EP.19 | 公文寫作注意事項

啟稟聖上，針對「公文寫作注意事項」，稍微細瑣，不過魔鬼藏在細節裏，卑職需要多說一點，請鈞參。

（今日肯定要呈報長篇大論，而且我都還沒開口稟報，吾皇就開始閉目養神了，幸好我有準備一樣法寶，肯定能讓吾皇精神百倍。）

啟稟聖上，在卑職呈報之前，謹請同意讓卑職獻上從地球帶來的一樣寶物，此物可提神醒腦、振奮精神，地球人叫它「咖啡」。其味道雖甘苦，但是香氣四溢，飲用後齒頰留芳，這飲品的廠牌還有名堂，叫做「星巴克」，想不到地球廠商還有進攻星際飲品市場的野心，謹請鈞飲。

（聽到寶物名號，吾皇果然精神一振，初飲品嚐到苦味時略感遲疑，續飲後幸好吾皇讚不絕口，神采奕然，一改頹態，應該早點把寶物拿出來，不然每次上朝呈報時吾皇都在補眠）

倘聖上喜歡此味飲品，卑職其實已從地球帶回不少原料豆及烹煮機器，明日差人呈送御廚房裝設，讓聖上得以隨時飲用，惟需注意此飲品雖可醒腦，初飲時每日不能飲用過多，及建議過午不飲，以免影響睡眠。

以下接續呈報「公文寫作注意事項」，謹請聖參：

一、 公文語氣：

(一) 機關名義行文，應持「不亢不卑」態度，無須使用過謙敬語；另公務用的私文書（箋函），仍須符合書牘的基本架構，惟可省略非必要的應酬語。

(二) 語氣肯定、用語堅定、加相尊重，避免使用艱深費解、威嚇性、情緒性、無意義或模稜兩可的詞語，例如：「嗣後倘發生類此情事，將嚴懲不貸」，屬於威嚇性字眼，不適宜。

(三) 公文應以直敘方式撰擬，形容詞或雙重否定句，如「似可照准」、「似可同意」、「尚無不合」等不肯定的語氣，應盡量避免使用。

二、 函轉公文：來函字數不多，在函稿內引述清楚即可，不必再檢附來函影本；倘來函內容與字數過多，可在函稿摘述主要內容與重點，再檢附來函影本。切記不可於函稿中照抄來文，又再檢附來函影本。

三、 注意用語：

(一) 下級機關請示上級機關時，主旨段末尾之期望語不可用「請核復」，應用「請核示」或「請鑒核」以示敬意。

(二) 對於受文者並無要求或請其配合辦理事項，主旨段期望語應用「請查照」，不可用「請查照辦理」。

(三) 對於無隸屬關係之上級機關提出答辯或報告時，主旨段之期望語應用「請察照」、「請詧照」。

四、 副本公文：為避免造成冒失，副本不宜隨便抄送正本機關（單位）之上級長官或上級機關，除非上級長官或上級機關要求副本。

五、 內部單位：

(一) 本機關行文下級機關，並擬知會本機關內部單位時，下級機關為正本收受者，內部單位宜以抄本發送。

(二) 機關內部單位之會簽洽辦，應以便箋或簽稿會核單會簽，或以電子方式處理，不宜以對外正式發文方式處理。

六、 公文受文者：對於以法人名義來函或申請者，公文應函復該法人，不應以其負責人為受文者。

七、 強制性公文：倘屬於具有強制性之公文，要求其他機關或下級機關依法令規定辦理者，應於函稿內直接敘明，不宜使用「請協助配合」等彈性詞語。

八、 敬語格式：

(一) 公文各段及各分項，倘以「鈞院」、「鈞長」、「臺端」等稱謂為開頭時，應頂格書寫，不必空一格書寫。

(二) 公文內敘及「鈞長」、「貴部」等字，業已表示敬意，前面不必再空一格書寫。

九、 機關作業規定：機關所訂定作業規定，如擬在行文其他機關的函稿中敘及時，應稱「本（部、處、局、署）……作業規定」，不應稱為「（機關全銜）……作業規定」。另機關作業規定倘係規範內部作業，對外行文時應儘可能不要引用。

十、 公文稿內引據兩個以上機關文號之規則：

(一) 上級機關文號在前，下級機關文號在後；

(二) 時間早者在前，時間晚者在後。

十一、 公文每一項起頭用語：

(一) 可用「有關」、「關於」、「查」、「依」等語作為起首語；

(二) 不宜用「又」、「至」、「另」、「惟」等語作為起首語，因為該等詞語係屬轉折語或連接詞，宜在段落間轉折或連接使用。

十二、 標題用語：工作計畫、會議紀錄、專題報告、各種表報等標題，應力求簡單明確，且不可加註標點符號。

十三、 引用名稱：公文內倘有引用機關名稱或報表名稱，應用全銜表示，不宜省略，如須多次引用時，可於文內首次引用時敘明「以下簡稱○○」或以「該部」、「該會」稱之。

十四、 他機關會議紀錄：對於他機關函送會議紀錄等，於簽陳首長時，應就需要配合事項及預定辦理進度陳簽。

十五、 角簽：對於擬簽請存查之案件，得於文件空白處簽擬（稱為角簽），並應簡要摘述案由，及有無本機關應行辦理事項或簽擬意見，不宜僅簽「文擬陳閱後存查」。

十六、 下級機關簽請上級機關核示：下級機關首長簽請上級機關首長核示事項，簽末對象的排列順序，應依職務位階排列，位階最高者放在最後，不必寫長官姓氏或名字。

十七、 下列與如下：公文採行由左至右之橫行格式，並以分款敘述時，應稱「下列」與「如下」，而不稱「左列」與「如左」。

十八、 代擬文稿用字遣詞：下級機關以上級機關名義代擬文稿時，簽或稿內之用字遣詞，應注意要以上級機關之立場與語氣撰寫。

十九、 用語前後一貫：公文用語應注意前後一貫的原則，以利讀者理解，例如同一公文內，前面使用「張先生」，其後不宜改為「張君」或「張員」等。前面使用「格式與內容」，其後不宜改為「內容與格式」，造成相同人物或事物前後用語不一致的情形。

二十、 會議紀錄名稱：應為「局務會議紀錄」、「○○研討會紀錄」，無須重複「會議」二字。

二十一、 長官指示：機關首長以「公文」、「便條」、「口頭」、「會議」所做的指示，其對應用語應為「批示」、「指示」、「諭示」、「裁示」。

二十二、 公文附件：公文如有附件，得在文內（說明段最後1項）敘述附件名稱及以阿拉伯數字標明份數；不分上行文、平行文或下行文一律使用「檢附」。(文書處理手冊第19點(三)2、(3)庚)

二十三、 不再挪抬：為使各機關公文有一致遵循標準，公文之期望、目的及稱謂用語，均無須挪抬（空1格）書寫。

二十四、 年號寫法：發文日期已書寫年號，於同一文內再敘述日期時，無庸再書寫年號。

二十五、 小時制寫法：實務上製作公文時，針對時間多採12小時制，例如上午9時30分、下午4時30分等方式表述，較為清楚明瞭（行政院102年9月6日院長電子信箱文書處理相關釋例）

二十六、 行文數個機關原則：一文分行數個機關，而該機關包括有上行文、平行文與下行文時，此時期望目的語、稱謂語及文末簽署用印使用原則：

(一) 副本隨正本原則；

(二) 正本以排列最前面機關為原則；

(三) 排列順序為：中央機關、地方機關、機構、學校（依大學、專科、高中、國中、國小排列，先公立後私立）、法人團體、公司、廠場、自然人（依姓氏筆劃數排列）、發文機關或單位。（108年12月12日行政院院長電子信箱文書處理相關釋例）

二十七、 行政院所屬二級機關排列順序：部（內政部、外交部、國防部、財政部、教育部、法務部、經濟及能源部、交通及建設部、勞動部、農業部、衛生福利部、環境資源部、文化部、科技部）；會（國家發展委員會、大陸委員會、金融監督管理委員會、海洋委員會、僑務委員會、國軍退除役官兵輔導委員會、原住民族委員會、客家委員會）；總處（行政院主計總處、行政院人事行政總處）；行（中央銀行）；院（國立故宮博物院）：依據行政院組織法（99.2.3令）

二十八、 公文版面原則：「單字不成列、單列不成頁」，繕印文件宜力求避免獨字成行，獨行成頁。遇有畸零字數或單行時，宜儘可能緊湊。

（本日呈報前先奉上一杯星巴克，吾皇果然神清氣爽，垂聽這麼冗長瑣碎的公文注意事項，居然沒有打瞌睡，感恩咖啡，讚嘆咖啡）

以上即為公文寫作注意事項，謹呈聖察，卑職告退。