不要任意逼走同事

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又是一個需要加班的夜晚、需要加班的週末。

但因剛剛才經歷一場戰鬥,現在休息中,寫完這文,去床上躺一會兒,就要繼續趕工,明天兼職同仁會進公司上班,我還得遠端跟她討論工作上的問題。只是對最近敝司發生的事感慨良多,所以想想還是寫下來,我儘可能的不採用「暴怒文學」,試試採取「和平主義」,或許能有更多靈光。


壹、辨認組織的生存運作結構

其實職場上,最重要的並不是「專業能力」,而是「解決問題的能力」,這個能力包含許多重點,比如「與人相處」、「嘴甜的程度」、「判斷事情的先後順序」、「搜尋資訊的技巧」、「去蕪存菁的邏輯」、「察顏觀色」......

今天要提到的是「辨認組織的生存運作結構」的能力。

這是指什麼呢?這是指「辨認出誰是組織中不可少的人」、「誰是組織中罩著你,不讓你的蠢事被發現的人」


有個「食人族」的笑話,相信有不少人聽過,就是有二位食人族到一個幾千人的大企業上班,這二位食人族就姑且稱大強和小朱吧。

小朱向大強請教在大企業生存的重點,大強說「千萬別吃打掃阿姨,不然會被發現你吃人,你會被開除」。

小朱點點頭,就開始他在大企業裡快樂吃人的日子,他每天都吃掉一個人,都沒有被發現,可是吃多了油膩主管、摸魚同事,總覺得有點膩,他每天看著打掃阿姨因勞動而強健的(肌)肉,覺得咬起來應該嚼勁十足,一定很過癮,有天再也受不了,想說吃掉一位打掃阿姨就好,結果馬上被發現吃了人,當天就被火速開除。

小朱難過的問大強「為什麼,我吃了那麼多處長、經理和專員,都沒有被發現,但才吃一位打掃阿姨就被發現......」,大強說「因為你吃掉了有在做事的人。

這個故事跟敝司最近發生的事情極為相似。

被吃掉的就是我單位的小會計Maria。


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貳、不要吃掉有在做事的人

敝司的採購單位非常混,且很會推責任,從主管Amanda開始就是這種性格。Amanda只會傻傻簽名,都不會審資料,也不會教,採購專員Betty若有問題,都叫Betty去問我們的小會計Maria。


我們Maria工作能力不錯,雖然是技職體系出來的,也沒在大型事務所待過,但因為高職是處料處理科,所以電腦應用及Excel不錯,我單位的工作比較注重excel,會計的部份只要學校有學過就好,沒有實務也OK,所以我當初錄取她,給她的薪資多於她在新光三越當會計時還多五千,她不敢相信,一直覺得我是不是哪裡有問題。

敝單位的工作對excel中等以上的人來說會很簡單,因為所有工作流程及報表都被我調整過了,但不熟悉excel的人就要用土法煉鋼的方式工作,那就會覺得我們的工作量很多。事實也確實是如此。

我們工作是有時間表的,只要報表照時間表給我就好。有假你就請,我一律准,我不盯出勤、不盯上班吃東西、不盯上班聊天,也不管你是不是同時上班在操盤,東西給我準時出來就好了,是要有檢查過的哦。


但近半年,報表時間愈來愈晚,經過觀察和了解,是採購單位那裡的問題,採購專員換人了,而這位新人,也就是Betty,完全是小白,什麼都不知道,再加上Amanda不負責任,採取放牛吃草的態度,幾乎什麼都沒教,甚至是直接跟Betty說有問題都先問Maria,導致Maria還要額外花時間去了解採購的工作。一方面Maria人很善良,覺得幫同事一點忙,協助新同事快點進入狀況,另方面Maria也覺得趁此了解「採購單位的流程」也是對自己有幫助。

不過,現實職場畢竟不是童話世界。


參、「得寸進尺」、「推諉卸責」是職場的常態。

  • 幫久了,對方就會依賴你,自己都不會檢查,因為「反正你會看,等你看到了就會跟我說,我再改就好,有時你還會幫忙改,那我不就省事了嗎?」。
  • 幫久了,責任就會在你身上,因為「你怎麼都沒檢查到」、「你怎麼沒跟我說是錯的」。

這不是我亂講的,採購主管Amanda在半個月前就是這樣回覆我的,她的意思是「我先不討論我有沒有做好,重點是你為什麼沒看到。

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直接火大跟公司老二告狀。Amanda當採購的時間比我在公司的年資還久,她不討論「她為何沒看到」的事,她要討論的是我單位的人為何沒看到。

那我為何沒看到?因為這是基層工作,是基層在審單的,Maria當然有可能沒看到,因為年輕沒有概念,再者她又不是採購,年資也比Amanda資淺太多,我是因為這次代理幫忙做這些基層工作,所以看到這個不合理的地方,提出我的疑問,這個Amanda就這樣回覆,她是採購主管耶,那些單統統都要她的同意與審核,有沒有超過她的核決權限,她判斷不出來嗎?她居然敢這樣回覆我。(息怒...息怒...)


我親自代理「應付/付款」這一塊工作的這半個月以來,看到了太多誇張的問題,最誇張的是2024/4/30已來了大半年的採購專員Betty小姐居然不知道我們公司的品號命名規則,這是採購第一天上班就要知道的事,他是要買原物料的人,居然不知道可以從品號就看得出來那是原料、物料、半成品還是成品,是不是很扯!!! (息怒...息怒...息怒...)


Betty犯了我在工作上的「諸多大忌」,雖然她三十幾歲了,但完全沒有被訓練過的樣子。包括公司要求「不要浪費紙張」,所以要「雙面列印」,我已經跟她說了,結果第二次送上來的資料依然是單面列印的,我問她原因,她說「因為我不會用」。

X的,我單位的人誰敢回我這句!?啊是不會問嗎?為什麼別人就會用?根本就沒有「解決問題的企圖心」啊!一句「不會用」就算了?視公司的規定如無物?這完全是工作態度不對吧!(息怒!!!~~~)


好啦,最後一根稻草就是今天。

我昨天被氣到直接申請二天在家工作,因為我不想見到那二個人。老大叫我放鬆心情,好好休息。

但今天看到Betty的「強詞奪理」,那我就不藏了,本來我還想留面子,有些事我只會私下跟老大說,讓他心裡有個數就好,沒有要他做決定。但看到Betty這種小咖,翅膀都沒長硬就在跟人家玩心機與鬥爭,火氣整個上來,公司老人走了一大半,所以沒有人跟她提過我以前是怎麼資遺一位搞心機鬥爭的人,那人還是我自己部門的人。

要想跟我辯論,一定要先對自己的邏輯有把握,不然難看的只是自己。


這是什麼事呢?

因為「採購變更單」太頻繁了,所以我一直在觀察變更起因。我有足夠的證據證明那些「變更」的原因是因為「第一次下單時就 "沒有" 跟對方談好條件」,所以之後才會一直出「變更單」,有的同一張採購單就變更了四、五次。敝司的採購單都不是下「長單」,都差不多三個月就會結案的。

但我依然很忍耐,我在我提的審核意見只有「輕描淡寫」的提到,之後會建議採購單位「調整工作順序」,要先取得廠商確定的的報價單再出採購單。因為「頻繁的變更單」會大大增加不必要的工作量。結果Betty小姐回信跟老大解釋「那些變更都是"必要"的」,並不是像我所說的「不必要」。

所以我就把證據提出來,說明為何我會說那些變更是不必要的,因為其中有二項單價和之前不一樣,而我沒有看到新的報價單,要求補報價單之後,結果單價變高了,因為「量太少」,但我在審核時就知道這個結果了,因為數量沒有到MOQ,硬要買的話,單價都很高,怎麼可能會比之前低。【這不是採購的常識嗎?】

我看一眼就知道問題了,啊採購主管Amanda是幹什麼用的?

這個採購單上的單價根本就不是得到供應商同意的,我如果讓它過,她下次要進貨之前就會再出一次變更單,請問這個變更是必要的嗎?根本不是啊,她打從一開始就應該要問好價格,但她沒有,所以才必須要有後來的變更嘛。

她完全扭曲了整個程序,迴避了她本來就應該在一開始就要把事情做好的責任。跟徐巧芯簡直一模一樣!!

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肆、誰是組織中不可少的人

老大剛剛跟我說,Amanda和Betty要離職,要我不用再想那麼多,之後再協助把流程理順就好。

其實有這個結果,我並不意外,在Maria跟我提離職時,我就在思考接下來要找的人該是怎樣的人?是要找年紀小、什麼都不懂、好欺負的?還是找年紀大、經驗豐富、跟我一樣恰北北的人?資深會計恰北北是有道理的,就是我前面說到的:

「得寸進尺」、「推諉卸責」是職場的常態。

是環境逼我們必須如此,如果不這樣做,我們就會因為工作量太大而整日哀怨或早早就離開了這個跑道。

但,找年紀小的,就又是一個新的Maria,最後還是帶著傷痕離開,若找年紀大的肯定吵架,但沒職稱的新人,吵是能吵贏出個什麼結果嗎?很難,最後還是會被逼走。

所以我只好自己來。

初心不是為了要逼走誰,我沒那麼壞,而且要用險招,我也會有傷,所以我一開始根本沒有要逼走誰,只是希望把流程調正確而已,該退就退,直到Betty學會「正確key單」,畢竟我有職稱、有氣勢,不長眼的才敢跟我吵。


伍、誰是組織中罩著你的人

我其實之前就跟Maria說過「不要理他們,就是退件就對了」,但年紀輕的比較不太敢這麼直接,我也不能逼她,因為每個人都在學著找出自己的職場生存方式嘛,她幫別人一點,也許別人也會願意幫她一點。所以我頂多在她抱怨時給她建議,但我無法強硬干涉,啊我做主管的都允許你退件了,你自己不退件,又期待我要做什麼嗎?我不可能資遣非我部門的人,我也不可能跑去跟老大說要資遺別單位的人啊。

所以我盡很大的力量在協助Maria調整心態。

但這個採購單位就是很壞,尤其是這個Amanda。

你單位工作忙碌,你要去拆解原因,是不是老是在返工、重工,這並不是單純一句「財會的要求好多,讓我們好忙」就可以把責任都推到財會身上。好死不死,她在整個研發單位面前向老二抱怨我們單位時,我人在會議室,全程聽得一清二楚。所以我知道她是怎麼詆毀我們單位的。當時我就已經跟老二說過我對她這樣處理事情感到非常不滿,她要強調自己很忙、很辛苦、功勞很大,不需要用「貶低別人」來達成。

我當時還問老二「她想逼走誰?」


這半個月代理,看到了採購Betty一堆爛到爆炸的工作成果,我真的胃很痛,很感慨,採購單位把一位「一直在幫她們做事的Maria」逼走,所以他們的問題就浮現了,除了我前面所講的,還有:

1.二份進貨退出單,後面附的附件不一樣,我問為何這個有A,啊那個沒有?Betty答不出來。

2.同一廠商的出貨,為何有的有檢驗單,有的沒有,標準是什麼?Betty答不出來。

3.承上,Betty去了解後,告訴我「半成品」不用附,我叫她再仔細看一下,二份明明看代號就知道「都是半成品」,為什麼有的要附,有的不用附?(所以我才會知道她根本不知道敝司的品號命名規則)

3.為什麼某一個廠商的進貨單都完全沒有對方的出貨檢驗單?Betty答不出來。

4.為什麼請款單上營業稅資料的統編欄位,有時key我們的統編,有時key對方的統編?Betty答不出來。其實正確是要key對方的統編。半年來,她應該key了有二百張以上的請款單,然後還是會key錯,而且不知道為什麼。

......真可謂「罄竹難書」啊。


所以,「認清自己、了解自己的處境、了解自己的實力」很重要,因為那才能幫助你了解「誰是這個環境中對你有益的人」,不然會像Betty和Amanda一樣,到處抱怨一位「長期在收拾她們爛攤子」的Maria。

最後,Maria如她們所願的離職了,他們就只好直面我這個大魔王了。

雖然檯面上看來是「二命抵一命」,但事實上我損失慘重,我失去一位手腳勤快、人緣極佳的好同事。

所以只要有機會,我在職涯社團都一定會強調:

讓「不做事」的人留任,等於在暗示「做事」的人該離職了

公司的決策風格說明公司的意圖。

這個不是淡淡的一句「自己學會調適」就可以解決的。


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