簡單的心理學應用，提升效率 (附進修篇和時間管理工具)

 說穿了，焦慮源於”無力感”，也就是說覺得自己沒有動機或沒有能力來應付處境。易言之，拿回自己的力量，就愈有能力迎戰。

那麼"注意力的分配"是一個關鍵:

相信讀者諸君皆有此經驗:  一旦全神貫注一口氣把某事做完，通常效率極高，但是若手邊好幾件事同時忙，一會兒做作這案子，又分心去做另一案子，很可能這兩個案子都沒做好，或是花了加倍的氣力時間。

心理壓力，通常和專注有關。茫茫然不知道該專注什麼，通常心理壓力會比較大。

    專注(Attention) 是讓工作有效率的方法，

    專注力的分配，至關乎工作效率!

專注度愈高，工作愈有效率。偏偏人一天只有24小時，體能也有限，所以怎麼用最簡單的方法提高自己的效率?

兩個簡單工具，幫您安頓心靈，提升效率: 

   一、  To do list 代辦事項清單

   二、 Prioritize 優先次序排序

一、TO-DO LIST

通常在下班前，筆者會先把隔天代辦事項list在一張紙上，接著開始將每一件事排序。

當然，您可以選擇在每天一進辦公室開始上班前條列出代辦事項清單。

筆者推薦下列三種工具來做 TO DO LIST:

 1.     Google 日曆：Google 日曆，可用於安排約會、任務和提醒。它可以和Gmail和其他Google應用程式集成，方便共享日程和訪問。

2.     Microsoft Outlook 行事曆：如果您使用Microsoft Office 365或Outlook.com，Outlook 行事曆是一個出色的選擇。它與Outlook電子郵件客戶端集成。

3.     Todoist：Todoist 是一個強大的任務管理應用程式，可幫助您組織任務、設定截止日期，並建立專案。它提供網頁版、桌面應用程式和移動應用程式。

https://app.todoist.com/

 Google 日曆和Microsoft Outlook行事曆，相信讀者諸君都已熟悉，操作方式在此就不贅述。上列的第三項Todoist ，或許較陌生，在此簡介其四大特色:

TODOIST 四大特色

特色(1)  Priority 優先等級 分級: 

Todoist有下拉選單，可以設定優先等級為1-2-3-4級

       特色(2)   高效方式測驗

         對於卡關在優先排序管理的讀者來說，Todoist貼心地提供了高效方式測驗，此測驗會詢問您的工作型態、您的工作職責、您目前常陷困的時間管理瓶頸，最後提出建議，告知您該要專注什麼，優先排序什麼類型的事。讀者諸君不妨點選連結來看看它的建議:     高效方式測驗

特色(3)   跨裝置整合

         TODOIST 有APP版和網路版，所以在PC、手機、平板您都可以整合操作，另外，還能設定發Email提醒相關人等。這似乎是專案管理者常用的工具。

特色(4)  跟催進度      

         跟催:  奪命連環Email

         如果您沒有在Todoist告知某項任務已經完成，Todoist隔天就會發送email到您的信箱提醒您，如果這個工作一直沒告知完成，那麼每天都會Email提醒您n天前的工作還沒完成，總之就是要讓收件者天天想起有這回代辦事項。

免費版本只能建立5個代辦事項，如果不夠用，可參考付費版，費用US$4美金起跳也有US$6美金方案，付費版功能主要是增加輸入項目，更多天的活動日誌，還可以自動備份，以下截圖是截至2023年11月16日的收費方案，採購時請依官網的服務內容與收費為準。

🍅🍅🕔番茄鐘🕑🕒🍅🍅

番茄鐘工作法是每工作25 分鐘、計時器響，享受3～5 分鐘的休息，接著進入下一個25分鐘-5分鐘的工作與休息循環。

筆者非常喜歡"番茄鐘時間管理法"，因為"衝刺-休息"的循環，可以讓每一次的衝刺都非常有力，又能適度休息片刻，然後再出發。
  

A. 科技感番茄鐘

筆者上網買了一顆圓圓的金屬感的番茄鐘(參下方黑色照片)，質感非常好，旋轉外殼就可以設定倒數計時的時間，按一下螢幕就會啟動。

==> 哪裡買?
科技感番茄鐘計時器，momo優惠價連結: https://adcenter.conn.tw/329MX

B. 可愛型番茄鐘

喜歡可愛型的人也可以買一台番茄造型的番茄鐘，放在工作場所還帶來田園氣息，非常別緻。

==> 哪裡買? 可愛番茄鐘優惠價

C. 網頁和手機版番茄鐘 (中文)

當然，實體番茄鐘之外，您也可以利用電腦網路版的番茄鐘，推薦您POMOFOCUS和Flat Tomato

(C-1)網頁版番茄鐘 POMOFOCUS

POMOFOCUS可以一次設定好幾個番茄鐘 (需登入帳號) ，您可以在每天上班前先登入

POMOFOCUS網址:  https://pomofocus.io

Pomofocus設置好今日所要完成的各項任務，任務名稱、讓好幾個番茄鐘輪流提醒您，定時做25分鐘衝刺和5分鐘休息。

番茄鐘是時間到會自動響一聲，使用Pomofocus時若不希望其他同仁聽到響聲，可以戴(藍芽)耳機工作。

Pomofocus網頁簡潔有力，是筆者非常喜歡的時間管理工具，不過畢竟介面是英文，對於中文慣用者來說，請看筆者的下一個中文番茄鐘推薦--Flat Tomato

(C-2) 手機版番茄鐘(中文)

(C-2-1) Flat Tomato (Apple App，中文介面)

A. 中文版番茄鐘推薦為Flat Tomato

Flat Tomato是一個手機APP，下載連結請點此: https://apps.apple.com/tw/app/flat-tomato-pomodoro-%E7%95%AA%E8%8C%84%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E6%B3%95/id719462746

以上Flat Tomato只有Apple Store iOS版，如果是Android或是其他系統手機用戶，請參考時間花園APP

(C-2-2) 時間花園 (安卓App，中文介面)
安卓或其他手機用戶想使用番茄鐘，可以使用 時間花園，這介面很可愛，其實青少年、年輕Z世代、女性應該都會喜愛這麼可愛的畫面，

二、 排序 (!!太重要了!!)

排序有什麼注意事項呢?

美國總統艾森豪在 1954 年演講中，引述某不知名的大學校長說道：「我的問題有兩種，急迫和重要的。急迫的問題不重要，而重要的問題始終不急迫。」

所以，排序的注意事項是什麼?

請依據 艾森豪矩陣，又稱為緊急-重要矩陣(Importance-Emergency Metrix)

第 1 象限：執行

第一象限是需優先處理急迫又重要的任務，請立馬處理。

這些任務通常會影響長期目標，且亟需立刻完成。

第 2 象限：安排時程

第二象限是不急迫但仍重要的任務，請排時間來處理。這類任務通常會影響長期目標，但不需要立刻完成，因此可安排在稍後執行。

當解決完第一象限的任務後，就會立刻解決第二象限的任務。

但是，其實這個象項很重要喔!

因為閱讀(進修)、健身、養成促進優質睡眠習慣....都應該放在這個象限，這象限可說是影響終身的大事!  當處理這類事，請靜下心來，好好想想自己的人生到底要什麼? 深思熟慮，好好擘劃，

以比爾蓋茲來說，他在怎麼忙，每周一定會排時間閱讀。

第 3 象限：委派

第三象限是急迫但不重要的任務。這些任務必須立刻完成，但不會影響長期目標。

您並不一定要親力親為來處理這類任務，可委派給團隊其他成員來處理，一方面發揮您的委派技巧，二方面讓團隊有機會拓展綜合技能。

第 4 象限：刪除

前三個象限排完任務後，所剩餘的任務就是不急迫也不重要的任務了。這類任務就盡量少一點，斷捨離囉。

各位職場老手應該心中都有一把尺，知道那些事應當歸類在緊急，而哪些事應歸類為重要。此和個人的職責以及個人的願景不同。

排好後的時間分配若能如下圖，那是perferct

每個人都只有24小時，若能調整時間分配如上，意味著良好的時間管理。

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下一篇，筆者要來談"專注"分配的背後機制，主要從心理學角度切入，還能分析為什麼會拖延。內容可以解決您常見的成癮、拖延、怠惰問題，非常精彩!

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