簡報設計｜善用第二螢幕，加速你的簡報製作

在職場工作的效率，視乎你怎樣運用手頭上的資源，例如知識、時間、軟件和硬件。隨著螢幕的價錢下跌，愈來愈多公司或是居家辦公室也用上了第二螢幕。然而，大多數人在製作簡報的時候，其中一個螢幕維持閒置的狀態，所以這次的分享就是在四個情境之下，如何運用第二螢幕來提升製作簡報的效率。

談到兩個螢幕做簡報，或許你會立刻想起了Presenter View，這個固然是上場做簡報實用的功能，然而在此之前，當我們還在製作投影片的時候，其實可以應用多視窗的功能。

在PowerPoint中選擇View New Window (PowerPoint for Mac則是Window New Window)，便會有一個新視窗開啓著同一個檔案。把新視窗拉到第二螢幕去，你就可以開始做多視窗編輯，確實簡單又方便。

雖然是多視窗，編輯的是同一份簡報檔案。在任何一個視窗所作的改動，會即時更新於其他視窗中，過程中不會產生或複製出新的檔案。編輯的操作，例如是複製貼上、 Format Painer等，也可以跨視窗使用，例如是在左邊視窗的第五頁複製了一個形狀，可以在右邊視窗選擇第八頁來貼上。當中有一個缺點，或是視窗之間的投影片顯示不能自動同步，但是反過來說也可以成為特點，成就了第三和四個情境的應用。

商業簡報不一定是在媒體經常看到的大圖大字，複雜的結構、計算、流程、圖表反而更加常見。在軟件中我們可以呈倍數放大投影片作細緻的修改，但你有沒有試過同時又擔心對整張投影片做成壞影響，所以要把放大率調回100%甚至是全螢幕放映，發覺還需要修正的話，又要回頭再放大編輯？

學會了多視窗編輯，遇上複雜的投影片，啓動第二視窗，在新視窗中選擇Reading View來播放同一頁投影片。你在原有視窗作放大編輯的同時，所有改動也會即時更新於第二視窗的放映當中呢！一邊見樹，一邊見林，不用再作重覆的放大縮小，能夠更有效率地做好複雜的簡報。

簡報中的演講稿(Speaker’s Notes)有頗為兩極的看法，有些人碰也不碰，有些人則熱衷使用。如果你是演講稿的中度或重度使用者，或許都會遇到以下的情況，軟件中要編輯較長的演講稿，需要把編輯範圍拉大，代價就是投影片的編輯範圍縮小了，軟件中的設定沒有兩全其美的方法，結果又要來回地把編輯範圍的分隔線拉上拉下。

啓動第二視窗，可以顯示同一頁投影片的同時，把演講稿的編輯範圍盡情拉大。一個螢幕專責做投影片設計，另一個螢幕就是演講稿專用，分工清晰，想編輯那一方面隨時也可以，不用擔心費神調節編輯範圍時靈感跑掉了，更重要的是更省時有效率。

上面提到，多視窗的顯示未能自動同步，以下兩個情境，我們可以反為利用這個特點。

一路編輯不同投影片的時候，你會製作了好看的形狀，或是設定好不同文字的格式。然而到了後續其他投影片，當你突然想重用某個形狀，或是想複製某種文字格式，就只好反方向瀏覽之前的投影片，找到了合適的來作複製，然後又回到這一頁投影片來作貼上。簡報的配色也可以很複雜，有時候連Recent Colors一欄也不足用，投影片之間的配色要一致，無可避免地來來回回作Format Painter。

要解決這個問題，先新增一張投影片，設定為隱藏，因為你不想被觀眾看見。啓動第二視窗，專責顯示這一頁投影片。正正因為多視窗顯示不會自動同步，我們可以繼續原來的編輯流程，而這一頁新的投影片，會如助手般一直都在。

無論是簡報的配色、或是需要重覆使用的形狀和文字格式，通通儲存到這一張投影片就好，就好像一個暫存區一樣，利用複製貼上或是Format Painter，隨時都可以從暫存區取用，或是把新的元素放進暫存區。可能你會想，為什麼不乾脆用另外一個簡報檔案來作暫存區？技術上當然可以，只是當你在工作中需要處理大量文件或簡報，愈多檔案就愈易做成混亂。要是你的簡報有幾十甚至過百頁的內容，這種暫存區的做法可以助你省去很多的時間。

要在簡報的結構，預先展先在觀眾面前，目錄頁是重要的工具。有些人喜歡先在目錄頁想好、寫好所有標題，然後慢慢推展其餘頁數，遇到的問題就是總需要往回頭到目錄頁，再複製需要的個別標題；反過來的另一種做法，就是先做好內容，然後逐頁一路檢查，逐一將標題複製貼上到目錄頁，遇到的問題就是有機會忘記了這樣做，碰上頁數較多的簡報，來來回回需時也費神。

參考情境3的做法，但這一次是把目錄頁分拆到第二視窗之中，你可以先在目錄頁寫好所有標題，然後在編輯其他部分時參考第二視窗，把標題貼上到其他章節頁當中，反過來的做法也可以先將目錄頁留白，每完成一個章節頁，就複製標題到第二視窗當中的目錄頁以內，兩種做法都可以幫助你做到目錄頁和章節頁一致。

文中一直提到「多視窗編輯」，而不是「雙視窗編輯」，是因為軟件沒有限制新增視窗的數量。你可以因著自己的需要自由配搭情境1至4， 例如在筆電的螢幕集中處理投影片內容，外置螢幕的上半部是目錄頁的視窗，下半部則是暫存區，只要能提升你的工作效率，這種設定也未嘗不可。

經常在工作中需要處理複雜文件的上班族，其實同一種技巧也適用於Word和Excel的操作上，所以你可以輕鬆地在兩頁文件之間進行複製貼上，或是比較同一份試算表中的兩頁內容，好好運用你的第二螢幕。

要是你想學習簡報或是視覺化設計，但喜歡看圖多於看文字，可以追蹤我的專頁，一口式內容，適合通勤時學習之用。