用 ChatGPT 讓你的試算表更聰明

2024/01/07閱讀時間約 4 分鐘

對於許多企業而言，試算表是日常業務和決策過程中不可或缺的工具。它們被用於各種目的，從財務預算和盈虧分析到庫存管理和客戶數據記錄。然而，隨著業務的發展和數據量的增加，許多人會發現自己面臨著試算表管理和維護的挑戰，這些挑戰可能妨礙效率、準確性和生產力。

1. 數據管理的繁瑣性

試算表中數據的輸入、更新和維護往往是手動進行的，這不僅耗時且容易出錯。隨著數據量的增加，追踪最新信息和確保一致性變得越來越困難，尤其是當多人共同使用同一試算表時。

2. 效率低下

許多中小企業缺乏自動化工具來處理重複性和例行性的數據任務。結果，員工需要花費大量時間進行數據輸入、公式計算和報告生成。

3. 錯誤率高

人工處理大量數據時錯誤在所難免。一個小小的錯誤，如數字輸入錯誤或公式不正確，都可能導致錯誤的決策和財務損失。

4. 難以擴展和更新

隨著業務的擴展，原有的試算表可能無法有效地處理增加的數據和複雜的需求。升級和擴展這些系統往往需要額外的時間和資源。

解決這些挑戰的關鍵

面對這些挑戰，Google Spreadsheet 或是 MS Excel 都提供了擴展腳本，來強化原本試算表的功能。但另一個問題又來了，熟悉試算表的函式，就已經非常耗力氣。再去學習 VBA 或 Apps Script 的撰寫，似乎又過於為難大多數的試算表的使用者。而 ChatGPT 的出現，用戶幾乎不用學習 Apps Script ，就能使用它帶來的好處，從而大幅提升效率。

實際操作

舉一個簡單的例子

很多企業會用試算表來做訂單或合約管理，為了方便文件的整理和匯總，他們通常會設定專案編號或合約編號。但是，傳統的試算表無法自動生成編號，這意味著所有的給號工作都需要手動完成。這不僅效率低，而且如果編碼規則過於複雜，就很容易出錯。

好，開始了

先提供編碼規則，並請 GPT 依規則產生幾組編號，確認它理解你的規則

接下來，請 ChatGPT 將我們制定的取號規則應用到Google Spreadsheet上

ChatGPT 已經幫你寫好所有的程式！接著你只需要打開 Apps Script

將剛剛的程式碼貼上去後，按儲存

執行一下！

首次執行會需要你為這個 Apps Script 授權。

執行完成

回到試算表看一下，已經完成取號了！

甚至還多了一個 [合約編號] 的自訂選單。下次取號作業，不用打開 Apps Script 介面去操作。

但我們很快就發現了一個問題：合約類型 也是隨機出現。

這顯然不太符合使用情境…。

我們觀察了一下 ChatGPT 產生的程式碼 ↓

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  // 獲取當前年份和月份
  var date = new Date();
  var year = date.getFullYear().toString().substr(-2);
  var month = ("0" + (date.getMonth() + 1)).slice(-2);
  var dateCode = year + month;

  // 隨機選擇合約類型
  var types = Object.keys(contractTypes);
  var contractType = contractTypes[types[Math.floor(Math.random() * types.length)]];

  // 生成隨機序列和檢查碼
  var randomSequence = ("00" + Math.floor(Math.random() * 1000)).slice(-3);
  var checkDigit = (Math.floor(Math.random() * 10)).toString();
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