身為會計或採購，其實我們每天做的事情大部分都「很花時間」。像是整理 Excel、下載報表、對帳、寄信、更新系統、再把資料搬來搬去……
坦白說，這些流程只要做久了，真的會懷疑人生。尤其到月底、季底，看到那些報表、那些欄位、那些你已經點了第 50 次的按鈕，心裡真的會默默想：「如果這些東西可以自己跑就好了。」也因此，這陣子我們LINE群組的RPA社員開始問我：
「我到底應該用 VBA？還是 RPA？還是 n8n/Make 這種 iPaaS？」
說真的，選錯工具就是折磨自己；選對工具，真的可以省下非常多力氣，甚至讓你下班時間提早好幾個鐘頭。但問題是，網路上講的多半偏技術，對我們這些非 IT 的實務角色來說……根本看不懂，到底什麼情況該用什麼。
所以我乾脆寫一篇「從會計角度出發」的工具比較文，用我們每天真實遇到的流程，來解釋：什麼時候該用 VBA?什麼時候 RPA 比較強?什麼時候就該用 iPaaS（n8n / Make）不需要工程師背景、不需要寫太多程式，也不需要懂一堆奇怪名詞。
就把它想成：三種不同的工具，幫你把每天那些「會讓你翻白眼的工作」交給機器去做。
希望這篇可以讓你更快找到適合你的流程自動化方式，也讓你的工作生活，稍微輕鬆一點點。真的，一點點就很好了。
從財會與採購的角度看：VBA、RPA、iPaaS（n8n/Make）應該怎麼選？
在會計、採購、財務、業務等這些角色中，最大的挑戰不是技術，而是
時間永遠不夠、工作永遠變更多、流程永遠很亂。
但這些工具不是拿來讓你變工程師的，而是讓你能更專注在價值更高的事情上： 分析、決策、控管、與團隊合作。
以下以會計／採購的日常流程為出發點，帶你實際分析每種工具該用在哪裡。
一、如果你的工作70%以上都在 Excel 裡：請選 VBA
會計與採購最常遇到的情境：
- 月底要整理一堆 Excel
- 下載 ERP 報表後要清洗、重排、對帳
- 同事寄來奇形怪狀的檔案要統整
- 需要依客戶編號、大分類、自動加總
- 同一份報表要重複做一次又一次
這種情況，用 RPA 或 iPaaS 會不知該從何下手
因為：Excel 裡的大量資料處理，VBA 絕對最快也最穩定。
你可能會需要 VBA 的情境：
- 一鍵產生 AR Aging 報表
- 自動產生請款單、GL Voucher
- 多份 Excel 自動彙整、比對
- 大量 CSV / ERP Export 報表清洗
為什麼選 VBA？
因為會計部門最需要的，是數據正確、格式統一、可重複產生。 VBA 是唯一能真正「直接控制 Excel」的工具。(比外部RPA進來控制Excel要快非常多)
二、如果你的工作需要跨系統：請選 RPA
以下是會計與採購最常遇到的跨系統情境：
- 從 ERP 拉報表 → 打開 Excel → 處理 → 再回到 ERP 上傳
- 去網站下載發票 / 銀行明細
- 把資料從 Outlook 附件存檔到資料夾
- 填寫 Web Form、查詢資料、複製貼上結果
- ERP 沒 API、很老、只能靠操作畫面
如果是這種情境，VBA 就會很無力。
你真正需要的是：RPA：替你「動手」、替你按按鈕的機器人。
會計／採購常用 RPA 的例子：
- 每天自動下載對帳單or各種Data
- 每週自動從 ERP 抽 SO/PO 報表
- 自動登入政府平台下載收據、發票
- 自動比對採購送審狀態
- 自動整理客戶付款明細、寄提醒信給業務
為什麼選 RPA？
只要重複做一樣的UI操作， 機器人可以每天去幫你按，能定時且不會抱怨，你在休息它也能幫你做。
三、如果你的資料來自「各種雲端系統」：請選 iPaaS（n8n / Make）
會計與採購在現代公司越來越常遇到：
- ERP 有 API
- Google Sheets、Drive、Slack、Teams
- 電子簽核系統（DocuSign）
- CRM（Salesforce、HubSpot）
- 電商平台（Shopify、Shopee）
- 各種 SaaS 系統給你的 API Key
這時 RPA 反而不適合，因為：
- UI 一改就壞
- 流程太慢
- 不需要模擬人類操作
而 iPaaS 能讓這些系統自己互相溝通，不需要你動手。
會計／採購使用 iPaaS 的例子：
- ERP API → 自動寫入 Google Sheets → 自動寄月報
- Shopify 訂單 → 自動觸發採購流程
- 付款完成 → 自動更新應收狀態 → 自動通知業務
- 合約到期 → 自動發 Slack / Email 提醒
- 收到 Webhook → 自動建立 PO / 任務
有發現這邊都是線上的應用程式嗎
為什麼選 iPaaS？因為這些流程需要快速、穩定、不中斷地運作， 你不需要一台電腦開著，也不怕UI改版造成故障。*UI是使用者介面的意思，例如軟體操作時的icon。
寫到這裡，其實我想強調的只有一件事：
自動化不是為了讓你變工程師，而是讓你把時間拿回來。
對我們這種每天在 Excel、ERP、Email、各種平台之間切來切去的人來說，工具不是越炫越好，而是用起來順手、穩定、不會一改格式就壞掉，同事也看得懂，這才是真的好工具。不管你最後選 VBA、RPA，還是 iPaaS（n8n / Make）
都記得一件事：
從一個你覺得「最煩、最討厭」的小流程開始就好。不需要一次做很大。
累積起來除了工作有成就感，在往後每個你要按下RPA/VBA按鈕的時候，你對你的工作就會多一分雀躍想完成的心情。尤其看到你同事還在懊惱的時候 :P
