甚麼是 Excel 巨集？

1. 簡單介紹

Excel 巨集（Macro） 是一種可以自動執行重複性任務的工具，是一種程式碼，它使用 VBA（Visual Basic for Applications） 編寫腳本，讓 Excel 可以自動處理大量數據、格式化報表、計算公式等工作。透過巨集，使用者可以省去手動執行多個步驟的時間，提升工作效率。 

2. Excel 巨集的常見用途

• 自動輸入數據：讓 Excel 自動填入固定格式的數據，避免手動輸入錯誤
• 自動格式化：例如調整字體、顏色、邊框，讓報表更清晰
• 依照條件進行處理：依照條件執行不同的處理
• 重複執行：重複執行相同的步驟
• 自訂表單：建立可輸入資料的欄位畫面
• 自訂函數：依工作需求自行設計函數
• 計算與分析：自動執行數學計算、統計分析，如加總、平均、篩選資料
• 建立與列印報表：自動整理報表內容，設定列印範圍，一鍵完成
• 數據整理與轉換：自動將數據轉換為特定格式，例如拆分/合併資料
• 與其他程式整合：讓 Excel 讀取或寫入 Word、PowerPoint、Outlook 等其他軟體

3. 如何建立 Excel 巨集？

以下是從 錄製巨集 到 編輯 VBA 程式碼 的詳細步驟，適合初學者操作。

方法 1：使用「錄製巨集」

這種方式不需要寫 VBA 程式碼，適合簡單的自動化需求。

步驟 1：點選「開發人員」標籤

如果 Excel 沒有顯示 「開發人員」 標籤，可依下列步驟執行：

1. 點擊 「檔案」標籤 → 「選項」。
2. 在左側選擇 「自訂功能區」。
3. 在左側「主要索引標籤」下，點選 「開發人員」 → 按「新增」→ 將「開發人員」新增到右側 → 按「確定」。

步驟 2：開始錄製巨集

• 點擊 「開發人員」 標籤→「程式碼」功能區 → 「錄製巨集」。

• 開啟「錄製巨集」視窗 →在「巨集名稱」輸入名稱，例如：設定格式。
• 選擇存放位置：
  現用活頁簿（只在目前 Excel 檔案可用）。
  個人巨集活頁簿（可在所有 Excel 檔案中使用）。
  新的活頁簿（在新的 Excel 檔案中使用）。
• 按「確定」即開始錄製。

• 執行要執行的 Excel 動作（例如改變字體顏色、加總數據）。
• 完成後，點擊 「開發人員」 標籤→「程式碼」功能區 →  「停止錄製」。

步驟 3：執行已錄製的巨集

• 點擊 「開發人員」 標籤→「程式碼」功能區 →「巨集」。

• 選擇剛剛錄製的巨集，按「執行」，Excel 會自動執行剛剛錄製的操作。

方法 2：使用 VBA 撰寫巨集

錄製的巨集可以開啟 VBA 來修改程式碼，或直接寫 VBA 巨集來控制 Excel。

步驟 1：開啟 VBA 編輯器

• 點擊 「開發人員」標籤 → 「程式碼」功能區 →「Visual Basic」，開啟 VBA 編輯器。

• 在 左側的「專案」視窗，選擇當前的 Excel 檔案。

• 點擊 「插入」標籤 → 「模組」。

步驟 2：輸入 VBA 程式碼

例如，下面的 VBA 巨集程式碼會將 A1 到 A10 內的數字加總，並顯示結果：

→程式碼：(輸入以下粗體字部份)

Sub 加總數字()

    Dim 總計 As Double

    總計 = Application.WorksheetFunction.Sum(Range("A1:A10"))

    MsgBox "總和為：" & 總計

End Sub

步驟 3：執行 VBA 巨集

在 VBA 編輯器內，點擊 「執行」 → 「執行巨集」鈕，或按 F5 鍵。

• 選擇錄製的巨集，按「執行」，回到 Excel，會看到一個對話框顯示加總結果。

• 進階功能

如果已經掌握基本的巨集操作，可以進一步學習：

• 巨集按鈕：將巨集指派到按鈕，點擊即可執行
• 巨集安全性：設定 Excel 巨集的安全性，避免惡意 VBA 程式
• 迴圈 (Loop)：讓 VBA 自動重複執行相同的動作，例如對每一列數據做格式化
• 條件判斷 (If...Then)：讓 Excel 根據條件自動執行不同的動作
• 與其他程式整合：讓 Excel 自動發送 Email（Outlook）、寫入 Word 或 PowerPoint

• 結論

• Excel 巨集 讓我們能自動處理重複性工作，提升效率。
• 錄製巨集 適合簡單的自動化，而 VBA 程式碼 提供更強的控制能力。
• 巨集的應用廣泛，無論是數據整理、格式化報表，還是與其他 Office 軟體整合，都能大幅提高 Excel 的功能性。