每年五月是股東會召開的高峰期,也是上半年財務部門或股務部門的工作重點項目之一。如何在法規要求的期限內,正確通知股東並計算停止過戶日,是需要留心的重要事項。
股東會最常見是由董事會召集,公司法第170條規定股東會分為兩種:
公司法第172條:股東常會之召集,應於二十日前通知各股東。股東臨時會之召集,應於十日前通知各股東。公開發行股票之公司股東常會之召集,應於三十日前通知各股東;股東臨時會之召集,應於十五日前通知各股東。
通知應載明召集事由;其通知經相對人同意者,得以電子方式為之。選任或解任董事、監察人、變更章程、減資、申請停止公開發行、董事競業許可、盈餘轉增資、公積轉增資、公司解散、合併、分割或第一百八十五條第一項各款之事項,應在召集事由中列舉並說明其主要內容,不得以臨時動議提出;其主要內容得置於證券主管機關或公司指定之網站,並應將其網址載明於通知。
關於公司法第一七二條第一、二項所定期間之計算,依最高法院八四、一、一七八十四年度第一次民事庭會議決議「股份有限公司股東召集之通知採發信主義,公司法對於如何計算期間之方法既未特別規定,自仍應適用民法第一一九條、第一二0條第二項不算入始日之規定,自通知之翌日起算至開會前一日,算足公司法所定期間。」股東會召集之通知,應依上開決議辦理。例如二月二十日召開臨時股東會,依公司法第一七二條第二項規定應於十日前通知各股東,則至遲二月九日即應通知各股東。(經濟部八四、二、二五商二0二二七五號)
範例一:公司為非公開發行公司,預計2025/5/30召開股東常會。
則最晚需在 2025-05-09 通知各股東。停止股票過戶期間自 2025-05-01 起至 2025-05-30 止。
範例二:公司為非公開發行公司,預計2025/3/31召開股東臨時常會。則最晚需在 2025-03-20 通知各股東。停止股票過戶期間自 2025-03-17 起至 2025-03-31 止。