善用專案管理心態與方法,籌辦一場理想的婚禮

2023/02/27閱讀時間約 11 分鐘

前言

本文適合讀者

  1. 想用理性心態,籌辦自己與伴侶的婚禮
  2. 專案管理入門學習者,用實例體會專案管理的技巧

為何我會寫下這篇文章

在2021年9月,我向當時的女友,也就是現在的另一半,在一家精心佈置的飯店房間裡求婚。
當下很緊張,但沒有想到,更緊張的是在求婚以後。我們邊吃著飯,邊聊著婚禮該怎麼籌辦,聊越多,心中越焦慮。
因為我們發現要處理的事情太多了,從選日子、挑選場地、拍攝婚紗、婚禮佈置與氛圍設計、傳統儀式與流程設計。想完成這件事,也不能只靠我們兩個,要找能對應我們品味、預算、時間安排的各種廠商,包括婚宴場地、婚紗禮服租借、婚紗與婚禮攝影,需要多方的配合協作。
更別說對於婚禮的期待,不是只有我們兩人,還有雙方的家人。
可以想像,為何有很多婚禮新人在籌辦過程中,會發生各種衝突,甚至喚起不想結婚的念頭。
其實在籌辦前期,我也沒想過怎麼處理比較好,總以為只要狠下心把錢花下去就好,然而真正開始了解市場行情後,也知道自己不是什麼富裕人家,很多高檔婚禮規格的預算是超乎想像的;再者,品味是無價的,並不是花比較多的錢,就會得到喜歡的模樣。
即便當下不清楚該怎麼做,但至少我只想清楚一件事,關於辦好這場婚禮的意義:跟另一半創造共同美好回憶、在過程中建立與另一半的溝通模式。
畢竟往後婚姻生活,我們還會有更多更重大的議題,需要做出更多重大決定,例如一起買房子、一起養育兒女,如果連這一天都不能好好處理,那以後怎麼共同經營這段長期關係呢?
於是,在經歷8個月的籌辦過程,我試著紀錄、盤點、與未來另一半持續溝通、檢討與即時調整,在2022年6月,我們順利了辦完了這場婚禮,而結果應該還算滿意,包括我自己與新娘、雙方家人、來參與的賓客。
寫下這篇文章,希望可以對於正要、正在籌辦婚禮,或是已經開始經營婚姻生活的人,省思自己的心態與方法,給自己與伴侶打造理想生活願景。

為什麼是用專案管理方法來達成

身為PM,這是職業病,也是生活態度,我總相信,我們在職場打造各種產品、服務體驗,給人們各種情感上的滿足,是一件美好的事。
而這些打造產品的方法,也一定適用於生活中,生活是由一連串體驗所構成,其中婚姻就是透過伴侶關係建立所創造的人生體會。
談到方法,身為產品經理工作者,向大家科普一下「專案管理」這個詞。
所謂的「專案」,是指由一個暫時性的團隊,必須完成的非例行性任務,透過一連串協作流程來交付成果。
對照到籌備婚禮這件事,確實這是一件非例行事務,大部分的人,一生都只會遇到一次,也希望把這一次好好辦好,也因為想要以有限資源,來達成最大效益,就像老闆給你少少的預算,希望你設計一個產品,如期上市並且創造市場聲量跟業績。
生活中充滿無數個專案,端看你用什麼態度來面對它,既然大多數人投入許多心力在工作中,是否也可以用這樣嚴謹心態來看待人生大事呢?

啟動婚禮籌備專案

1. 正式開始前,先擁有全局觀

因為專案管理,是一連串的流程設計與確實執行來交付成果,如果沒有先想清楚起點與終點、盤點自己可用的資源、識別可能的風險與擬定對策,就貿然執行,往往都會在執行的過程中,遭遇各種非預期的困難,阻礙你完成專案的目標。
擁有全局觀,讓你用更踏實的心情,去面對過程中的風雨,勇敢地踏出每一步。
  1. 定義願景與具體目標
第一步總是最困難,你必須充分理解以下問題,並且給自己明確答案:
  • 為何要辦這場婚禮?
  • 每個人對於婚禮的期待畫面是一樣的嗎?如果不一樣那又各是什麼?
  • 具體來說,在婚禮哪些環節要做到哪些程度,才會達到大家的期待標準呢?
分享個人觀察,婚禮其實是為了新娘及雙方家人而設計的一個儀式感活動,新郎當然也可以樂在其中,例如邀請朋友一起來同樂,不過從市場需求來看,以花費最高的場地佈置到禮服設計,其實核心需求是圍繞在,如何讓新娘成為全場最閃耀、最引人注目的的一顆星。
所以身為新郎,請把這件事放為首要目標,並且展開,哪些事情與這個目標有關,例如場地的選擇、禮服與攝影的選擇、花藝佈置、婚禮小物和音樂的選擇。
那其他家人、賓客也是想達成全場注目的焦點目標嗎?如果不是,那他們為何要付錢(贊助婚禮)、或是花時間參與呢?既然在這裡談到了,自己和另一半以外的「其他人」,請接著往下閱讀,開始思考,婚禮並不是只有你和另一半的事。
2.了解重要關係人(Stakeholder),並洞察他們的期待與需求
籌辦一場婚禮,不是只有滿足自己或是另一半的期待,這是很多人的誤區,覺得這是這是夫妻兩人的事。然而,選擇舉辦婚禮這種半公開活動,邀請了雙方父母作為主婚人、邀請了雙方家族的賓客,你就得用你們的有限資源,以合理方式滿足他們的各種期待。
對於產品經理來說,利害關係人(Stakeholder)是任何會參與在產品開發之中的人,從投資者、開發者、執行者、使用者都是,以一家公司來說,就是股東、你的主管、你自己、研發、行銷、業務、客服團隊。
因為人能成事,所以想把事情做好,你必須先瞭解,婚禮籌備過程中,誰是重要關係人,你要怎麼串連他們,讓他們樂於其中,又可以充分幫助你,成就這場婚禮。
我分享,大多數婚禮的重要關係人,以及通常的期待與需求:
  • 另一半:以新娘而言,能夠用這一生為止最佳姿態,跟眾人分享幸福喜悅,並且得到高度認同感。
  • 雙方重點家族成員:以長輩而言,花了大半輩子養育的兒女,要步入新人生階段,與自己的親友展示自己的成就,並且得到高度認同感。
  • 其他賓客:想要享受歡樂、幸福的情感分享
純粹個人觀察,社會賦予婚禮的意義,其實就是主辦人邀請自己重視的親友們,來分享自己的喜悅,並期待能夠得到高度認同回饋感,例如「新娘好美、新郎好帥」、「你們辦的婚禮好夢幻」、「今天你兒子女兒的婚禮排場好氣派你好有面子」,只要了解大家的心態,往後在進行許多決策時,你就會知道,為何你選擇簡單的處理方式,會帶來衝突;為何你花了很多錢,卻不見得會有讚賞。
多放一點心力,在這些重要關係人,他們真正重視的事情上,你可以得到超乎預期的成果。
3. 盤點資源,對齊期待
世界上的資源是有限的,你錢包裡的錢也是。即便是跟世界首富比,有件事情也是公平的,那就是大家擁有的時間,是大家都擁有一樣多的。
想要在很短的時間內,例如三個月內,辦理一場新人、親友賓客都可以享受的理想婚禮,不是不可能,只是你得投入更多的金錢、更多心力的各方溝通、更確實的設計與執行。
盤點你的預算、時間、人員支援,對齊自己與重要關係人的期待,是務實且必要的。

2. 正式開始後,請持續溝通,對齊眾人的期望

在公司的專案會議,通常都會邀請全部關係利害人參與kickoff meeting,透過簡報說明,這次專案的目標、時程、風險,來同步所有人的期待與解釋疑問,並讓每個人都清楚自己該做些什麼,才能共同完成,交付預計成果。
回到生活,我們不太可能邀請另一半、雙方父母、全體廠商坐在會議室裡聽你的簡報。
本質上,無論是坐在會議室或是客廳,只要大家可以靜下心去彼此理解想法,就是我們想創造的溝通情境,只是在生活中,正常情況下,人都是以較感性的方式去談論事情。
以下是你可以善用的時機,以及你必須在談話中得到的重要資訊:
  1. 新人邀請雙方父母吃飯與提親:創造正式且慎重的環境,來得到重點承諾與期待。

    例如雙方對於婚宴日期的大略期待、是否重視傳統禮俗儀式,在談論過程中,試著引導出具體資訊,例如有家長說,慢慢來就好,那麼你可以多詢問,是否在明年9-12月,天氣較涼的日子較好。另外,也盡量讓雙方允諾的事情談清楚,例如是否需要聘金、哪些儀式是一定要做的。但畢竟可能是第一次見面,建議不要一次談太多,若只能選一件事,那肯定是婚宴的大概月份,這是你評估整體時程可行性的關鍵。
  2. 新人一起去找對方家人吃飯:創造慎重但不會過於嚴謹的環境,可以討論細節,例如一起用農民曆看日子。
  3. 新人單獨去找自己家人吃飯:創造較無戒心的環境,可以多討論敏感議題,例如聘金數字
在這些重要場合前,做事前溝通,甚至是一些小串通,也可以讓整個討論更順利,更符合你的執行期待。

3. 籌備過程中,隨時識別風險並擬定對策

在籌備階段,經常要面臨的風險課題是:非利害關係人發出的雜音。
本來已經決定好的事情,為何父母又突然打來改變決定呢?例如婚禮當天的儀式流程、雙方文定的六禮內容,有的需要花費更多金錢、有的是會打亂當天時間流程,當突然遭遇時,往往會讓人不知所措,更多的人,只會選擇憤怒或隱忍。
以常見例子來說,有很多家族親戚,會和你的家人耳語,像是別人家的婚禮都有什麼習俗,你們這裡怎麼沒考慮到,其實這些人都沒有任何惡意,那只是日常話題中的輕描淡寫而已,但聽在耳裡的婚禮主辦人,內心就有許多焦慮想法,很怕對對方家族有所虧欠。
這是華人社會長期的負面思想,在此不做多餘探討。
客觀而言,只要雙方都談定並接受內容,就已經做到最大的誠意了,另外關於一是習俗,因為根本沒有所謂的標準規格,加上每個人的民族信仰有所不同,即便相同,對於禮俗的解釋,也不可能一致,所以怎麼做,都會有人不滿意。
此時,你只要確定,新人雙方、雙方父母還有具影響力的長輩,透過溝通或是花費更多資源,盡力滿足即可。
識別真正重要的聲音,並且幫助利害關係人過濾雜音,是你可以有效交付結果的關鍵之一。

4. 善用工具與設計必要文件,確實追蹤進度

在籌備婚禮過程中,你肯定會忘東往西,然後被冠上不夠用心的標籤。
其實日常生活還是持續運行著,你在公司的工作量不會因為你正在籌備婚禮而減少。再者,人類大腦是用來思考、決策的,不是用來儲存記憶的,所以你必須善用行事曆工具、文件,來時時掌握情況,提醒自己與參與人員在正確時機執行下一步。
以下有幾份文件是你該準備好的:
1. 婚禮任務清單與執行時程:列出所有執行項目、時間、與負責人,確保任務彼此的關聯性,隨時紀錄掌握進度
2. 婚禮預算表:列出所有花費與項目,在採購時做必要取捨
3. 賓客名單與喜餅發送名單:包括喜餅品項採購、收發事宜所需的清單
4. 婚宴流程時間表:具體寫下當天婚禮所需準備物品、人員、流程時間
文件設計了,就要在對的時機去檢視、並且採取行動。

結語

成為成熟大人的一步

寫了這麼多,最後想分享,運用這種方法辦婚禮,其實是讓自己成長的好時機。
大多數人都不會有籌辦大型活動的經驗,而第一次主辦就是主持自己的重要日子,把婚禮辦好,也是邁向成熟大人的一步,請在婚禮辦完以後,再回顧以下三件事,看自己是否變得更好了:
  1. 時常盤點與反思,幫助你更清晰看待困難
  2. 有耐心持續溝通,作為排除困難的對策
  3. 重視兩人共同創造的成果,才是理想成果

要做,就要做好

看到最後,不知道心情上是更堅定還是更惶恐呢?
婚禮是兩個人結為連理的數十年中的其中一天,如果把時間拉長來看,其實很多人都會淡忘這一天到底發生了什麼、前面的籌備過程做了什麼,可是有些事情,如果確實做好,影響的層面是一輩子的。
從兩個人共同決定婚禮的理想畫面、一起挑選廠商跟樣式、一起或是分工分別家人溝通,最後賓客給予的高度讚賞、自己看到照片成果的笑容,那是只有夫妻兩人可以共同體會的美好。
回到現實層面,想辦好一場婚禮,不管是預算花費或是時間心力投入,都是很龐大的,所以要辦,就把它辦到好吧。
掌握進度、跟另一半和重要關係人溝通,共同做出決策。
沒有最好的決定,只有大家都願意一起承擔的結果,這會是一場好的婚禮,更是美好婚姻的起點。
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它不僅僅是一份工作、一個職位,更是一種態度與處事原則的淬煉方法。 從職場心態到人際溝通;從商業策略規劃到產品營運。 從產品經理的角度出發,分享我所好奇的一切。
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