不知道專案經理在管理專案的時候是否會想應該用何樣方式管理專案，又或者想都不想就使用「按步就班」的方式來管理？但有沒有想過，「按步就班」的線性模式並不適合用來管理所有類型的專案呢？甚至應用錯誤的方式來管理會為專案帶來災難。本文會介紹那種特徵的專案比較適合使用線性模式來管理。希望專案經理們不要再使用不洽當的方式來管理專案了。
何謂線性模式
線性模式已經存在多年，此處所謂「線性」的意思意味著規劃中涉及的有條不紊的、有針對性的、連續的行動 (Chaffee & National Center for Higher Education Management Systems, 1855)。線性模式已經存在比較長的時間且為基礎的管理策略，它容易理解且足夠簡單，只需把專案切分為一個個連續的階段，每一階段關注相關的工作並產出預定的產品即可。一個階段的完成標示著下一階段的開始。項目隨著最後一個階段完成後，即代表著項目的完成。下圖是線性方式運作的軟體開發專案的例子。
線性開發生命週期
適合運用線式方式管理的專案特徵
由上述線性模式的特徵可知，線性模式並沒有又或者甚少會回到前面的階段，因此每一階段的工作產出將成為下一階段開始的條件。例如需求收集階段所收集的所有客戶需求將成為方案設計階段中設計的指引。若然收集的需求有所遺漏，則於方案設計時必然有所缺失。有時這樣缺失會導致缺少某個重要的功能、或者某個功能欠缺不可或缺的特性。欠缺這些重要的部份可能是致命的，於客戶作系統驗收測試的時候會認為軟體並不能滿足業務需要或解決已有問題而有所不滿。因此，於專案過程中的每一階段必須保證沒有缺失，才能讓專案成功。基於這種沒有缺失的前題條件下，我總結了以下具備這三種特徵的專案，較適合運用線式方式來運作和管理。
- 客戶或需求提出方清晰的明白自己所需
- 專案的產出不受外在環境的變化而受到影響
- 團隊具備完成相似專案和軟體的經驗
客戶或需求提出方清晰的明白自己所需
我們需要知道的是，沒有一個專案是為了實施而實施的。也沒有人是為了買電話而買電話的。換句話說，客戶需要一個建立一個專案，必然伴隨著其核心想要解決的問題。而面對這些核心的問題，客戶是否已經在專案成立前期已經釐清並作書面記錄是關鍵所在。換句話說，客戶已經清晰自己所需，並非只是腦中模糊的影像。除了這樣，以軟體開發專案為例，客戶必須十分清晰專案所需要的軟體應該具備那些功能，和各個功能詳細的特性。一般來說要達到上述這一點並不容易，因此專案中必須具備一位經驗豐富的專家，他除了熟識業務的運作外，同時也需要熟識軟體開發相關的技術和限制。這位專家能把業務需求轉化成合適的軟體方案，而且也需要有能力說服客戶接受軟體方案中的限制，或讓客戶放棄某些軟體功能特徵以換取其他利益。只有客戶明白軟體方案是如何滿足他們的需要，並且接受相關的限制，才能讓專案順利驗收。不會因為客戶在專案最後交付時，因為和期望不同而提出大量的變更，因而導致專案進度大幅拖延和超支等問題。
專案的產出不受外在環境的變化而受到影響
我們生活中的環境不斷的在變化，專案的建立某程度上也是為了應對這種不斷變化的環境。但是以線性方式來管理的專案並不適應大量或需要快速應變的環境，為此穩定的專案環境對線性方式管理是不可或缺的。若是運用線性方式來管理專案的話，在過程中碰到需要變更的話，則需要對變更走一系列的處理和審批流程。包括變更的分析、委員會的審批、方案和專案後續安排的調整。要完成流程中這一系列的工作會為專案中的各人帶來巨大的、非生產性的工作量。並且一般來說也需要較長時間才能走完上述的流程，因此如果專案需要經常作出變更的話，則有必須再次審視這種管理方式是否適合於此專案了。
一般來說不太受外在環境變化而影響的專案，其方案通常只是為企業內部的員工使用，目的是為了改善企業內部的工作流程。由於企業內部的工作流程在成熟後一般不會作出非常大的更改（這是由於人的習慣使然），因此這類型的專案會較為適合使用這種方式來管理。另一方面如果專案是為了產出某種產品，並提供給其他企業或個人使用的話，則必然會受較多外部因素的影響而需作出調整（例如政策改變、對手的行為、文化和客戶想法改變等）。
團隊具備完成了相似專案和系統的經驗
如果團隊成員並沒有完成過相似專案的經驗，又或者企業並沒有相關專案的文書記錄的話，則專案會處於十分不確定的環境。這是由於團隊成員因未具備必要的知識而難以理解每一個業務需求、系統功能和特性的背後所隱含的情景。缺乏這些經驗的話只能看到事情的表面，並會陷入只見樹木不見林的情況。只由缺乏足夠的知識，團隊就難以知道自己的不知道，並問出更為深入但重要的問題。另一方面，如果團隊已經具備實施過往相似專案經驗的話，則能預先知道專案可能發生的問題和具備的風險是什麼，這能在專案早期的規劃或方案設計階段已經能避開或已具相關風險的應對措施。要知道經驗的寶貴在於減低未來的不確定性，並提高順利到達目標的可能。
總結
只有在專案目的清晰、內外部環境穩定及團隊成熟且具備經驗的情況下，線性管理模式才是較為有效的管理方式，優秀的專案經理必須學習和深入了解各種管理方式合適的專案，才能讓管理專案時達到有效治理和產出令人滿意的結果。請記著，管理的優劣是以經濟效益來衡量的，若果專案在結束時並沒有帶來足夠的經濟效益的話，縱使專案最終完成了，管理上也是失敗的。共勉之！
Chaffee, E. E. & National Center for Higher Education Management Systems. (1855). Three models of strategy. In Academy of Management Review (Vol. 10, Issue 1, pp. 89–98).
