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資訊圖表|年度季度數據圖表,進階改造X軸標籤

更新於 2024/10/09閱讀時間約 3 分鐘
職場上的表現,在技能和勞力以外,解題能力也造成你與其他人的分野。上一期的「改造實戰題」介紹了如何把圖表中的X軸標籤設定成兩行顯示,上司或客戶可能喜歡這樣做,但是希望標籤出現在一年四季四個數據點的正中央,又可以怎樣解決?有了方法,又有沒有技巧可以使這方法更快更有效率?剛踏入了第四季,又是季度與年度報表的時節,上班族一起來學習實用技巧吧!
這一次的教材來自八月的Tesla年度股東大會,當中顯示公司出產的電動車數目逐年增長。如果你留意一下X軸的標籤,是設定為往左下的斜向顯示。這種設定每每是當標籤有點長的時候,大多數人預設的解決辦法,看似簡單容易,其實有兩個大缺點:
  • 難看清:較長的標籤往左下的斜向顯示,相比水平方向的標籤,觀眾固然更難看清;如果數據點本身是十分靠近,把它們設定成斜向也是無助於增加空間,我們可以看到結果還是一堆密密麻麻的標籤;
  • 易看錯:我們由最右手邊的標籤看起,左下的斜向顯示其實並非與數據點作垂直對齊,相反,標籤的位置是靠左的,遇上像教材般這麼長的標籤,觀眾很容易視覺上誤把標籤與左邊的數據點連繫起來。
其中一種解決的方法,就是把年份抽出來,在每個「第一季」的標籤的第二行補回年份。這樣做可以減少重覆的文字,也可以讓標籤維持於水平顯示,有興趣可以參考上一期的介紹。
那麼,要是上司或客戶要求年份的標籤,由附於「第一季」變成在一年四季的正中央,又可以怎樣解決呢?傳統上的設定中,X軸的標籤是與數據點並行的,一個數據點配上一個標籤,要在四季四個數據點,或是更精準一點,在「第二季」與「第三季」的正中央顯示年份,在軟件中是沒有方法直接如此設定的。
但是,這樣不代表我們就此放棄解題。
既然標籤與數據點是一比一的比例,那麼不如加入空白的數據點,用來放年份的標籤?但是在圖表中,數據點的距離是均等的,在「第二季」與「第三季」之間加入了空白的數據點,橫向比例便變得奇怪,好像一年的正中央被割開似的。
要解決橫向間距的問題,就試一下在每個原有數據點之間都加入空白數據點吧!這樣橫向的距離便可以一致,年份也可以在第二行才顯示呢!好像解決了問題呢!
這個時候你可能說,跟著這個方法做,有些標籤,尤其是靠近彼此的,好像被軟件隱藏了起來呢!原用擔心,在Axis Option的設定中,修改Labels部分,選擇並設定Specify interval unit為1即可。
既然有了這個解決方法,我們也要看一看方法的效率。假設原有數據點有五十個,要在每一個之間加入空白的數據,是否要在試算表軟件重覆四十九次「新增空白行」呢?這倒也未必,要做好商業簡報除了用好簡報軟件,試算表軟件也不能忽略的啊!不用編程技巧,以下就是快速增加空白行的小撇步:
長條圖遇上空白數據,乾脆不顯示固然沒有問題;那麼如果是折線圖,這種解決方法行得通嗎?
我們先修改圖表類型為折線圖,一按之下,圖表上甚麼折線斜線也沒有了啊!
先不要慌張,這是有其原因的。在軟件預設的設定中,折線圖遇上空白的數據便會把斜線斷開造成缺口,而因為我們在每個原有數據點之間也加入了空白數據,總體來說根本沒有兩個連續的有效數據,所以軟件繪不出直線來,是可以預期的。要讓折線顯示出來,改變有關空白數據的設定便可以:

以上並不複雜的解決方法,可以讓你在職場商業簡報各種要求之間,靈活運用去應對不同的場合。沒有能解決所有問題的秘笈,只有好好培養自己的解題能力。

要是你想學習簡報或是視覺化設計,但喜歡看圖多於看文字,可以追蹤我的專頁,一口式內容,適合通勤時學習之用。
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人人也說要大圖大字,簡報是否只有一個模式? 在企業框架內、上司要求下如何發揮設計創意? 我不想聽「你要這樣做」,我要知「為什麼」! 遙距簡報的世代,設計上又有什麼雷區要避免?
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