如何與設計師溝通

Ted

發佈於設計合作指南

2021/03/03閱讀時間約 9 分鐘

讀到這篇，我預計您即將跟設計師合作，或是已經合作過，或是想了解

如果您已經有一位合作的設計師，如果您跟他合作愉快，作業流暢，完全沒有遇到下列問題，那麼我建議您可以跳過這一篇。

設計作品很難自己完成，但跟設計師很做發現他很暴躁？不敢跟設計師討論？

與不熟識的人溝通，都需要從零開始重新建立溝通的管道，而溝通設計又有許多感覺與形容詞去描述，讓人難以抓到關鍵，這裡將介紹如何進行有效溝通，讓設計跟業主能夠撇開感覺這種虛幻的名詞跟形容詞，用更明確的方式減少溝通成本。

而這裡將溝通方式分成三大塊，第一是建立認知平衡，第二塊是釐清目標，第三塊是有效溝通，他們分別是什麼意思呢？

認知平衡

每個人都有每個人的專業，在職場上每個人有他自己的專業知識跟他的生長歷程，大家看過的或他在意的設計作品數量跟一般人一樣，有些人會多注意一點，有些人則不會。而設計師則是看得比平常人都多設計作品，因為這是他工作的一部分。而這樣的專業差別，就會造成設計師與其他人有專業上的認知落差。

但是在描述一個設計作品時，也因為專業的不同，一般人很難精確的描述他對設計作品的想法，這也同樣會出現在尋求的溝通上。

如果你對化妝有所研究，就會知道一個模特兒照片上面上的是彩妝還是裸妝，但這不代表每個人都看得出差異，這就是背景知識的落差，當合作的設計師是第一次執行化妝品專案時，如果能提醒他注意這類的細節，甚至提供相關知識是合作上最好的辦法，隔行如隔山，由專業的引領才能確實加快專案的合作速度，並減少之後錯誤的產生，設計師也應該主動了解並認知最好的專案合作往往是出於理解。

同樣的事情也會發生在各個領域裡，藥品、新創科技、保險、金融都有可能發生一樣的事，最好的合作方法就是先想辦法平衡認知差異，雖然合作的時間短暫，雙方能了解的地方有限，但至少要平衡到可以讓專案順利進行，別放任它持續擴大。

同樣的情況也會發生在設計師身上。

當一個毫無設計經驗的人尋求一個設計案時，他不見得有設計製作，分工，使用素材，收費方式，定義需求範圍，完成驗收相關的知識，設計師也不該期待每個業主都具備這樣的知識，而接案經驗不夠的設計師或是業主有可能會有機會對需求有錯誤的期待，有時客戶只是要一個圖案去申請商標，設計師因此提了一整個品牌系統，那這樣雙方在認知上與價格上就有落差，造成要五毛給一塊的悲劇。

因此有些問題可以在與設計師合作前先確認，平衡認知落差：

這個專案的製作方式與流程為何？
尋求範圍需要做出什麼東西？
每樣東西平均製作時間？
需求範圍的收費方式？
製作有需要分工嗎？
如果有分工將如何進行？
驗收的方式與流程？

在確認雙方認知已經在某個平衡點之後，就可以進行提實際設計需求了。

釐清需求

雙方有了認知的平衡點，在提供設計需求時就可以更進一步的去討論呈現的目的跟樣貌，除了提供一些像是高貴、科技感之類的感覺詞之外，還有什麼辦法可以提高合作效率的可能性呢？如何徵詢設計師的意見？

建立基本標準

任何需求都應該有個基本的標準，有時可能與設計師熟識的人會略帶開玩笑的說隨便幫我畫一張圖之類的話，在這句話上其實也許是帶有一定的信任在裡面，但實際上是無所適從的一句話，不只沒有提到需求的相關要求，也沒提到驗收標準，跟隨機選擇差不多了，完全依照運氣在執行，更何況在設計工作上很少有完全不了解挑戰的情況下大獲成功的案例，因此更明確的說：我需要一張圖給某個業務用在哪個地方，形狀描述，彩色或黑白，需要在何時完成。

不適當：隨便幫我畫一張圖

適當：需要一張圖給某個業務用在哪個地方，形狀描述，彩色或黑白，需要在何時完成。

給予明確目標

而另一種因為沒有想法或是因為對概念沒有一個清晰的畫面，想請設計師提出構想，這時要先確認認知的平衡點是否建立完畢，設計師是否對你的產業與專業有了基本的了解，如果有的話，即使沒有想法，也應該溝通製作需求的目的，例如沒有想法是指哪一部分？視覺上或產品上沒有想法？或是需要一起釐清目標而需要設計師這邊給予想法做參考？需要動手製作東西還是提供市場上類似的概念就好？這些問題的釐清都有助於設計師開工。

在沒有明確想法時，試著確認：

溝通製作需求的目的，用在哪個地方上
沒有想法是指哪一部分？視覺上或產品上沒有想法？
是否需要一起釐清目標而需要設計師這邊給予想法做參考？
是否需要直接動手製作？
市場上是否有類似的概念？

有效溝通

在平衡了認知落差，並能釐清需求之後，接下來我們才能真正做到有效溝通，因為在沒有前兩項的基礎上，無效的溝通仍舊會不斷的發生，即使前面費盡了許多力氣，但後續的持續溝通如果不維持有效方式，仍然有可能導致許多意外。

急件處理

市場上沒有東西是不趕的，任何商業模式跟產品都會有時間壓力，加上市場變化瞬息萬變，因為時間控管通常是一層一層下來的，設計師作為中間層或是最後一層時，總是會遇到瓶頸，因此急件就是這麼產生的。但是這並不代表應該完全的限制急件，相對的，應該是與設計師溝通急件的處理方式與定義。以下是急件的相關定義與流程供參考。

急件普遍來說都是當天產出需求，並要當天完成，那麼就應該依照設計師的能力去定義急件要處理的範圍，在尚未需要急件時，就可以先以相關的範例圖去與設計師確認需要製作的時間，例如完全重新繪製一張圖需要 5 小時，當類似急件來臨時，就應該在 6 小時前給予空間時間讓設計師製作，並以 1 小時做驗收與發佈，另外，急件的定義通常為最優先處理，在公司內沒有其他外務的情況下，應該比起日常案件更優先處理急件，這件事也必須與設計師定義清楚，急件的需求也必須清楚定義，避免花太多時間解釋而壓縮製作時間，不明確的需求定義也可能造成驗收問題，不可不慎，最後則是急件的比例，應該要盡可能地壓在所有案件的 10%-15% 的佔比，當超過此類，應該歸屬於案件量過大，那麼就應該尋找更有經驗的人，或是尋找更多人來幫忙，一但有了急件處理的流程定義，就能很有效的維持公司業務。

關於急件，我們可以建立的流程是：

定義急件
用日常案件請設計師評估製作時間，預先判斷急件處理能力
急件的製作時間必須包含理解需求，製作，與驗收跟發佈
急件應為最優先處理，日常案件的時間將壓縮或停擺
急件的需求必須定義清楚，包含希望的風格與素材
急件的案件量佔比應在總案件量的 10%-15%

回報問題

當遇到類似設計的問題時，只是用口述或是打字其實對回報方跟設計師都很難理解問題發生的狀況是怎麼樣，例如作品的色彩怪怪的，就必須先確保觀看作品的螢幕是否正常運作，有些顯示器的彩度偏高，有些偏灰，有些甚至已經壞掉，這樣是無法看到真實色彩的。而有時甚至會因為影印機的色彩表現不足導致產生錯誤的回報。因此當回報此問題時，最好是在同一系列的螢幕上或是前往設計師的螢幕做討論 (當然設計師本身螢幕的色彩表現也必須正常，設備部分請參考這篇文章)，當顏色確認無誤時，再進行下一步。而在回報問題時，若是無法前往設計師所在地，那麼建議回報發現問題的來源，例如透過印表機印出來後發現顏色不理想，那麼應該回覆印表機型號給設計師做專業建議。

先確認問題的發生的環境有沒有問題
回報問題時附帶來源

有效回饋

當一個設計作品完成，要怎麼表示才能讓設計師知道你的感受跟修正的方向，而不至於傷害彼此感情，或是淪落無限輪迴的討論，更甚至避免自己跳下去執行，跟溝通不同的是，這邊會更專注在針對設計作品本身的方向以及表現方式做詳細解說，當一個設計有可能大幅度影響產品時，有效回饋就是一個很重要的課題。

回饋分級

這裏建議可以把回饋分成五級，並明確的指示，分別是方向錯誤，不理想，沒有意見，理想，方向正確，我們這裏撇除了情緒字眼，例如醜，難看這些其實歸屬在方向錯誤內但有時會出現在設計目標裡的感覺型表達詞，例如有時在市場行銷時，醜可以是一個差異化的目標，但這在一個作品的回饋上來說含義太多且太過模糊，是無法讓設計師理解的，更何況每個人的美感是有差異的，個人的感覺也是相當主觀，因此將回饋抽離感覺層面則能把討論拉回目標的設定上。

將回饋分為五級：方向錯誤，不理想，沒有意見，理想，方向正確
方向錯誤：整個都不對，需要重做
不理想：方向有符合，但表現不理想
沒有意見：能夠接受，但不到表現好
理想：方向有符合，表現也理想
方向正確：方向完全正確

當然還是可以在個人的情感上有更多的回饋，例如棒呆了，但是也不要忘記讓設計師知道這是符合目標的，而情感的表達只是附加讓大家知道個人喜好。

指定項目回饋

這個部分也是相當的重要，當我們學會用回饋分級來進行回饋並專注在目標討論上時，在整個畫面上只給出方向錯誤可能會造成全部重做的悲劇，這會大大的拉長工作時間，並且會將全部流程重走一遍，因此，這邊的建議是將回饋分級延伸到各個項目上，例如顏色，構圖，字型，用的圖片或照片，或是用的圖形，尺寸，風格，一一拆解後並針對特定項目進行回饋，例如有人覺得方向錯誤，其實很有可能只是他覺得選用的照片方向錯誤，那麼回饋就應該是說照片方向錯誤，但其他方向正確，這樣的回饋才能讓大家專注在某個錯誤的項目進行調整，而不是整個大改。