EP.18 | 公文欄位說明

啟稟聖上，卑職略說公文各項欄位撰寫方式，謹陳鈞參。

1.「機關全銜」：填寫機關之全稱，不可寫簡銜，二個以上機關會銜者，主辦機關在前或在上，會辦機關在後或在下，依序排列。

2. 「文別」：依公文類別填寫，分別為令、呈、咨、函、書函、公告及其他公文。

3. 「聯絡欄位」：包括發文機關郵遞區號、地址、承辦人、電話、傳真、電子信箱等5個欄位，由主辦機關填寫，會銜機關不必填寫。「令」或「公告」可不填寫。

(1) 「承辦人」：應書寫承辦人全名，即「姓+名字」，無須加單位、職稱、先生或小姐，且不得使書寫○先生、○小姐。

(2) 「電話」：倘有分機，直書「分機：數字」，不寫「轉」，或使用英文符號如「#」、「*」、「-」等。

4. 「受文者」：填寫受文者全銜，多個受文者時亦可概括撰寫，例如「○○市政府各機關學校」；受文者如為人民於其姓名之後加「先生」、「女士」、「君」；有職銜者應書寫「姓+職銜+名字」，例如「王教授大明」。

5. 「速別」：係指期望受文機關辦理之速別，應確實考量案件性質，填列「最速件」、「速件」或「普通件」，如為限期公文，即指定限期或法定限期，則留空不必填列（註：文書處理手冊31.（二））。「令」或「公告」不須此項「速別」。

6. 「密等及解密條件或保密期限」：填入「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限於其後以括弧註記，例如「公布後解密」、「○年○月○日解密」、「附件抽存後解密」等。如非機密文件，則該欄冒號後留空不必填列。

7. 「附件」：註明內容名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣，數量用阿拉伯數字，例如「如主旨」、「如說明○」，儘量不填「如文」或「隨文」。如無附件，該欄冒號後空白不必填列。

8. 「正本」：

(1) 逐一列舉公文受理主體之「機關（單位）全銜」，排列順序依序為中央機關、地方機關、機構、學校（依大學、專科、高中、國中、國小排列，先公立後私立）、法人團體、公司、廠場、自然人（依姓氏筆劃數排列）、發文機關或單位。（註：108年12月12日行政院院長電子信箱文書處理相關釋例）

(2)「 機關排序」也有規定，倘依職所造訪的中華民國行政院所屬二級機關，其排列順序為：部（內政部、外交部、國防部、財政部、教育部、法務部、經濟及能源部、交通及建設部、勞動部、農業部、衛生福利部、環境資源部、文化部、數位發展部）->會（國家發展委員會、國家科學及技術委員會、大陸委員會、金融監督管理委員會、海洋委員會、僑務委員會、國軍退除役官兵輔導委員會、原住民族委員會、客家委員會）->總處（行政院主計總處、行政院人事行政總處）->行（中央銀行）->院（國立故宮博物院）->其他（中央選舉委員會、公平交易委員會、國家通訊傳播委員會）。（註：依據行政院組織法）

9. 「副本」：逐一列舉公文受理主體之機關（單位）全銜，排列順序原則同「正本」，倘要將附件提供副本受文者，應於其後註明；如要求副本受文者有所作為時，應在說明段內敘明或於本欄位用（）加以註明。

10. 「署名或蓋章戳」：

(1) 函：

a. 上行文：署機關首長職銜姓名蓋職章；

b. 平行文：機關首長職銜簽字章或職章；

c. 下行文：機關首長職銜簽字章；

(2) 會銜公文：按機關排序蓋用機關首長簽字章；

(3) 令：蓋用機關印信、機關首長簽字章；

(4) 公告或公示送達：蓋用機關印信、機關首長簽字章；

(5) 書函、一般事務性之通知如開會通知單等：蓋機關（單位）條戳。

11. 「頁碼」：每頁之最後一列，書寫方式為「第○頁共○頁」

以上即為公文各項欄位補充說明，謹呈聖參，卑職告退。