資料驗證（四）：核取方塊

怎麼設定

資料驗證窗格

有兩個方法，首先是之前介紹過的「資料驗證」窗格。假設這次在 A1 上面設定資料驗證，點選「資料」「資料驗證」，或是在 A1 上面點右鍵 「查看更多儲存格動作」「資料驗證」，右邊就會看到一個窗格：

點選「新增規則」後，條件改成「核取方塊」，像這樣：

這麼一來，A1 儲存格就會出現核取方塊了：

打勾與不打勾的值

預設來說，在 Google 試算表的運算裡，打勾就是代表真值（TRUE）、未打勾就是假值（FALSE）。如果 A1 的核取方塊是打勾的，那 A1 的值就是 TRUE、反之就是 FALSE，所以我們等等如果要和函式搭配使用的話，就要注意這一點了。

比如說，我們在 B1 寫個：

如果 A1 是打勾的，B1 就出現「✨✨✨」，不然 B1 就什麼都不顯示。

--> IF(A1 = TRUE, B1 = "✨✨✨", "")

你會看到前面的條件是「A1 = TRUE」，翻譯成人類的語言就是「A1 已打勾」的意思囉。

其他設定

往右邊的窗格一看，還出現了「使用自訂儲存格值」、還有「進階選項」。

你如果有特殊的需求，不想用 TRUE 跟 FALSE 這兩種值代表勾選與未勾選，你可以「使用自訂儲存格值」設定自己想要的值。

把窗格的「使用自訂儲存格值」勾選起來：

在「已勾選：」和「已取消勾選：」這邊就可以定義你想要的值了，例如「是」/「否」、「要」/「不要」、「Yes」/ 「No」等等都可以。如果你用函式指定這樣有自訂值的儲存格，記得要用你定義的值、而不是預設的 TRUE 跟 FALSE，否則會沒辦法正常運作。

至於下面的「進階選項」其實就跟之前的設定一樣，可以再進一步針對無效資料的應對方法、還有拒絕輸入內容視窗的驗證說明文字，都是一樣的。如果忘記的話，你可以回到「資料驗證（一）：製作下拉式選單（清單）」複習一下！

目錄列「插入」

另外一個方法比較快，點選儲存格後點目錄列的「插入」，選單內你就會看到有「核取方塊」可以選了：

如果要再進一步設定這個核取方塊，就一樣回到資料驗證窗格的設定就好囉！

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應用

進度條

我們再看一次剛剛示範的 GIF 圖：

這是由之前介紹到的 SPARKLINE 函式做成的，再搭配 COUNTIF 和 COUNTA 就可以囉！

延伸閱讀：

・SPARKLINE 函式 - SPARKLINE 堆疊長條圖

・COUNTIF 函式、COUNTA 函式 - 聊聊 COUNT 的分身們

歡迎打開這邊的試算表並複製一份，我們一起練習吧。先打開「進度條」工作表：

我已經在 A3 到 A7 幫你把核取方塊做好了，你也可以往下新增更多核取方塊。等等要製作的部分就是進度條，會在 B1 寫函式。我們先定義當核取方塊被勾選的時候，就是「任務已完成」的意思。

好！首先，進度條的長度是怎麼來的呢？其實就是：

= 已完成的任務數 / 全部的任務數

這邊總共有 5 個任務，所以如果我完成了 1 項任務，那麼我的進度就是：

= 1 / 5

= 20%

那麼我們等等就可以利用 COUNTA，先算算這個任務清單（A3 到最後一行）裡面有多少任務：

= 已完成的任務數 / COUNTA(A3:A)

再用 COUNTIF 算有多少核取方塊被勾起來：

= COUNT(A3:A, TRUE) / COUNTA(A3:A)

這樣就可以算出比例了。

再來就是用 SPARKLINE 函式來製作進度條了！我們在 B1 這邊下：

=SPARKLINE(

 COUNTIF(A3:A, TRUE), 

 {"charttype", "bar"; "max", COUNTA(A3:A); "color1","1aa260"})

• COUNTIF(A3:A, TRUE)：用這串得到「有幾個核取方塊被選了」。
• {"charttype", "bar";：指定圖表類型是堆疊長條圖。
• "max", COUNTA(A3:A);：指定圖表最大值是任務個數。
• "color1","1aa260"}：指定長條圖的顏色是綠色（#1aa260）。

假如我們勾選了 3 個任務，並且把數字帶入進去上面那串 SPARKLINE 函式的話：

=SPARKLINE(

 3,

 {"charttype", "bar"; "max", 5; "color1","1aa260"})

也就是 SPARKLINE 會畫出一條長度是 3 的長條，然後設定圖表的最大值是 5 的圖了。我放上刻度稍稍圖解一下：

那這樣比例其實就會一樣是剛剛的「已完成任務數 / 全部的任務數」的概念，我們就可以利用 SPARKLINE 中 max 屬性來製作這樣的長條圖了。結果會像這樣：

當作函式的開關（IMPORTRANGE）

再來是第二個應用，函式的開關。

IMPORTRANGE 會每隔一定的頻率去抓取 IMPORTRANGE 指定範圍的資料。如果資料規模不大，或許問題不大；但如果很大，它可能會影響你所在檔案的運算效率、拖累到你其他在跑的運算、甚至讓你整個檔案都動不了。

為了避免這樣的情況，我們就可以用核取方塊來做個簡易的開關，讓試算表只在某個核取方塊打勾時才執行 IMPORTRANGE。如果你已經完成你的任務，不需要用到 IMPORTRANGE 了，就可以取消勾選那個核取方塊，把試算表跟 IMPORTRANGE 的來源中斷、不再執行。

設定的方法很簡單，只是在 IMPORTRANGE 外面再包一層 IF 而已！

延伸閱讀：

IMPORTRANGE 函式：IMPORTRANGE，即時同步 Google 試算表的資料！

IF 函式：IF，如果 … 那就 … 不然 …

你可以打開我為你準備的試算表，選「IMPORTRANGE 開關」工作表：

我們會在 E2 下函式，讓 IMPORTRANGE 只在核取方塊是 TRUE 的時候，才會執行。選取 E2，先寫：

=IF(B2 = TRUE,

這段話的意思是「如果 B2 的核取方塊是已勾選的（也就是 B2 的值若是 TRUE 的話）」。

如果核取方塊是勾選的，那就做 IMPORTRANGE：

=IF(B2 = TRUE, 

IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI", 

"Example!A:E")

如果不是，那就給個 ""，代表空值、什麼都不做。到這步，我們的函式就寫完了：

=IF(B2 = TRUE,

IMPORTRANGE("https://docs.google.com/spreadsheets/d/1sfU1DFWQVPBP5dGEgDHPlVXxKeMIwKhCo5zEGADOHKI",

"Example!A:E"), "")

這樣就會是文章開頭那樣的效果了，預設（不勾選）就是空值，按下核取方塊後才會執行 IMPORTRANGE。

其他核取方塊能應用的場面還有很多，例如：

• 跟條件化格式配合，當某個核取方塊被勾選的時候、整列或整欄會變顏色
• 改變圖表顯示的樣式，只顯示某個核取方塊所代表的項目
• 跟 IF 或 IFS 配合，操作複雜的邏輯運算

這都是不錯的應用方法，歡迎你來發掘看看唷！

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