當不執著在甘特圖，我才了解專案管理
更新於 2021/02/26閱讀時間約 5 分鐘
過去的一個多星期，適逢農曆年假結束，回到職場的時間點，也是要開始新年新希望的時候，我花了很多時間，再做一件事情，就是尋找專案管理的軟體，想要好好的管理接下來要做的事情。
每一天，花了一、兩個小時，就在 Mac、iPad、iPhone 的 App Store 不斷地尋找，還記得有幾天都是捨不得睡覺的情況，不過，在每天總覺得找到了想要的，透過免費試用的時候，又瞭解到這不是我的。
期間，也花了一筆錢真的買了軟體（MindMaster Perpectual License），卻也還是經歷了一次次覺得不適合的失敗心情。
一、工具從來都不是重點
那一個星期的時間，我一直覺得，要做好專案管理，一定是我們可以有一個好的工具，一開始的發想，去找一個「甘特圖」，那是我唯一還沒有定下來使用。
加上我自己已經習慣使用的心智圖當作規劃模組，心裡想著，要完成專案管理，就是有一個工具，把心智圖跟甘特圖都弄好，可以一次看到完美的檢核項目，就是跨出來了一大步。
後來用了大概五款以上的圖表製作工具，最終我失敗了。
即使把所有的東西都放上去，我還是沒有覺得好用，甚至開始會嫌棄有哪些功能不好，不足夠等等。
我已經有了常常在用的筆記軟體，也有了心智圖的繪製軟體，卻找不到一個用起來上手的甘特圖軟體？充滿的失敗的挫折感。
看了很多評論，大家都覺得好用，但我卻用起來都不順手，不是跟我自己架構好的系統沒有辦法整合，就是軟體設計上面，並沒有帶給我足夠好的使用經驗。
大概就這樣過了一個星期，從不同的軟體中（QuickPlan、Xmind、MindMaster、Ayoa、MindManger 等）體會到，原來工具根本都不重點。
我從來沒有思考過專案管理到底是在做什麼。最後，我放棄執著在甘特圖工具，而認真思考，為什麼大家講到專案管理就要甘特圖。
然後基於甘特圖的概念，慢慢的一步步拆解專案管理到底是什麼。
二、專案管理，其實是一種連結元素的能力
一個專案裡面會充滿的很多不同的要素，基本上就有「人、事、時」三個大基礎元素，甘特圖的就是把這三個元素都放在一起的工具。
想到這邊，第一個解開的結，不論使用何種工具，三個元素仍是需要被定義且放上去的。
- 人：通常叫做一種資源，是來幫助事情往下一步推進的。
- 事：要做的事情，之前參考電腦玩物的文章，這邊放的應該是以「專案、任務、行動項目」，最重要的就是「可行動」項目。
- 時：依據不同的事情，時間會是一個區段，能夠知道時間還有多少，或者是否已經超過期限。
三、專案管理，其實是一種追蹤進度的能力
延續上面的三個元素，有了明確的定義，第一步就是回來看，這三個元素的連結，會幫助可行動項目的推進，下一步，就是怎麼去追蹤進度。
關於進度，我自己最喜歡的詮釋是：把一連串小小的事情，一個個做完。我近期在看 OKR 的書籍時，也有異曲同工之妙。
當我們把可行動的項目列出來，一個個去完成的時候，就是在完善進度。近一步的，讓我們去把事情完成。
四、專案管理，其實是一種完成事情的能力
既然有了進度規劃，一步步地把可行事項做完之後，理論上所要做的事情就會被完成。這是一個很棒的推論，但很多時候可能會發現，並不盡然。
當我們在進行一個專案的時候，一開始一定不夠完備，所以後面要做的事情都會不斷地延伸出來。
所以，當我們要做到「完成事情」這個終極目標時，內心要有很明確對於「完成」的定義，我自己下的判斷是「當一件事情有明顯的產出」，就是這件事情完成的時候。
這樣可以避免一件事情因為不斷的更新，沒有完成的感覺。
人的心理是需要有「完成」的感覺的，因為這會有一種成就感，然後累積往下做的能量。
所以專案管理另外一個要素，就是要能夠不斷讓人感覺到「完成」，堆疊美好的經驗，持續地保持對專案的任情。
五、專案管理，其實是一種檢核成長的能力
根據 OKR 書裡所說的，當關鍵結果（Key Result）不斷的被完成之後，目標（Obejective）就會被達到。而多數時情況，其實我們可能只能完成六至八成的關鍵結果，卻也得以達成目標。
當我們回頭看，會知道怎麼可以做的更好。
這一點，過去我做得非常不足，但漸漸的開始練習要做「覆盤」這個動作，在很多工作或學習的技術上面，都有說整理與回顧的重要，這也是我最近體會到的。
所以，其實專案管理就是一個循環的體系，從一開始的三大要素互相關聯，一直走到最後一步，這是一個動態的過程，隨時都會發生變動，這樣的變動必然會存在，因為事情不斷的往前延伸。
當慢慢理出這些頭緒之後，再轉頭看，花了這麼多時間找專案管理的軟體，不如透過自己的心法在數位的環境上，佈建屬於自己的專案管理方式。
先在前面講，我透過心智圖、筆記跟日曆，去完成了自己的專案管理系統，目前正在一步步的實驗中，使用的軟體是 SimpleMind、Agenda 跟 Google Calender (iCal) 這三個交互關聯去做的。
目前心中有個計劃想分享這個結構，之後陸續上架文章。下次見！
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本文係由國泰世華銀行邀稿。
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