職場新鮮人必看【怎樣成為一個講話有條理的人】

一.先講結論

二.練習用「架構」思考(善用MECE）

一.先講結論

為什麼要先講結論?

因為一開始先告知目的地，然後再沿路說明景點一樣，知道最終目的可以讓人感到安心

舉一個最簡單的例子，當主管請你幫忙大家訂便當，講完就趕去開會了，而你訂便當的過程遇上了困難，大家訂好的那家今天卻臨時沒開，當主管20分鐘後會議結束，問你便當訂的如何?你會怎麼說？

以下設想A和B兩個人，不同的兩種回答方式:

A的回答:

「剛才大家點完餐之後，我打過去才發現那家店今天沒開，然後我又打給另外一間大家常吃的店，結果竟然也沒開，後來只好選擇另一間比較遠的便當店，剛剛已經請大家重新填完單了，但因為前面的意外，所以今天午餐大概會晚半小時才送來......」

B的回答:

「午餐會晚半小時送來，12點半前會到，原本那家臨時沒開所以另外幫大家訂了另一間了，下次我幫大家點餐前，會先確認便當店今天有沒有開業，避免這種狀況再發生」。

思考一下，主管問你便當訂的如何，背後真正的問題可能是，他想知道午餐送到的時間，所以這時候重點是便當送來的「時間」，如果像A的回答，把便當送來的時間放在最後面，主管要花比較久的時間，才知道他最關心的事情，相反地，如果你像B一樣，聽出來主管的重點，一開始就告訴主管午餐會晚半小時送來，這樣是不是簡單直接多了呢?

除此之外，如果時間允許，也可以順便讓主管知道，你遇到這次意外(臨時沒開店)後，你學到了如何預防意外發生(以後給大家點餐前，先確認有沒有開)，在他心中也會默默加分，讓人覺得是一個可靠的新人。

二.練習用「架構」思考(善用MECE法則，不重複/不遺漏)

說話的架構就好比書櫃的分類，正常來說，每個書櫃有不同的分類，裡面各放至屬於分類內的書籍，這樣一來，就可以先看書的分類，迅速找出想看的書，比起隨地散落的書堆，更容易讓人一目了然，同樣地，說話如果可以讓人知道你表達的架構，也可以達到條理分明的效果。

那什麼是「MECE」?

MECE（發音為me-see），將某件事或概念當成母集合（整體）思考，分成彼此獨立、互無遺漏（MECE，Mutually Exclusive Collectively Exhaustive）的子集合（部分）。

簡單來說，MECE可以解釋為「各分類之間，彼此不重複不遺漏」，「不重複」是為了讓人容易理解，例如書籍分門別類，「不遺漏」是為了更有說服力，例如書店老闆自豪藏書種類齊全，且真的各類書籍都有(支撐老闆的論點)。

再舉例來說，可以將「人」分類為「男人」和「女人」，或「大人」和「小孩」，這樣彼此互無遺漏，且沒重複，但如果將「人」只分類為「男人」和「小孩」，就遺漏掉「女人」和「小女孩」，只分成「男人」與「小孩」的話，又重複了「小男孩」這個重複的概念。

其實生活常有許多常見的「MECE」，例如行銷4P理論/麥克波特的五力分析/PDCA等等，這些MECE都可以幫助我們迅速解釋，或是分析狀況。

解釋完MECE，接下來要講怎麼「應用」在讓別人覺得你是「講話條理分明」的人。

MECE如何應用在講話過程?

首先，請養成這樣的思考習慣，當有人問你某一件事情的看法時，試著將你的回應先分成3-5個層面，再詳述內容。

例如，今天有人問你，關於普悠瑪號的意外你有什麼看法?你可以這樣開頭，「這次的意外，可以從三個層面來看，第一，可以從......」，相信這個起手式會讓人眼睛為之一亮，馬上會期待並且清楚知道接下來會有三個觀點，你可能會問，那怎樣瞬間想出三個層次呢?

這不是一件容易的事，但只要能從此刻開始練習，就可以養成這個習慣，例如上面這個問題，可能可以有這幾種回答的層面: 1.時間軸(事發前/事發中/事發後) 2.層級(社會系統/台鐵制度/駕駛員) 3.區域(國內/日本/歐洲) 4.種類(普悠瑪/自強號/區間車)

以上是舉例，大家可以參考一下，自己的回答架構，練習用不同觀點去看同一件事情，對於邏輯思考大有幫助。另外，如果想加強自己「解決問題的能力」，筆者私心推薦這個社團，裡面有許多好文章等著您去挖寶。 延伸閱讀: 《邏輯這樣用，才能解決各種難題：結合5大心理技巧，活化你的邏輯力，收服所有人！》

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