一位以前很熟悉的受訪者，某理財資訊網站總經理打來，不幸的是我的手機很久以前換了，第一時間以為是陌生來電，就以非常機械式的語氣接聽「你好...」得知是對方後，語調才轉回工作模式...也就是比較有溫度的方式。
對方忍不住笑了，「你真的對每個人的說話方式都不一樣誒？」
有注意到自己的講話語氣嗎？抓住三個小原則，降低不必要的溝通風險！
使用錯誤的語氣，在職場上會吃虧嗎？簡單回答：不盡然，但是語氣這種事情，算是屬於自己就能避免的非結構性因素。就像我剛才舉的案例，熟悉我的人也許習以為常，但如果真的是陌生的潛在合作對象，那就無法保證對方是否認同這樣的態度了。
態度決勝負？語氣測風向！
決定你職涯好壞因素有很多，身高、體態、外貌、喜好、家庭背景、教育學歷、工作資歷、有沒有養過寵物、自媒體經營成績...族繁不及備載。但簡單歸類不外乎就是兩種：結構與非結構因素，前者是你無法決定的既定條件，後者則是我們較能掌握的。
語氣呢？扣除掉天生音色或是難以調整的說話習慣，大體來說歸類為非結構因素應該是比較合理。不過要先註明，這裡提供的建議比較算是自己的職場經驗，至於如何專業的使用聲音，不妨可以參考坊間許多專業聲音教練或是配音人員的課程，都是我自己很佩服的專家！
不過要注意的是，你一定會看到那種，講話很不客氣，甚至近乎羞辱人的主管，但是又不得不承認，他們確實在專業上很有一套，對吧？我們必須得承認，當你實力（或財力）到達一個組織非你不可的時候，自然你就有罵人的本錢。但是反過來說，在這個相當重視個人表達與權益的時代，一個語氣惡劣或是待人不客氣的主管，想必也很難好好帶領現在這種跨世代的職場環境吧？
注意人設與語氣的搭配
用人設這個詞可能太誇張了，重點不在於你扮演什麼樣的角色，而是展現與你平時做事風格的一致性。就像前面我遇到的案例，當我面對受訪者或合作對象是，我會去思考如何與他溝通，吸引他的注意力，連帶的我的語調會變得比較豐富一點，但當我回到一個人的工作模式，語氣就會變得冷淡甚至冷漠，這就不是一個好的習慣，也是過去我還是新聞工作者時不會犯的錯。
（在辦公室待久了，面對各種無理也無禮的user，真的是不只眼神死、心死，連語氣都會死氣沈沈的。）
不過語氣的轉換其實是很常見的，特別是以聲音表演為本業的工作者。以前就有看過電視台的主播，在螢光幕前是相當活潑、有活力的聲音，表情也往往是笑意滿滿，但是一下棚就是變回撲克臉，不苟言笑，語氣也是降溫80%左右。
語氣與一個人的職場人設往往是密切相關的，應該盡量維持一致
檢視口頭禪，避免不必要的第一印象
口頭禪，顧名思義就是在你對話的過程中會不斷出現的詞語，而且是無意識的。然而正因為是不斷出現，因此往往這也是對方會產生的第一印象。如果對方是長官或客戶，可能我們只能私下碎嘴，但如果是我們自己的口頭禪，可能就要很小心了。
扣除掉髒話這種在職場上本來就應該避免的用語，其中一個最常見，也應該檢視的口頭禪就是「抱歉」、「不好意思」，這連帶了等同於向對方示弱，尤其當這變成了口頭禪，更是無時無刻在對話中顯示自己的弱勢，當然這對於某些服務場域來說，是一種禮貌與服務精神，但在職場上，也可能會讓對方認為，你真的做錯了什麼。
另一種則是以問題回覆對方，例如「蛤？」。私下與朋友聊天，蛤算是很常見的反應用語，尤其是當朋友分享一個看似很不合理的誇張故事時。但是當職場上，使用了「蛤？」或「你確定？」即便對方是你的下屬、朋友，這樣的反應方式某種程度上，是以一種很不具體、沒有建設性的方式，質疑對方提供給你的內容。
加點緩衝詞，一樣的效果，更低的溝通風險
第一個可以掌握的，是增加緩衝詞。在溝通的過程會發生潛在衝突點的地方，往往是疑問句與命令句，也就是當溝通者的言語與情緒較為直接的時候。打個比方：「你的Email這樣寫對嗎？」不過主管好像都是如此。
關鍵在於你會用一種不是問題的問題，例如「對嗎？」「你覺得合理嗎？」「這樣有沒有搞錯？」，這種看似疑問，其實是罵人的語句，在溝通上往往會造成疑惑與誤會。
而緩衝詞（緩衝詞是我自己的用語，如果說專業上有其他的詞，當然是以語言學專業的為主）的作用，在於把你的「質疑」轉換為「詢問」，並且提供多點資訊，就能達到一樣的溝通效果：
「你的Email這樣寫合理嗎？」可以改成「我在你的Email看到幾個我覺得不合理的地方，方便確認一下原因嗎？」
「你的簡報給我30頁，你覺得合理嗎？」可以換成「因為我們能過這個專案的時間不多，建議調整一下頁數，以3分鐘可以溝通完為目標。」
練習
誠如一開始說的，在溝通上「語氣」這個要素，其實應該算是比較好調整的變因，你不需要成為一個聲音專家或是演講者，只要在溝通過程避免不必要的風險，彌補弱勢，自然就能讓你更專注在發揮優勢。
所以以下兩種練習方式也非常簡單，基本上是不需要錢的，頂多是把文件印出來而已。
練習方式一：念稿
語調中的自信，我自己的經驗是，來自於練習。你對紙上或是腦袋裡的文字掌握度愈高，語氣就會顯得自然，自信也會應運而生，不需要特別變聲就有很好的效果。
練習的方式，就是念稿。以前在電視台工作時，首要任務除了看外電帶，就是把一份講稿印出來，重頭開始唸。而且這樣的練習往往比大部分人想像得困難，光是這個練習就可以練上好幾個月，最熱衷的時候甚至騎車也換念起招牌、路名來練習。
尤其以前工作的電視台以財經新聞為主，因此數字的辨識與讀出更是一大關卡，如何直覺看出我該念百萬、千萬還是億，這個真的只有苦練而已。
其中一個小訣竅是，在你把講稿印出來的時候，試著用筆在紙上標記斷句的地方，或是乾脆把斷句處直接跳行，這樣對於你在念稿的時候幫助會比較大。例如這樣：
語氣呢？
扣除掉天生音色
或是難以調整的說話習慣，
大體來說歸類為非結構因素
應該是比較合理。
練習到最後，自然對於大部分的文字斷句型態有初步的了解，甚至就能不需要手寫斷句處，或是調整版面才能做到，唸的過程就能從經驗去找到斷句的方法。
練習方式二：放慢速度
一般來說，講話太快會讓人感覺到你的情緒是急躁或緊張，前者顯示你可能不是穩重的人，後者則會讓對方誤解你對自己的內容沒有自信，這兩種狀態往往會讓溝通內容還沒開始就先扣分。
練習方式也很簡單，首先要破除一個迷思「你聽到的速度，就是觀眾聽到的速度」，往往不是如此。你也許有過這樣的體驗，當你駕駛機車或汽車載人時，你覺得沒有很快，但是乘客的感受卻是，「太快了！慢一點！」。原因就是，你對自己的內容掌握度較高，就像是手握著方向盤，你很清楚知道現在要轉彎，等一下會煞車。
但是你的聽眾（乘客）不會知道這件事情！特別如果你的內容又是一條蜿蜒顛簸的山路，不是輕鬆怡人的度假行程，那麼聽眾恐怕上路沒多久就暈車了。當然，經驗老道的講者會透過聲音表情、手勢或是故事情節的強調，讓聽眾跟上步伐，感受到形成的奧妙，但對於我們這些還無法掌握技巧的一班人，從實務上來看，放慢速度是最必要做到的。
