解決這些挑戰的關鍵
面對這些挑戰，Google Spreadsheet 或是 MS Excel 都提供了擴展腳本，來強化原本試算表的功能。但另一個問題又來了，熟悉試算表的函式，就已經非常耗力氣。再去學習 VBA 或 Apps Script 的撰寫，似乎又過於為難大多數的試算表的使用者。而 ChatGPT 的出現，用戶幾乎不用學習 Apps Script ，就能使用它帶來的好處，從而大幅提升效率。
實際操作
舉一個簡單的例子
很多企業會用試算表來做訂單或合約管理，為了方便文件的整理和匯總，他們通常會設定專案編號或合約編號。但是，傳統的試算表無法自動生成編號，這意味著所有的給號工作都需要手動完成。這不僅效率低，而且如果編碼規則過於複雜，就很容易出錯。
好，開始了
- 先提供編碼規則，並請 GPT 依規則產生幾組編號，確認它理解你的規則
- 接下來，請 ChatGPT 將我們制定的取號規則應用到Google Spreadsheet上
ChatGPT 已經幫你寫好所有的程式！接著你只需要打開 Apps Script
將剛剛的程式碼貼上去後，按儲存
執行一下！
首次執行會需要你為這個 Apps Script 授權。
執行完成
回到試算表看一下，已經完成取號了！
甚至還多了一個 [合約編號] 的自訂選單。下次取號作業，不用打開 Apps Script 介面去操作。
但我們很快就發現了一個問題：合約類型 也是隨機出現。
這顯然不太符合使用情境…。
我們觀察了一下 ChatGPT 產生的程式碼 ↓
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// 獲取當前年份和月份
var date = new Date();
var year = date.getFullYear().toString().substr(-2);
var month = ("0" + (date.getMonth() + 1)).slice(-2);
var dateCode = year + month;
// 隨機選擇合約類型
var types = Object.keys(contractTypes);
var contractType = contractTypes[types[Math.floor(Math.random() * types.length)]];
// 生成隨機序列和檢查碼
var randomSequence = ("00" + Math.floor(Math.random() * 1000)).slice(-3);
var checkDigit = (Math.floor(Math.random() * 10)).toString();
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OK，你也許看不懂 Javascript 寫了什麼，但應該也發現了 ChatGPT 把合約類型也隨機跳了！
- 指導 ChatGPT 修改選單功能，讓用戶能直接選擇所需的合約類型來生成對應的編號
將新的程式碼貼到 Apps Script 後儲存並執行 onOpen
現在，我們可以直接指定取哪種合約類型的編號了
恭喜你！從此不用再擔心有人編錯號了！
結語
不曉得你覺得如何？反正我是震驚了！原本就很好用的試算表，整個又再大升級！
就我個人來說，雖然自己也會寫，但再怎麼快也很難比這種寫法快，甚至沒改到一行程式碼！除了試算表，也可以結合信件、表單、文件、日曆等，對許多企業來說，這是實現自動化的絕佳起點。
當然，這種方式，在處理更加複雜的業務流程時，還有很多 Gap 要填補。專用系統（如CRM、ERP等）或是客製化的雲端服務和應用系統，能提供更全面的解決方案，無論是在執行效能還是資訊安全的控管上。
你有什麼想法嗎？或是你有完成什麼更好的自動化應用嗎？也歡迎分享交流
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