行政流程數位化

2022/06/15閱讀時間約 2 分鐘
在日常工作當中,或多或少有都有一些行政事務流程,或是資料整理的相關事宜,我們可以透過網站工具或是手機APP,讓這一些行政流程數位化,就不會讓你浪費太多的工作時間。
▍語音輕鬆轉文字
工作上,有時需要打逐字稿,或是暫時不方便打字。在智慧型手機的介面裡,只需一個按鈕就可以將語音轉為文字。網站方面,可以透過SpeechNote https://speechnotes.co/ 網站或是Google文件將語音轉為文字;APP方面,可以下載雅婷逐字稿 APP,可以同時將語音轉換成文字檔跟聲音檔。
▍圖片輕鬆轉文字
除了聲音之外,有時我們需要將圖片內容轉換成文字。我們可以進入Line的照相功能之後選擇轉換文字功能,就可以圖片轉成文字,此外,也可以使用Google文件將圖片轉換成文字。
▍合約文件轉圖片
過去,想要給客戶正式的文件,需要將文件印出後簽名,在傳真到對方公司,需要花費不少時間。現在,可以不用到處找傳真機,只要透過Microsoft Office Lens APP,將文件拍照之後,就可以轉成圖檔,透過Line等通訊軟體馬上就可以轉給客戶。而且拍照之後,不像一般相機功能,會把桌子一起照進去,軟體會自動擷取文件大小轉成檔案,非常方便。
▍紙本文件數位化
工作上,常常有許多紙本文件輸出,累積一陣子後,會沒有地放置放。我們可以透過Evernote數位筆記工作術,將紙本資料存入Evernote數位筆記當中。
▍雲端空間好管理
根據2018年Google的官方統計,GMail全球用戶人數已經超過十五億,也就是說每五個人就有一個人使用Gmail信箱服務。GMail預設有15G空間可以使用,如果你有工作上的需求,需要備份硬碟當中的檔案,可以評估之後,購買額外的Google雲端空間;此外,可以進入Google空間管理 https://one.google.com/storage 點選「釋出帳戶儲存空間」進管理網頁,釋放硬碟空間。
▍檔案轉換好輕鬆
工作上,常常需要將Microsoft Office相關文件轉換為PDF檔案,或將PDF檔案合併、拆分或是加浮水印,這些功能都可以透過iLovePDF網站 https://www.ilovepdf.com/zh-tw 處理。自媒體行銷時,需要將圖片轉換成特定大小,特定格式,或是做圖片裁減,這些功能都可以透過iLoveIMG網站 https://www.iloveimg.com/zh-tw 處理。
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我是工作力教練林易璁,協助社會人士「提升職場工作力,打造個人職場品牌」。目前身份是「職涯顧問|培訓講師|書籍作者」,授課主題為「思維邏輯X資訊科技X職涯規劃|個人職場品牌打造術」,書籍著作有《贏在轉型力》以及《個人職場品牌打造術》。課程邀約|文章授權|合作洽談:[email protected]
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