喜特先生 Mr. Sheet
資料分析師、市調顧問，目前著有方格子專題「Google 試算表教學站」，分享 Google 試算表的函式、生活應用、Apps Script、基本功能以及資料分析的基本功。目標是挑戰成為最完整全中文的 Google 試算表教學品牌。
檢舉內容資料驗證（一）：製作下拉式選單（清單）
檢舉內容
2022/11/27閱讀時間約 8 分鐘
看到標題那什麼「資料驗證」很困惑嗎？簡單來說，資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」，我們通常會用它來避免別人輸入無效的值，減少錯誤的發生。
打個比方，假如你是餐廳的老闆，想請來店的客人填個問卷，了解他們的用餐體驗怎麼樣。問卷裡面有姓名、年齡、性別、電話、電子信箱地址、用餐品質評價、服務品質評價、是否願意收到最新活動與優惠訊息等等的欄位，那這些就可以用資料驗證，限定客人只能填入特定的資訊。
像是，你不希望客人在年齡的欄位填「ff0wjf0r」這種無意義的資料，那麼就可以限定在那個欄位只能填入數字、或是在電子信箱地址那邊，限定他們寫正確的地址格式，這麼一來，你就收得到正確的資料了。
我們拿資料驗證當中，最常見的「清單（下拉式選單）」來舉個例子：
你會看到 A1 儲存格的右手邊有個倒三角形。如果你在上面點一下：
你就可以選擇（或是輸入）定義好的清單選項（甲組、乙組、丙組、丁組）了。如果不符合資料驗證，在 Google 試算表會顯示警告，讓使用者知道自己輸入的值是不符合驗證條件的、甚至可以拒絕使用者輸入。
如果你會設定更進階一點的資料驗證，你還可以設定「輸入的第一個值必須是大寫字母」、「輸入的字元長度必須是 10 個字」、「輸入的必須是介於 100 到 500 之間的值」等等，可以好好活用！
我們最常看到的資料驗證就是「下拉式選單」，其他還有「數值」、「文字」、「日期」、「自訂公式」、「核取方塊」等等各種機制可以使用。今天我們會介紹第一個、最常用到的「下拉式選單」。
如果要再分細一點，這類下拉式選單有兩種設定的方法，一種就是原名「下拉式選單」、另一種叫做「下拉式選單（來自某範圍）」，這兩者的差別在於：
- 下拉式選單：在對話窗格直接設定清單的項目。
- 下拉式選單（來自某範圍）：預先在別的範圍寫好清單的項目、再透過對話窗格設定範圍。
一起來看看怎麼設定吧！
第 0 步：「資料驗證」功能在哪裡？
想製作資料驗證，要先選你想要製作資料驗證（也就是下拉式選單）的範圍。你可以在工具列的「資料」選單找到「資料驗證」：
之後，你的右手邊會出現一個窗格：
等等所有資料驗證的設定都會在這邊完成！
你也可以在剛剛選取的儲存格上面，點右鍵 > 最下面有「查看儲存格動作」>「資料驗證」：
這樣也會出現剛剛的對話視窗喔！
下拉式選單的捷徑
除了上面的方法之外，如果你想直接動手做下拉式選單，你還可以到「插入」>「下拉式選單」：
或是直接在儲存格上點右鍵，也會看到「下拉式選單」：
這樣做也會跳出右手邊的窗格，並且預設是下拉式選單的調整介面了：
下拉式選單
我們來看第一種下拉式選單！如果是這種設定的話，我們可以直接在右手邊的對話窗格指定清單項目。
編輯項目
點選你要設定資料驗證的範圍，然後按照第 0 步召喚出資料驗證的窗格，選取「新增規則」後：
系統已經自動幫你選好「下拉式選單」了！你也會看到剛剛設定的範圍有下拉式選單的樣式：
接下來只要調整一下選單的項目就大功告成了。
順帶一提第二行的「條件」。現在預設是「下拉式選單」，如果你點開來看看，還會有其他的條件可以選（像是數值類型的、文字類型的、日期類型的...）。這個之後會繼續介紹。
假設我們要做一個有「已完成、進行中、未完成」三個任務狀態的下拉式選單，可以回到右邊的窗格開始編輯這邊的文字欄位：
把選項 1 改成「已完成」、選項 2 改成「進行中」。選項如果不夠，可以按「新增其他項目」之後，再編輯文字。最後結果就會像這樣：
你會看到文字欄位的左邊還有幾個灰色圈圈。點開之後可以選擇這個下拉式選單在選取某項目時，背景出現的顏色：
這邊已經提供了幾個顏色讓你選，如果不滿意這些顏色的話，也可以點左下角的「自訂」換自己喜歡的顏色。
我們試試看把「已完成」的背景設為「綠色」、「進行中」是「黃色」、「未完成」是「灰色」吧！結果看起來會像這樣：
效果：
進階選項
我們還可以再稍稍客製化這種選單。點「進階選項」後：
這邊一一講解一下它們的意思還有呈現效果。
- 顯示所選儲存格的說明文字：
這邊可以寫一些客製化的訊息，在輸入「針對無效資料」、跳出警告視窗的時候，可以寫更清楚的訊息提示使用者該輸入什麼。
比如說我在這邊做了一個「請重新輸入！必須是清單內的項目。看好再填吧✍️」：
那麼警告視窗就會出現：
- 如果資料無效：顯示警告／拒絕輸入內容
如果輸入資料不符合清單上的項目（例如使用者輸入「還沒好」，很明顯不是剛剛清單裡的項目之一），我們可以選兩種方式告訴使用者他們的資料是無效的、需要修正。
選擇「顯示警告」的話，會在儲存格右上角出現紅色的三角形，並顯示錯誤訊息：
選擇「拒絕輸入內容」就會比較激烈一點點，如果輸入的資料不符合清單項目，Google 試算表會彈出一個視窗，告訴使用者違反了你設定資料驗證規則，並且把輸入的資料清掉。示範一下：
- 顯示樣式：方塊／箭頭／純文字
預設是方塊，看起來是一個圓角矩形、右手邊有個倒三角形的圖示：
用「方塊」樣式的好處是，可以設定項目的背景和文字顏色，就省去一部分條件化格式的麻煩，也可以自訂顏色，讓人可以很快看到重要的資訊；但比起傳統的下拉式選單，這個樣式看起來有那麼一點點笨重就是了。
如果你比較喜歡舊版的下拉式選單，你可以選「箭頭」樣式。來看看效果怎麼樣：
如果選「純文字」樣式的話，就會像是個隱形的清單，要點兩下才會出現清單給使用者選擇：
我個人覺得，如果設計這類清單的用意是為了讓使用者可以選清單內的項目，使用「方塊」或是「箭頭」可能會好一點點。
完成了所有你想要的設計，你就可以爽快按下右下角的「完成」，就完成資料驗證的設定囉！
移除資料驗證
如果你想要把剛剛設定的資料驗證移除掉，一樣用第 0 步召喚出剛剛資料驗證的窗格：
點選「移除規則」就可以了！
下拉式選單（來自某範圍）
再來我們來試試看設定第二種下拉式選單，「下拉式選單（來自某範圍）」。步驟大概是這樣：
- 先在別的範圍寫一個清單
- 透過資料驗證窗格指定剛剛的清單
- 結束！
我們來做一個給大家選擇縣市的清單吧！你可以直接複製下面整串灰色區塊的部分，貼到試算表上面練習：
臺北市新北市桃園市臺中市臺南市高雄市新竹縣苗栗縣彰化縣南投縣雲林縣嘉義縣屏東縣宜蘭縣花蓮縣臺東縣澎湖縣金門縣連江縣基隆市新竹市嘉義市
我們在 A 欄貼上所有的縣市清單，像這樣：
接下來選取 B1，按照剛剛第 0 步召喚出資料驗證的方法，叫出剛剛的窗格：
點選新增規則，把條件改成「下拉式選單（來自某範圍）」：
你會看到第一行的「套用範圍」寫了你剛剛指定的儲存格位址。如果你想要更改範圍，可以再點「田」字圖案重新指定。
再來是「條件」下方的範圍：
這邊就可以選定一個範圍，來指定下拉式選單的項目。我們點選「田」字圖案，選取 A 欄：
設定完成就會看到項目已經設定好了！
因為剛剛選取的範圍是整個 A 欄位，所以如果日後你的項目有任何更新，也可以直接在 A 欄位編輯項目，下拉式選單也會隨著把你編輯的項目更新好。
使用建議
- 如果你想靈活管理清單（例如透過函式產生）又或是有隨時改變清單的需求，我會建議你使用「下拉式選單（來自某範圍）」。
- 如果你的清單項目很少、或是項目之後大概不會再更動的話，用「下拉式選單」或許比較適合。
我個人比較喜歡用第一個的「下拉式選單（來自某範圍」，也會另外做一張資料驗證專用的工作表，把所有資料驗證要用的清單項目都放那。如果有需要更動的話，只要回去那個工作表編輯，資料驗證也會跟著更新那個範圍，帶給你更多彈性。
這就是今天資料驗證系列文的第一篇，我把怎麼製作清單（下拉式選單）的方法分享給你了！歡迎你打開新的試算表，跟著教學一起做做看吧。
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