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《表達與社交學》66 職場上如何寫出強勢有力量的催促進度信？（讀者QA）

(本文嚴禁抄襲、報導、以任何圖文形式轉分享，須經過原作者同意)

此文是用來回應之前有位讀者的QA，但是不知為何，我找不到他第二段關於職場信件的提問內容，但之前往返的大意如下：

讀者QA:

因為發發寫作又快又輕鬆，所以我想請問「寫作邏輯」，要如何訓練自己有效地將想法組織成文字？上班族也是需要發想、組織、架構文字的能力，所以特別提問這題！

我的回答：

上班族要省時省力，最好精力集中在可高效率提升自己的能力、職場表現、社交力、薪資等等，除非工作性質跟出版、媒體息息相關，不然我認為上班族使用文字（寫長文）的範疇不是那麼多。

重點是訓練「邏輯」，有邏輯萬事通，邏輯好的人，寫提案、合約、信件、訊息都會精準許多。

如果就加強文字能力來說，你直接提出一個範圍的書寫方式，像是到底信件怎麼寫比較好等等，我比較能針對此給建議

首先，跟大家說明，我以前職場練就的強項執一就是：催稿、催進度，如果我去從事討債工作應該也能處理得很妥善哈哈哈，所以，要特別向大家推薦我寫信的要領，提供給各位參考。

因應到各位職場的性質，大家可以將此書信撰寫邏輯延用到Line等社群媒體，效果同等高效。

在介紹此封信的寫法時，有些事特別提點大家：

無論你跟主管、老闆、客戶、廠商、同事等等的討論，口頭上聊得多有共識、愉快，也要會後、之後，以簡單的文件作紀錄，以保障自身權益。

為什麼？

職場上就是有人翻臉比翻書還快，慣性不認帳、反咬，寧願多做一點備案，也不要百密一疏，特別是關於承諾進度的部分，要用書信來往告知，盡量也不採取社群媒體。

接下來進入本文，當你今天要催促對方提交東西、交貨、交件、交錢時，怎麼寫出一封強勢又有力量的信件呢？

1.     先電話、訊息告知，作為最後一道提醒防線

2.     聯絡後，最好4小時至當天內發出信件存證用