文件處理小技巧小分享

最近在處理一些賣場的事情，結果發現我給出去要請對方電子簽名的檔案，對方打開之後說檔案整個跑掉，他不知道怎麼簽，後來我又給我其他朋友看看，發現有的人會正常顯示，有的人卻不會，真的讓我很納悶。之後有一位朋友教了我一些小技巧，我才恍然大悟，欸！原來可以這樣用！雖然可能是基本常識啦～但想說還是分享出來給大家，如果不知道到的人，就可以看看囉～

因為我給對方的是word檔案，所以好像的確會有容易跑版的問題，所以如果是要給對方的檔案，不管是要請對方線上簽名，還是一個公司簡報之類的，都可以另存新檔變成pdf檔，pdf檔案就不會跑版了。

不過轉檔成pdf檔後，檔案就會無法編輯，同時也是可以保護檔案不會被修改，所以基本上很多公司的合約都會用pdf檔案來進行簽屬。但要編輯pdf檔案也不是不行，網路上有很多pdf編輯軟體，可以幫助我們編輯pdf檔案。這些編輯軟體通常具有一些基本的功能，像是文本編輯、圖像編輯、頁面編輯等，還有一些高級功能，像是增加注釋、線條、筆跡等，可以大大提高工作的效率。

有時候我們可能會因為某些因素，可能類似的內容卻分不同的檔案，這樣假如要檢視時，就要開很多個檔案，其實會比較麻煩，而如果是用pdf，網路上也有很多pdf合併檔案的軟體可以用。除了能夠將多個文件合併為一個文件之外，還可以把文件中的特定頁面移除，或者將特定頁面移動到文件的其他位置。使用pdf合併工具非常簡單，只需要選擇好要合併的文件，然後看是要合併還是更改頁碼都可以直接操作，操作上也很直覺。

像我之前有做一個類似商品目錄的檔案，商品目錄可想而知，裡面一定很多圖片，圖片多檔案就會容易很大，檔案大我們要上傳或對方要下載都需要花很多時間，而且也會佔據我們電腦或是雲端的儲存空間。如果有很多東西檔案很大，可以用壓縮軟體進行壓縮，但是如果只有一個pdf檔案，也有線上pdf壓縮軟體可以使用，這些工具不僅可以幫助減少pdf文件的大小，使它們更容易存儲和分享，而且還可以幫助加快文件加載速度。在選擇PDF壓縮工具時，考慮你的需求和要求很重要，如果需要定期壓縮大量的PDF文件，那麼付費工具可能是一個更好的選擇。

以上就是文件處理的小小技巧，不知道對大家有沒有幫助，這些小方法的確對我來說有很大的幫助，不過我朋友有跟我說，如果是合約需要進行數位簽名的話，單純把檔案傳給對方，對方可能加個簽名檔的圖片，或是直接在手機上手寫簽名，這樣合約簽名是不是有偽造的可能，這個我覺得也是一個很值得討論的議題，尤其現在疫情大家用電子文件來簽名的機會越來越多了。聽說網路上也有一些這種數位簽名的公司，可以把訊息加密，透過加密來讓文件不會被偽造，而且還能確定是由本人發出的，聽起來是蠻高科技的，這部分我就真的不是很懂了，看來之後可以再找時間研究研究呢～