【Notion 專案管理】解鎖Notion Projects必用功能｜最全面教學 — ProjectManager

隨著時代的急劇變化，我們的工作和生活環境中出現越來越多的突發狀況需要被列為【專案】處理，有效地組織、追蹤、協作和管理專案內容對於團隊和個人來說越來越重要。而在一切數字化的今天，如何尋找並通過專案管理軟體工具來幫助我們進行綜合化的專案管理也成為關鍵的一環。

Notion作為市面上優勢突出的多功能軟體工具，為你提供強大而靈活的數字工作空間，為專案管理提供了一個多功能和高度可定制的平台。

以下我們一起將探討和了解學習Notion 專案管理 （Notion Projects）功能如何幫助你提升專案管理組織效率和協作能力。

原文刊登於：【Notion 專案管理】解鎖Notion Projects必用功能｜最全面教學

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為什麼要用Notion來做專案管理？

組織和結構化

在 專案管理中，組織和結構化是不可或缺的一步。 Notion 提供了一個直觀且靈活的介面，讓用戶自由創建新頁面、文件夾和子頁面，以整理專案任務內容。

這意味著您可以為每個 專案 創建一個獨立的工作區，並在其中組織和存儲相關文件、資源、任務和討論。這種組織結構使得專案內容更易於尋找和存取，同時還為團隊成員提供了一個共享和協作的平台。

舉例來說，您可以在Notion中創建一個專案頁面，其中包含專案的概述、目標、里程碑和相關文檔。您可以使用子頁面來組織不同的模塊，例如任務清單、討論區、文件存儲等。這種組織結構使得整個專案的內容可以按照邏輯和層次結構化，方便團隊成員快速找到所需的信息。

任務追蹤和計劃

Notion提供了多種功能和視圖，可用於任務追蹤和計劃管理。您可以使用代辦事項清單、表格、時間軸等工具來追蹤和管理專案中的任務和項目。這些工具可以幫助您設置狀態、截止日期、優先級等屬性，並提供視覺化的方式來監控專案的進度。

舉例來說，您可以在Notion中創建一個代辦事項清單，列出專案中需要完成的各項任務,為每個任務設置截止日期和優先級，並使用標籤來分類任務。

同時，您可以使用表格視圖來查看和管理所有任務，使用過濾器和排序功能來組織和排序任務列表。這種靈活的任務追蹤和計劃工具可以讓您清晰地了解專案進展情況，團隊成員之間也能進行更加便捷的任務分配和協作。

團隊協作和共享

Notion是一個強大且集成多平台鏈接資訊的團隊協作軟體工具，為專案團隊成員提供了共享和協作功能。您可以邀請團隊成員加入專案工作區，共同編輯和討論專案內容。每個成員可以根據其訪問權限編輯和查看相關資源，並留言和註釋內容以進行討論和反饋。

在Notion中，您可以創建共享的文檔、筆記、文件夾等，供團隊成員存取和編輯；也可以通過設置權限，控制不同成員內容訪問級別，以確保資訊的安全性和隱私性。強大的團隊協作和共享能夠讓專案團隊共同協作、討論並做出決策，從而提高整體效率，達到預期成果。

高度定制化和彈性

Notion的獨特優勢之一是高度定制化和彈性功能。您可以根據自己和團隊的不同專案任務需求來定制和配備專案管理工作區。您可以自由選擇不同的視圖（列表、看板、時間軸等）和內容格式（文本、表格、代辦事項清單等），以最適合您和專案團隊的方式來組織和呈現專案內容。

同時，Notion還提供了許多預製的專案模板，涵蓋各行各業，可以幫助您快速啟動和組織專案任務。這些模板包括但不限於任務追蹤、專案計劃、會議記錄、產品路線圖等。您可以根據需要選擇合適的模板並進行自定義，以對應您或團隊的專案管理需求。

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Notion Projects專案管理功能介紹

Notion 專案管理（ Notion Projects ）功能點擊即可開始使用，具有兩個相互關聯的主要區域：專案（Projects）和任務（Tasks）。這兩個功能區皆有預先配置的專用數據庫及模板，讓您能夠迅速將專案資訊和任務鏈接到 Notion 頁面中，開始管理工作。

您可以在該功能區（Projects tasks）進行自定義，以滿足專案團隊的任務需求。無論是根據特定屬性創建過濾視圖，還是添加標籤以明確任務歸屬，Notion Projects 都可以讓您以更快的速度和更清晰的方式靈活地進行工作。

那麼在開始使用 Notion 管理專案之前，讓我們先了解一下Notion Projects 所具備的一些基礎功能。

• 無代碼構建模塊（No-code building blocks）：Notion通過大量自定義功能使用戶可以更好地控制其工作空間。Notion中的每個頁面都可以使用各種模塊功能（如文本、待辦事項列表、圖像、代碼片段、嵌入等）進行構建，以創建符合專案團隊工作流程和需求的工作區。
• 數據庫（Databases）：數據庫是Notion的一項核心功能，可幫助專案團隊管理和組織工作區頁面。數據庫可用於任何用途，如會議記錄總結、任務資訊概覽、文檔存儲系統等等。數據庫中的信息可以通過多種方式查看，如列表(List)、日曆(Calendar)和看板(Board)等。
• 文檔協作（Document collaboration）：專案團隊不僅可以協作處理任務，還可以一起處理團隊中的文檔和筆記。這項功能非常適合專案團隊進行頭腦風暴、會議記錄、提案和簡報以及共同寫作。
• 嵌套頁面（Nested pages）：Notion允許專案團隊在頁面中創建子頁面及其下屬頁面等，這可以幫助團隊分門別類組織複雜的任務並進行相依性管理。
• 模板（Templates）：Notion擁有多種專案管理方法的模板，可用於各行各業的專案管理，如會議議程、團隊資料庫和CRM系統等，使用這些模板可以讓專案團隊以最快速度開始設置和處理專案任務。

Notion 專案管理教學

如何尋找及進入Notion Projects

首先， 登錄Notion賬號 並在頁面左側的側邊欄下方找到「Templates」選項，點擊進入新頁面（如下圖所示）。

接著，在「Templates」新頁面點擊「Projects & tasks」，選擇「Get template」，即可在Notion開啟Projects tasks的新模板頁面，開始管理你的專案任務（如下圖所示）。

在新的專案任務(Projects Tasks)管理頁面，你可以自由添加新專欄，如時間軸（Timeline）、列表（List）等，選擇Notion更多功能全方位管理專案（如下圖所示，點擊「+」增加更多管理功能）。

任務管理

在任務（Tasks）頁面，你可以通過模版預設的檢視模式查看任務的時間軸（Timeline）、看板（Board）、狀態（Status）等，還可以自由選擇添加檢視模式，如列表（List）、標籤（Tags）、總結（Summary）等。

在任務編輯區，專案團隊則可根據不同的專案任務自定義設置相對應的編輯功能，如Notion的狀態(Status)功能，該功能分為三個狀態類別：To do、In progress和Done。由於每個團隊不同工作方式，相對應的任務狀態能幫助團隊進行有效的任務追蹤及管理，例如To be reviewed或Editing，專案團隊可以靈活使用自定義 Status 屬性執行以下操作：

• 過濾數據庫以僅顯示正在進行的項目
• 使用日曆視圖顯示已發布項目的視圖
• 為每個團隊構建自定義工作流程，為營銷、產品、設計等創建特定狀態

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時間線 Timeline（實時追蹤）

專案團隊可以根據任務需要按時間順序將項目進行可視化項目，無論是小時、星期或月份等任何時間節點。

時間線（Timeline）中的每一行都是其自己的概念頁面，您可以在其中自由添加或編輯更多內容：

• 單擊時間線上繪製的任何項目。該頁面將以預覽模式打開。
• 如果您在時間線中顯示表格行，請將鼠標懸停在任意行上並單擊 【OPEN】。
• 單擊屬性名稱或字段可對其進行編輯。
• 通過將鼠標懸停並使用【⋮⋮】向上或向下拖放屬性來重新排序屬性。
• 您還可以通過單擊【***】及【Properties 】來將新屬性添加到時間線中【+ New property】，並在其中添加評論或@提及團隊人員。
• 頁面正文則可像任何其他 Notion 頁面一樣進行編輯，添加您想要的任何內容塊，包括內聯數據庫。

看板（Board）

看板（Board）有助於顯示專案數據庫中各個流程階段的任務或按屬性分組的任務。使用它們進行專案管理能夠可視化團隊的專案資訊、數據和任務進展等。

• 【Filter】：專案團隊可以單擊看板頁面右上方的【Filter】，根據任務需要查看符合特定條件的卡看板，如【Contains】、【 Does not contain】等，還可以根據需要添加任意數量的過濾器。
• 【Sort】：專案團隊可以單擊看板頁面右上方的【Sort】，選擇要作為排序依據的屬性，然後點擊【Ascending】或【Descending】進行重新排序。

任務相依性（Dependencies）

專案團隊可以在Notion Projects中添加依賴關係（Dependencies）以讓專案任務以線性形式進行連接，令團隊需要互相溝通的相關人物更加直觀清晰。

在數據庫的時間軸視圖中，將鼠標懸停在任何數據庫任務上，右側即出現一個灰色圓圈。單擊或拖動該箭頭將其連接到另一個任務上，即可建立兩個任務間的相關性。

或者，也可以轉到數據庫右上角的【***】並單擊【Dependencies】。系統將提示您選擇現有關係或【Create new relation】。

專案團隊可以根據新關係，重命名Blocking和Blocked by屬性。

Notion AI 自動化（寫作及整理）

Notion AI 可以在專案團隊工作流程的各個部分提供幫助，具有創建新內容、起草寫作、編輯現有內容以及生成附加內容等功能，可以幫助團隊節約時間或提供靈感。

專案團隊在開始新頁面時，可以選擇【Start writing with AI】，根據需要選擇選項中的【Brainstorm ideas】、【Outline】、【Social media post】等填寫提示並點擊【Enter】。

AI書寫內容將直接出現在新頁面中，您可以在寫入時單擊【Try again】或【Stop】更改AI寫作內容。如下圖所示，專案團隊可以在任務總結中直接選擇AI寫作進行內容整理。

多平台集成

專案團隊可以在側邊欄的【設置和成員（Settings & Members）】菜單中單擊【我的連接（My Connections）】。這裡將顯示團隊已驗證鏈接預覽或嵌入的所有應用程序，以及尚未連接的其他應用程序。

專案團隊可以根據數據庫或專案資訊需要，鏈接其它平台，如GitHub, Jira, Google Drive等。

【帶你速成】Notion專案管理模板功能實操

從 Notion內置的專案任務模板 開始，專案團隊可以自定義創建一個最符合需求的的專案和任務數據庫。 接下來，我們將一步步向您展示如何在 Notion 中使用模板快速開始專案管理。

選擇模板（Templates）並添加任務追蹤器（project tracker）

登錄Notion賬號 ，點擊介面側邊欄的【Templates】，從模板開始啟動任務追蹤系統（project tracker）。

【Templates】中有三個內置項目管理模板，每個模板都有一個指定的用例。無論您從哪一個開始，都可以稍後通過添加更多屬性來進行自定義。

• To-do list: 這是一個用於簡單任務管理的單一數據庫，您可以在其中創建、組織和追蹤任務。它適合用於一次性專案或個人任務管理，在這些項目中您可能希望使用盡可能簡單的功能系統。
• Projects & tasks: 該功能板塊的數據庫非常適合團隊專案管理，允許團隊按專案計劃組織任務並追蹤整個團隊的任務進度。Projects和Tasks是兩個獨立且相關的數據庫，專案團隊可以在每個數據庫中記錄不同的信息並將它們相互鏈接。
• Projects, tasks & sprints: 選擇此模板會為專案團隊的專案和任務管理添加另一層頁面，允許團隊將任務安排到限時衝刺中，非常適合工程團隊的專案和問題追蹤。

自定義模版，多樣化選擇數據庫可視圖

Notion 讓你可以靈活地以不同的方式可視化相同的數據庫。你可以創建上下文視圖來關注當前重要的事情，或是分配給成員的任務，也可以根據任務標簽和時間軸來檢視專案資訊。

例如，專案數據圖（projects database）有以下視圖方式可供選擇：

• 在看板視圖（Board view）中查看活動（Active）專案: 活動（Active）視圖隱藏所有未標記為Planning或In progress的專案，以重點關注和管理正在進行中的項目。
• 概覽所有專案: 點擊【All】鍵則可顯示數據庫中的所有專案內容。此視圖方式對於專案團隊進行批量更改或了解多個項目的所有屬性非常重要。
• 使用時間軸（Timeline）視圖評估專案工作量: 在時間軸視圖中，專案團隊可以查看根據開始和結束日期排列的所有專案項目。通過檢視專案項目的時間線及重疊時間節點，專案團隊可以確保工作量平衡並判斷團隊執行新項目的能力。

在任務數據庫（tasks database）中則有以下視圖方式可供選擇：

• 查看按其總專案（parent project）進行分組的任務：【By project】視圖按相關專案拆分任務列表。
• 查看分配給自己的所有任務：在【Mine】視圖中，數據庫會進行過濾，僅顯示分配給自己【Me】的任務（具體取決於誰登錄並查看數據庫）。
• 查看任務所有者：【People】視圖非常適合讓專案經理了解每個團隊成員的待辦事項列表。

使用專屬任務管理屬性及標籤

根據專案管理任務需要，你可以將相對應的新任務屬性添加到專案數據庫 — 你只需單擊選項【 ··· 】、【Properties】和【+ New property】，您將看到【Projects & Tasks】模板中顯示一些專為項目管理設計的建議屬性：

• 為專案和任務分配優先級順序 — 使用優先級屬性【priority property】，您可以創建不同的優先級順序（Low, Medium, High, or P0, P1, P2），然後按專案的重要性對進行排序。
• 標記不同類型的任務 — 使用任務類型屬性【Task type property】，您可以為不同類型的任務創建對應標籤，還可以根據這些標籤創建一個新視圖，方便進行批次檢視和處理。
• 增加專案描述 — 將文本屬性【Text property】添加到專案數據庫中，您可以在其中編寫專案的簡短描述，讓成員可以一目了然專案內容。

【一起學習】Notion專案管理成功案例分享

個人案例

Ceci Saia，一名擁有數十萬訂閱者的旅行博主，使用 Notion對其旅行經歷進行詳細的記錄和評論。

對於 Ceci 來說，旅行是從一個詳細計劃開始的。在旅行前，她必須仔細研究當地的貨幣、餐廳、酒店、活動等，利用 Notion 收集並有序排列這些信息。

例如， Ceci 為每個旅行地點創建專屬頁面，收集所有可能為旅行計劃提供信息的相關文章、圖像或視頻。 當她真正開始旅行時，還會在該頁面隨時更新記錄旅行見聞。

團隊案例

公司管理者使用Notion強大的技術將專業房地產經紀人與其相對應的工作場所進行配對，幫助公司成員共享信息、記錄任務目標並加快工作速度。

這個房地產團隊在 Notion 上重新制定了公司目標、使命和願景。每位成員在登錄公司儀表板時都能看到自己的任務目標。他們使用Notion加強了自身工作與公司計劃之間的聯繫，這讓跨部門專案團隊進行信息透明化，隨時檢視成員任務狀態，為下一步工作計劃設定提供幫助。

企業案例

Paper的主要業務是一對一輔導每位學生，其擁有近 200 萬學習者，因此他們具有大規模的導師團隊。Paper通過使用 Notion 作為導師和學生課程協調和組織的集中平台，設定標準的工作流程、輔助課程、入職指南等。

企業通過在 Notion 上創建可重複的流程、模板或框架，並進行無限地推廣，在不增加工作量的前提下進行大規模使用，幫助Paper統一管理龐大的業務情況。

【能力進階】Notion專案管理學習資源

Notion官方YouTube頻道是一個豐富的資源庫，提供大量關於專案管理的學習資料。不論您是專案管理新手還是經驗豐富的專家，這個頻道都能為您提供寶貴的教學指南、操作示範和實用技巧，幫助您更好地利用Notion專案管理功能。

在這個YouTube頻道中，您可以瀏覽專案管理基礎知識到進階技巧的各方面視頻，由淺入深學習如何建立專案大綱、設定任務和子任務、追蹤進度和時間軸、使用標籤和濾鏡等相關內容。不僅如此，Notion團隊還會不定期地分享最新的功能更新、最佳實踐和專案管理的模板案例，讓您能夠隨時提升自己。

結束語

Notion提供了一個多功能、全方位的專案管理平台，通過組織和結構化專案內容、提供任務追蹤和計劃工具、支持團隊協作和共享，以及提供高度定制化和彈性，提升專案團隊的組織效率和協作能力。無論是個人專案還是團隊專案，Notion都能夠滿足你的各種管理需求，幫助你實現專案任務的成功！

Notion專案管理的常見問題（FAQs）

Notion適合哪種類型的專案管理？

Notion是否支持團隊協作？

Notion是否提供專案進度追蹤的功能？

Notion是否提供專案模板？

Notion的專案管理功能是否可定制？

Notion是否支持專案文件和資源的共享？