遠距工作講到面紅耳赤還表達不清楚?有效溝通第一步:避免用電話

閱讀時間約 8 分鐘
下面以此為基準,排列出各種溝通手的優先順序:
當面簡報>視訊會議>電子郵件>商務通訊軟體>電話
判斷的基準是「是否能靠視覺來傳達」給對方。若以這點來篩選,距離無聲達標最遠的溝通方式為「電話」(包含用通訊軟體進行語音通話)。
你周圍還有人只用電話來聯絡工作嗎?
我有很多出差機會,每次在機場休息室或車站候車室辦公時,常常看到邊講電話邊發脾氣的人。他們看起來像是在用電話報告、連絡、討論些什麼,但因為無法向對方清楚表達自己的意思而焦急上火。
讀到現在,相信你已經知道問題出在哪裡了。
問題不在於表達內容,而是「表達者」身上。請記住,無法「讓對方看見」的電話基本上是要盡量避免的溝通方式。
我希望你養成一個習慣,經常去想「如何避免通電話」,同時調整自己日常的溝通方式。以下分享一個我身體力行的做法。
工作時基本上不使用電話。
我的名片上只印了電子信箱,就算有人詢問電話號碼,我也會表示拒絕:「因為沒在用就沒印了」。因為我想讓自己的溝通環境更接近「無聲達標」,盡可能使用郵件而非電話來溝通。
其實,偏好電話溝通的人當中,有不少人工作上欠缺精煉思考的習慣,這點很容易造成時間浪費。當我們工作中被突如其來的電話打斷,聽對方講一堆沒有重點的話,沒有比這更不合理的事情了。話說有時候還會被要求馬上回覆,我根本沒時間準備的答案,連進行紙一張思考整理的機會都沒有。
用電話溝通,就像被猛然推上舞台一樣,沒有相當程度的簡報功力辦不到。
如果按本書指引不斷練習,進而讓思考整理能力發揮到相當於「紙0張」的程度,那麼用電話溝通是沒有問題的。
可是,在初期階段,比較保險的觀念是「只靠電話的商務會議溝通,不論對自己或他人都是百害而無一利」。從前確實有過只能靠電話溝通的時代,但如今時空環境已大幅改變,那種無法「讓對方看」電話模式也該更新了。
電子郵件優於通訊軟體的理由
接下來我們把「電子郵件」和「商務會議通訊軟體」放在一起說明。若以「是否能靠視覺來傳達」為判斷基準,那麼這兩者都符合要求,請列為優先選項。
至於電子郵件為何排名比通訊軟體更前面,主要是從「呈現視覺化思考整理結果的容易度」來判斷。
會議通訊軟體溝通時,速度是優先考量。雖然正在忙的時候無法立即回覆,但心裡會擺脫不掉想回應的念頭。或說很多工作人都覺得「不回覆不行」。關於這點,我曾在研討會中做過調查,半數以上的學員都有「要即時回應或五分鐘內回應」的時間壓力。因此,用通訊軟體溝通很難做到深入的思考整理,往往輕易便做出回覆了。
現在請稍微回想第一章介紹紙一張思考整理術時練習的「開放兼差主題」。我想有些人「一開始是贊成(反對),但思考整理後卻變成反對(贊成)」的吧?
但凡是「不習慣先精煉思考再工作」的人,要以通訊軟體做為主要溝通工具是有相當難度的。
相形之下,電子郵件可以充份進行思考整理後再回覆。
如果將下頁【表格】的內容以電子郵件寄出,對方便能透過視覺化內容接收到一定程度的訊息。
然而,很多商管書主張「立即回信是一流人才的共通點」或「延遲回信的人工作表現不佳」。真的是這樣嗎?
電子郵件比電話好的優點在於對方能接收到「視覺化」的訊息。當你花點時間歸納出如【表格】的版面,對方用看的就能明白你「思考整理後的結果」。
無論如何,電子郵件最大的優勢就是具有確保思考整理時間的自由。
對於不習慣精煉思考再工作的人,採用即時通訊處理工作術反而會帶來許多麻煩。「一流人才都會立即回信」的前提是這個人必須完全做到精煉思考才有可能,所以若非如此就不用執著於「即時回覆」了。
事實上,我自己就不會馬上回覆通訊軟體或電子郵件,通常都是保留莫約一天的整理時間再一口氣回覆。
不「即時回覆」反而提高效率
電話是「同步型媒體」,電子郵件則是「非同步型媒體」。接收郵件和回覆郵件兩者之間無須同步進行,而「不同步」這點即為電子郵件的本質。
「即時回覆」是把電子郵件視為相當於電話的同步型媒體。但我認為電子郵件屬於非同步型媒體,所以信件往返間有時差也是理所當然。
那麼,商務通訊軟體屬於哪一種?如同前述,因為這種溝通方式有速度上的要求,所以要歸類為同步型媒體。但這不代表你不能將電子郵件方式套用在通訊軟體上,你只要找出自己的運用規則就沒問題了。
最簡單的方法,就是向旁人宣告:「除非註明『緊急』或『盡速回覆』,基本上我會保留一天的時間整頓後再做回覆」。如果旁人都明白「這就是他的工作方式」應該也會出現贊同而跟著做的人。或許正因為如今是「隨時隨地都能與人連結」的時代,故而逐漸有提倡「有權斷絕連絡」的主張出現。
要用「同步型媒體」還是「非同步型媒體」?這種選擇今後會更加重要,而我認為電子郵件的「非同步」特性應該獲得更多人的認同。
「即時回覆」在工作模式多樣化的現代,真的算是工作能力高強的條件嗎?
不過,我認為「容許時間差=以尊重自己和對方的時間為前提做好工作」的趨勢會越來越普及,請你務必藉機嘗試看看。
當面簡報和遠距簡報的優點
最後,我想一起說明「當面簡報」與「視訊會議」,這兩者都能輕鬆達成「視覺傳達」的效果,而所有簡報基本上都採用其中之一來進行。
最符合本質也容易執行的就是「當面」簡報。
「當面」簡報:
與對方處在「相同空間」。
手邊有「列印」的紙一張資料。
反覆用固定格式的「觀看用」簡報。
前面介紹了A和B的案例就符合當面簡報的條件。在這種環境下不停練習製作紙一張簡報就是通往「無聲達標」的捷徑。也因為讓對方看的是「紙張」而非「電子文件」,所以能在短時間整合資訊、傳遞給對方。希望你的傳達對象能像A和B的主管那樣認可你要表達的訊息。
今後每次做簡報前請考慮「該如何套用某個格式」,剛開始就算不盡理想也沒關係,重點透過每次練習培養精煉思考的習慣。
下面要來試想一下「遠距」簡報的狀況。
例如視訊會議、線上會議或用商務通訊軟體視訊通話功能來進行簡報。
「遠距」簡報:
與對方處在「不同空間」。
用「電子設備」來呈現紙一張資料。
反覆用固定格式的「觀看用」簡報。
前面多次提及,使用電子設備會降低對方的理解程度。然而就現實面來說,這種溝通模式今後只會日益增加。但有一個不容忽略的重點,亦即縱然全程數位化,也不能省去製作資料的步驟。
我在序章一再強調不製作資料會喪失整理思考的機會,而且以簡報的觀點來看,還有一點很重要:有些訊息要製作成「視覺性」資料才能傳達給對方。
以手寫進行思考整理,就算簡報時沒把附帶結論的資料給對方看,必定也能增加得到「簡報淺顯易懂」的意見回饋。不過,讓對方看到資料更容易在短時間內將訊息傳達到位。
尤其是遠距溝通本來就會增加雙方理解上的難度,這種情況下若想讓簡報有所成效,預先準備好資料是比較保險的做法。
或許有人認為「要為了線上會議製作資料很麻煩」,但我們已在第二章學到非常簡單的紙一張資料製作方法了。一旦養成習慣,從思考整理到產出資料應該能在三十分鐘內完成。更何況這絕非麻煩的「作業」,這是用來「精煉思考」的重要時間。所以請不要因此省略這個步驟,而是如同與人當面溝通般最好充足的準備。希望我有充分消除你的疑慮,願你打造出適合自己的溝通環境。
下一節將進入實戰方面的解說。
剛才以各種「媒體」為著眼點,現在則以「人數」角度來說明要如何產出一次過關的簡報。以下就介紹幾個實用技巧,請邊讀邊想像自己實踐時的情景。
首先是「一對一」的簡報,我想這種情況大部份是向主管提案、報告、連絡或討論的場合。所以很容易進行紙一張簡報,也最適合應用在初期階段。
基本做法就是一邊給對方看完成的紙一張資料,一邊進行講解即可,不過這時可以用三個有助於提高傳達力的「簡報基本動作」。
(本文摘自幸福文化《0秒說明!遠距工作!立即見效的「紙一張」簡報術》)
(天下雜誌)
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