在台灣3C產業的高速變動環境中,企業人員異動頻繁,尤其在研發與資訊管理部門,離職與職位調整是常態。然而,多數企業在人員離職或職位變更時,往往忽略了資訊安全的延續性,導致機密資料外洩或資安責任斷層。
ISO 27002:2022條文6.5強調,企業應將資訊安全責任納入聘用終止或變更管理流程,確保即使員工離職,仍遵守相關的保密義務。然而,很多企業即使有這些規範,仍然會遇到離職員工私自保留公司資料、供應商外部人員工作變更後未解除存取權限等問題。
這些問題的根源,往往不是因為規則不明確,而是資安習慣沒有真正內化。這就像減肥計畫,如果只靠短期的強制執行,而沒有建立長期的「原子習慣」(Atomic Habits),那麼一旦壓力解除,舊習慣就會回來。企業應該透過習慣養成的方式,讓「人員異動的資訊安全管理」變成自然而然的企業文化。案例分享:3C公司如何用「原子習慣」管理人員異動的資訊安全
背景問題:離職工程師帶走機密資料
台灣某3C公司近期面臨了一場資安危機。一名研發工程師離職後,競爭對手推出了極為相似的產品,經內部調查發現,該名員工在離職前將大量產品設計文件存入個人雲端硬碟。雖然公司合約中有「競業禁止」與「保密義務」,但在執行上,管理層並未落實有效的離職流程,導致這次機密外洩事件。
為了改善這個問題,3C公司決定不只是修訂制度,而是運用James Clear的「原子習慣四大法則」,讓人員異動的資訊安全管理真正落實在日常工作中。
「原子習慣」如何優化人員離職與職位變更的資安管理
1. 讓好習慣顯而易見(Make It Obvious)
- 在離職申請流程中,自動彈出「資安提醒」,讓員工知道「你的資料存取權限將於X日內撤銷,請確認歸還所有設備與檔案」。
- 公司內部公告每季度的「資安事件案例」,讓員工意識到機密外洩可能帶來的後果。
2. 讓好習慣有吸引力(Make It Attractive)
- 設立「資安誠信離職獎勵計畫」,員工主動舉報任何潛在資安風險(如同事未歸還機密資料)可獲得額外獎金或福利。
- 部門內部定期舉辦「離職交接資安工作坊」,以案例分享方式,提高管理者對人員異動資安風險的敏感度。
3. 讓好習慣容易執行(Make It Easy)
- 建立「離職資安SOP」,確保人員異動時,HR、IT、資安部門能快速完成存取權限移除與資料回收。
- 將資安培訓與新進/離職流程自動整合,例如在離職面談時,讓員工需完成「資安承諾確認」的簡單測驗,確保其理解後續責任。
4. 讓好習慣令人滿足(Make It Satisfying)
- 為離職員工提供「良好離職證明」,若員工在資安方面沒有任何違規記錄,公司將提供推薦信或回聘優先權,鼓勵員工遵守資安規範。
- 離職後6個月內,HR與資安部門會追蹤前員工的後續動向,確保沒有違規行為,並將結果回饋至資安團隊,以持續優化流程。
這套「原子習慣式」的資安管理方法,讓3C公司在一年內人員異動的資安違規案例減少了80%,大幅提升了資安文化的成熟度。
與現有研究的差異化:用行為科學改變資安管理
目前多數ISO 27002:2022的研究聚焦於技術層面,例如:
- 學者研究指出,傳統的資安政策往往缺乏行為干預,導致執行力不足。
- 學者提出「資安合規框架」,但過於依賴法規與罰則,忽略了行為心理學對員工行為改變的影響。
本文的創新點在於,透過「原子習慣」理論,將資安管理內化為企業文化的一部分,讓人員異動的資安風險管理不再是事後補救,而是自然而然的一部分。這與過去傳統「簽約+罰則」的資安管理方式有明顯區隔,提供更有效的行為改變策略。
結語:每天1%的改善,確保資安不因人員異動而鬆動
資訊安全不應該只是稽核報告上的一行文字,而是企業日常運作的一部分。透過「原子習慣」,企業可以在不增加額外負擔的情況下,讓資訊安全管理變成一種自然行為,確保即使員工離職或職位變更,也不會讓資安防線出現漏洞。
透過這樣的方法,無論是資安人員、稽核員、講師,甚至是企業管理者,都能夠更有效地落實ISO 27002:2022的資安管理要求,真正做到「每天進步1%」,最終形成堅不可摧的資安文化。