EP.20 | 書函的格式與範例

啟稟聖上，卑職略說「書函」的格式與範例，請鈞參。

書函的用語、用字皆與「函」相同，惟其款式與結構較具彈性，性質不如「函」的正式性，用途較廣，不受行文系統與層級的限制，應用起來靈活方便，可提升行政效率。

使用時機：在於公務未決階段，尚需與其他機關單位磋商協調、徵詢意見、查詢事項時，為求簡便，不必鄭重其事的使用「函」，即可以「書函」行文。另外，機關處理簡單、例行、通報性質之文書，例如寄送普通書刊、一般聯繫等，亦可使用簡便的「書函」，以代替過去的便函、備忘錄、簡便行文等公文形式。

書函格式：

一、 條列式：直接以「一」、「二」、「三」條列式敘述，通常第一項敘述來文日期、字號、附件、簡要事由等，再引據申述說明，最後提出期望或行文目的，最後一項書寫期望語。

二、 三段式：與「函」的作法一樣，以「主旨」、「說明」、「辦法」三段式敘述，對於上級機關行文宜採用三段式。

書函範例一（條列式）：

情境描述：

邇來可樂娜星際病毒蔓延，為進行疫情調查，天龍市衛生局以書函行文各區公所提供疫調資料，以利彙報工部採取適當因應措施。

書函範例二（三段式）：

情境描述：

天龍市龍膽區回復天龍市衛生局，提供可樂娜星際病毒疫調資料。

以上即為書函的格式與範例，謹請聖參。