原料偏差與回收作業

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根據《化粧品衛生安全管理法》第8條第2項之規定,中央主管機關所公告之化粧品種類的「製造場所」,必須符合《化粧品優良製造準則》,中央主管機關得視情況進行符合性之檢查。

此一規定也宣告了台灣化粧品產業正式進入強制GMP的時代。

對業者而言,若要令其行之有年的「製造場所」能符合《化粧品優良製造準則》,那勢必要額外投入不少成本與時間。因此,中央主管機關便惠予了「合理」的「緩衝時程」與相關配套,除了依「風險」訂定了各類化粧品的實施日期外(衛授食字第1081102748號),亦舉辦了可觀場次的說明會、相關訓練,與蒞廠訪視。此外,也針對《化粧品優良製造準則》在實施時所應具備之「必要文件」,建議了參考範本,此舉除能緩解部分GMP文件的建置壓力,相形之下,也簡化了「準則符合性」的最低「要求」。當然,若僅將《化粧品優良製造準則》視為是一個「技術性議題」,這些配套作法不外乎是個達標的速成解方。

在導入與實施GMP時,到底應該將其視為「管理性議題」,亦或是「技術性議題」,還是不得不為的「合法性議題」,那就端視主事者之品質意識與管理高度了。

無論在《ISO 22716》、已功成身退的《自願性化粧品優良製造規範》之驗證、「化粧品製造場所GMP符合性檢查」(衛授食字第1091106649號,01/01/2021起開始辦理),亦或是在實施日期之後的「現場檢查」「回收計畫」都將會是「驗證/檢查」的重點之一。從回收之啟動到完成,以及後續之相關作為,都是在化粧品GMP系統裡的一個不可或缺的備案,以期在不時之需時,能行「亡羊補牢」之實。

因此,在「驗證/檢查」時,「查核方」便常問及:貴司是否有依準則之規定,定期評估「回收流程(程序)」呢(《化粧品優良製造準則》第73條第1項第6款,ISO/CNS 22716 14.3.5)?

一般來說,「回收」之啟動可分為「被動」「主動」。「回收流程(程序)」之定期評估的方式,不外乎就是模擬一個「回收」的假想情境,再沙盤演繹整個程序是否可令「回收物件」能在最短的時間內,作最全面的回收。最常見的假想主要係以「被動回收」之情境而為之。也就是由客戶端之品質負面反應,或是主管機關責令回收之模擬(《化粧品回收處理辦法》,衛授食字第1081602524號),來試著啟動「回收流程(程序)」。但實務上,卻常會忽略掉以「主動回收」之情境來操演,原因無他,因為似乎在過往的營運經驗中「未曾」發生過。

因此,「查核方」便常有機會能提出如此的指正或建議:可嘗試以「原料偏差」為由,來評估「回收流程(程序)」。這雖然是一個非常好的建議,但卻是一個假議題。除非「GMP系統」內部建有「實質」的品質示警系統,否則在該業者的現實世界裡,因「原料偏差」為由而啟動回收之機率是「零」。

WHY ??!!

讓我們先試著釐清一下,一般在工廠內怎麼會發覺到「原料偏差」,以及發現後的處理模式。

「原料偏差」發生的情境有二,其一是在進料品檢時發現的,其二是在庫存原料之週期性品檢時發現的。

理論上,在第一種情境下,「瑕疵原料」是不可能被允收入庫的,更遑論進入製程,因此也就沒有相關的成品會在後續有被回收的問題。但在第二種情境下,就有可能藉由庫存原料的週期性品檢,進而察覺到庫存原料發生偏差。當此狀況發生時,業者多半僅會針對該「瑕疵原料」將之報廢處理,而會積極地想要追究其之偏差為「何時」發生者,鮮矣。因為要先有能力去推估該偏差可能發生的時間範圍,方有可能進一步地去掌握到該「瑕疵原料」所可能涉及到的成品批次,才有「召回」該些「品質疑慮」成品批之可能性發生。若僅片面地以「發現偏差」當下所逕作的報廢決定,來作為原料品質狀態之「二分法」的斷點,那就不會去懷疑過往的成品批可能會有「品質疑慮」之虞,而有「回收」之必要。

因此,只有能「計畫性」地察覺「庫存品」之品質偏差的「GMP系統」,方有機會能以「品質變化趨勢」溯及「偏差」發生的可能時間範圍,如此才有可能以「原料偏差」為由來回收「特定批次」之成品。當然,若能掌握「品質變化趨勢」,除能以適當的管理來紓解倉儲空間不足的壓力之外,亦能在採購之初,就能有計畫地讓大部分庫存能在其發生變異前就被使用完。

而要能夠掌握「品質變化趨勢」,「品管」已不再僅是「事後」的「作業」而已,而應該是在「事前」以「計畫」方式規劃與照表實施。如此,才能整合「品管」所得之落後資訊,爬出「趨勢」,進而轉為可資善用之領先指標。如此,原料「留樣」便有了積極的意義,其不再只是被動地作為進料檢驗的廉價對照品,或是用以卸責的虛偽佐證了。而除了原料之外,所有其他物件的留樣,亦應復如是。

承上可知,僅以技術性思惟是不足以做好GMP,若要將GMP內化,化繁為簡地促進營運效能,必須要能從管理的角度,實事求是地處理與所有與GMP相關的問題與議題。此外,切記在實施GMP時,盡可能地避免以技術性手段去解決系統性問題,否則,輕則治標而不治本,重則積非成是,徒耗企業生息。

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大可侯的沙龍
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臺灣化粧品正面臨新監管制度的關鍵──《化粧品產品資訊檔案管理辦法》已正式施行、《化粧品衛生安全管理法》的陸續生效,即本專題會討論到的「化粧品安全評估」與「化粧品品質」。
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