資料驗證(一):製作下拉式選單(清單)

更新於 發佈於 閱讀時間約 9 分鐘

看到標題那什麼「資料驗證」很困惑嗎?簡單來說,資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」,我們通常會用它來避免別人輸入無效的值,減少錯誤的發生。

打個比方,假如你是餐廳的老闆,想請來店的客人填個問卷,了解他們的用餐體驗怎麼樣。問卷裡面有姓名、年齡、性別、電話、電子信箱地址、用餐品質評價、服務品質評價、是否願意收到最新活動與優惠訊息等等的欄位,那這些就可以用資料驗證,限定客人只能填入特定的資訊。

像是,你不希望客人在年齡的欄位填「ff0wjf0r」這種無意義的資料,那麼就可以限定在那個欄位只能填入數字、或是在電子信箱地址那邊,限定他們寫正確的地址格式,這麼一來,你就收得到正確的資料了。

我們拿資料驗證當中,最常見的「清單(下拉式選單)」來舉個例子:

raw-image

你會看到 A1 儲存格的右手邊有個倒三角形。如果你在上面點一下:

raw-image

你就可以選擇(或是輸入)定義好的清單選項(甲組、乙組、丙組、丁組)了。如果不符合資料驗證,在 Google 試算表會顯示警告,讓使用者知道自己輸入的值是不符合驗證條件的、甚至可以拒絕使用者輸入。

顯示警告訊息。

顯示警告訊息。

拒絕使用者輸入。

拒絕使用者輸入。

如果你會設定更進階一點的資料驗證,你還可以設定「輸入的第一個值必須是大寫字母」、「輸入的字元長度必須是 10 個字」、「輸入的必須是介於 100 到 500 之間的值」等等,可以好好活用!

我們最常看到的資料驗證就是「下拉式選單」,其他還有「數值」、「文字」、「日期」、「自訂公式」、「核取方塊」等等各種機制可以使用。今天我們會介紹第一個、最常用到的「下拉式選單」。

如果要再分細一點,這類下拉式選單有兩種設定的方法,一種就是原名「下拉式選單」、另一種叫做「下拉式選單(來自某範圍)」,這兩者的差別在於:

  • 下拉式選單:在對話窗格直接設定清單的項目。
  • 下拉式選單(來自某範圍):預先在別的範圍寫好清單的項目、再透過對話窗格設定範圍。

一起來看看怎麼設定吧!


第 0 步:「資料驗證」功能在哪裡?

想製作資料驗證,要先選你想要製作資料驗證(也就是下拉式選單)的範圍。你可以在工具列的「資料」選單找到「資料驗證」:

raw-image

之後,你的右手邊會出現一個窗格:

raw-image

等等所有資料驗證的設定都會在這邊完成!

你也可以在剛剛選取的儲存格上面,點右鍵 > 最下面有「查看儲存格動作」>「資料驗證」:

raw-image

這樣也會出現剛剛的對話視窗喔!


下拉式選單的捷徑

除了上面的方法之外,如果你想直接動手做下拉式選單,你還可以到「插入」>「下拉式選單」:

raw-image

或是直接在儲存格上點右鍵,也會看到「下拉式選單」:

raw-image

這樣做也會跳出右手邊的窗格,並且預設是下拉式選單的調整介面了:

raw-image



下拉式選單

我們來看第一種下拉式選單!如果是這種設定的話,我們可以直接在右手邊的對話窗格指定清單項目。

編輯項目

點選你要設定資料驗證的範圍,然後按照第 0 步召喚出資料驗證的窗格,選取「新增規則」後:

raw-image

系統已經自動幫你選好「下拉式選單」了!你也會看到剛剛設定的範圍有下拉式選單的樣式:

raw-image

接下來只要調整一下選單的項目就大功告成了。

順帶一提第二行的「條件」。現在預設是「下拉式選單」,如果你點開來看看,還會有其他的條件可以選(像是數值類型的、文字類型的、日期類型的...)。這個之後會繼續介紹。

假設我們要做一個有「已完成、進行中、未完成」三個任務狀態的下拉式選單,可以回到右邊的窗格開始編輯這邊的文字欄位:

raw-image

把選項 1 改成「已完成」、選項 2 改成「進行中」。選項如果不夠,可以按「新增其他項目」之後,再編輯文字。最後結果就會像這樣:

raw-image

你會看到文字欄位的左邊還有幾個灰色圈圈。點開之後可以選擇這個下拉式選單在選取某項目時,背景出現的顏色:

raw-image

這邊已經提供了幾個顏色讓你選,如果不滿意這些顏色的話,也可以點左下角的「自訂」換自己喜歡的顏色。

我們試試看把「已完成」的背景設為「綠色」、「進行中」是「黃色」、「未完成」是「灰色」吧!結果看起來會像這樣:

raw-image

效果:

raw-image


進階選項

我們還可以再稍稍客製化這種選單。點「進階選項」後:

raw-image

這邊一一講解一下它們的意思還有呈現效果。

  • 顯示所選儲存格的說明文字:

這邊可以寫一些客製化的訊息,在輸入「針對無效資料」、跳出警告視窗的時候,可以寫更清楚的訊息提示使用者該輸入什麼。

比如說我在這邊做了一個「請重新輸入!必須是清單內的項目。看好再填吧✍️」:

raw-image

那麼警告視窗就會出現:

raw-image


  • 如果資料無效:顯示警告/拒絕輸入內容

如果輸入資料不符合清單上的項目(例如使用者輸入「還沒好」,很明顯不是剛剛清單裡的項目之一),我們可以選兩種方式告訴使用者他們的資料是無效的、需要修正。

選擇「顯示警告」的話,會在儲存格右上角出現紅色的三角形,並顯示錯誤訊息:

raw-image

選擇「拒絕輸入內容」就會比較激烈一點點,如果輸入的資料不符合清單項目,Google 試算表會彈出一個視窗,告訴使用者違反了你設定資料驗證規則,並且把輸入的資料清掉。示範一下:

ge

ge


  • 顯示樣式:方塊/箭頭/純文字

預設是方塊,看起來是一個圓角矩形、右手邊有個倒三角形的圖示:

raw-image

用「方塊」樣式的好處是,可以設定項目的背景和文字顏色,就省去一部分條件化格式的麻煩,也可以自訂顏色,讓人可以很快看到重要的資訊;但比起傳統的下拉式選單,這個樣式看起來有那麼一點點笨重就是了。

如果你比較喜歡舊版的下拉式選單,你可以選「箭頭」樣式。來看看效果怎麼樣:

raw-image

如果選「純文字」樣式的話,就會像是個隱形的清單,要點兩下才會出現清單給使用者選擇:

raw-image

我個人覺得,如果設計這類清單的用意是為了讓使用者可以選清單內的項目,使用「方塊」或是「箭頭」可能會好一點點。

完成了所有你想要的設計,你就可以爽快按下右下角的「完成」,就完成資料驗證的設定囉!


移除資料驗證

如果你想要把剛剛設定的資料驗證移除掉,一樣用第 0 步召喚出剛剛資料驗證的窗格:

raw-image

點選「移除規則」就可以了!



下拉式選單(來自某範圍)

再來我們來試試看設定第二種下拉式選單,「下拉式選單(來自某範圍)」。步驟大概是這樣:

  1. 先在別的範圍寫一個清單
  2. 透過資料驗證窗格指定剛剛的清單
  3. 結束!

我們來做一個給大家選擇縣市的清單吧!你可以直接複製下面整串灰色區塊的部分,貼到試算表上面練習:

臺北市
新北市
桃園市
臺中市
臺南市
高雄市
新竹縣
苗栗縣
彰化縣
南投縣
雲林縣
嘉義縣
屏東縣
宜蘭縣
花蓮縣
臺東縣
澎湖縣
金門縣
連江縣
基隆市
新竹市
嘉義市

我們在 A 欄貼上所有的縣市清單,像這樣:

raw-image

接下來選取 B1,按照剛剛第 0 步召喚出資料驗證的方法,叫出剛剛的窗格:

raw-image

點選新增規則,把條件改成「下拉式選單(來自某範圍)」:

raw-image

你會看到第一行的「套用範圍」寫了你剛剛指定的儲存格位址。如果你想要更改範圍,可以再點「田」字圖案重新指定。

raw-image

再來是「條件」下方的範圍:

raw-image

這邊就可以選定一個範圍,來指定下拉式選單的項目。我們點選「田」字圖案,選取 A 欄:

raw-image

設定完成就會看到項目已經設定好了!

因為剛剛選取的範圍是整個 A 欄位,所以如果日後你的項目有任何更新,也可以直接在 A 欄位編輯項目,下拉式選單也會隨著把你編輯的項目更新好。


使用建議

  • 如果你想靈活管理清單(例如透過函式產生)又或是有隨時改變清單的需求,我會建議你使用「下拉式選單(來自某範圍)」。
  • 如果你的清單項目很少、或是項目之後大概不會再更動的話,用「下拉式選單」或許比較適合。

我個人比較喜歡用第一個的「下拉式選單(來自某範圍」,也會另外做一張資料驗證專用的工作表,把所有資料驗證要用的清單項目都放那。如果有需要更動的話,只要回去那個工作表編輯,資料驗證也會跟著更新那個範圍,帶給你更多彈性。


這就是今天資料驗證系列文的第一篇,我把怎麼製作清單(下拉式選單)的方法分享給你了!歡迎你打開新的試算表,跟著教學一起做做看吧。

如果你喜歡這次的文章,歡迎你透過這些方法支持我:
・按下愛心、按下儲存
・留言告訴我你的想法
・加入喜特先生的官方沙龍,即時看到我發布的教學
・付費訂閱喜特先生的官方沙龍,加入每月小額訂閱方案
・追蹤喜特先生的 Facebook
・按這邊小額贊助我的創作!

想要看更多文章,歡迎來到我的 Notion 頁面找找有沒有你需要的資源喔!

我是喜特先生,Mr. Sheet,我們下個教學見!



留言
avatar-img
留言分享你的想法!
enga-avatar-img
2023/07/05
請問要怎麼做2層的下拉式選單
喜特先生 Mr. Sheet -avatar-img
發文者
2023/07/05
enga 可以用函式或是 Google Apps Script 做!我這週來寫一篇文章來解說~
喜特先生 Mr. Sheet -avatar-img
發文者
2024/05/25
資料驗證系列文提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
喜特先生 Mr. Sheet -avatar-img
發文者
2023/07/07
兩層下拉式選單,怎麼做?提及了這篇文章,趕快過去看看吧!
avatar-img
喜特先生官方沙龍
18.3K會員
152內容數
簡潔,快速,有效, 讓你的日常生活、工作生產力大提升! ___ 快按「加入」,馬上追蹤所有喜特先生的更新,有 Google 試算表教學、Google Apps Script 的研究、數據分析課程的開箱,還有 Google 試算表疑難雜症的解題分享唷!💪
2024/05/25
這邊統整了過往喜特先生發布過的「資料驗證」系列文! 資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」,我們通常會用它來避免別人輸入無效的值,減少錯誤的發生。你可以按照順序慢慢學習,把資料驗證這功能一次搞懂!
Thumbnail
2024/05/25
這邊統整了過往喜特先生發布過的「資料驗證」系列文! 資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」,我們通常會用它來避免別人輸入無效的值,減少錯誤的發生。你可以按照順序慢慢學習,把資料驗證這功能一次搞懂!
Thumbnail
2024/03/22
已命名範圍是 Google 試算表的功能,簡單來說可以把儲存格參照範圍改成自己想要的名字,可以讓算式更好讀、減少維護時間、減少錯誤機率、在算式和可以用這個名字引用這個範圍。來看看怎麼做!
Thumbnail
2024/03/22
已命名範圍是 Google 試算表的功能,簡單來說可以把儲存格參照範圍改成自己想要的名字,可以讓算式更好讀、減少維護時間、減少錯誤機率、在算式和可以用這個名字引用這個範圍。來看看怎麼做!
Thumbnail
2023/11/07
一直以來都是喜特先生在教學,我們今天來換個角度,看看 Google 官方部落格是怎麼教的!我在那邊找到了一篇關於使用智慧型方塊的好範例,在這分享給大家。
Thumbnail
2023/11/07
一直以來都是喜特先生在教學,我們今天來換個角度,看看 Google 官方部落格是怎麼教的!我在那邊找到了一篇關於使用智慧型方塊的好範例,在這分享給大家。
Thumbnail
看更多
你可能也想看
Thumbnail
「欸!這是在哪裡買的?求連結 🥺」 誰叫你太有品味,一發就讓大家跟著剁手手? 讓你回購再回購的生活好物,是時候該介紹出場了吧! 「開箱你的美好生活」現正召喚各路好物的開箱使者 🤩
Thumbnail
「欸!這是在哪裡買的?求連結 🥺」 誰叫你太有品味,一發就讓大家跟著剁手手? 讓你回購再回購的生活好物,是時候該介紹出場了吧! 「開箱你的美好生活」現正召喚各路好物的開箱使者 🤩
Thumbnail
介紹朋友新開的蝦皮選物店『10樓2選物店』,並分享方格子與蝦皮合作的分潤計畫,註冊流程簡單,0成本、無綁約,推薦給想增加收入的讀者。
Thumbnail
介紹朋友新開的蝦皮選物店『10樓2選物店』,並分享方格子與蝦皮合作的分潤計畫,註冊流程簡單,0成本、無綁約,推薦給想增加收入的讀者。
Thumbnail
當你邊吃粽子邊看龍舟競賽直播的時候,可能會順道悼念一下2300多年前投江的屈原。但你知道端午節及其活動原先都與屈原毫無關係嗎?這是怎麼回事呢? 本文深入探討端午節設立初衷、粽子、龍舟競渡與屈原自沉四者。看完這篇文章,你就會對端午、粽子、龍舟和屈原的四角關係有新的認識喔。那就讓我們一起解開謎團吧!
Thumbnail
當你邊吃粽子邊看龍舟競賽直播的時候,可能會順道悼念一下2300多年前投江的屈原。但你知道端午節及其活動原先都與屈原毫無關係嗎?這是怎麼回事呢? 本文深入探討端午節設立初衷、粽子、龍舟競渡與屈原自沉四者。看完這篇文章,你就會對端午、粽子、龍舟和屈原的四角關係有新的認識喔。那就讓我們一起解開謎團吧!
Thumbnail
步驟二:表單細節修正 我們延續上一篇EP1,本篇文章要來微調表單上的一些功能,使其更符合操作: 我們發現發文單位、公文類別、會簽單位、審核單位這四個欄位尚未設定正確...
Thumbnail
步驟二:表單細節修正 我們延續上一篇EP1,本篇文章要來微調表單上的一些功能,使其更符合操作: 我們發現發文單位、公文類別、會簽單位、審核單位這四個欄位尚未設定正確...
Thumbnail
之前在條件式格式(一)提到了怎麼用條件式格式的功能,把想看到的資料、以更醒目的方法顯示,更方便我們判讀數據,來看看怎麼做更複雜的自訂公式!
Thumbnail
之前在條件式格式(一)提到了怎麼用條件式格式的功能,把想看到的資料、以更醒目的方法顯示,更方便我們判讀數據,來看看怎麼做更複雜的自訂公式!
Thumbnail
React 表單驗證是一種技術與使用者體驗的設計,讓使用者能夠即時檢查輸入的資料並修正,提升使用者的使用體驗,並確保資料的正確性。
Thumbnail
React 表單驗證是一種技術與使用者體驗的設計,讓使用者能夠即時檢查輸入的資料並修正,提升使用者的使用體驗,並確保資料的正確性。
Thumbnail
終於要來完成資料驗證系列文的最後一塊拼圖,核取方塊了! 核取方塊能做的應用有很多,在這邊我會分享兩個,歡迎大家來看看~
Thumbnail
終於要來完成資料驗證系列文的最後一塊拼圖,核取方塊了! 核取方塊能做的應用有很多,在這邊我會分享兩個,歡迎大家來看看~
Thumbnail
除了常見的下拉式選單,我們還有其他的驗證機制可以使用。今天就來看看怎麼設定數值、文字、日期的資料驗證吧!
Thumbnail
除了常見的下拉式選單,我們還有其他的驗證機制可以使用。今天就來看看怎麼設定數值、文字、日期的資料驗證吧!
Thumbnail
常見的下拉式選單怎麼做?資料驗證又是什麼?資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」,我們通常會用它來避免別人輸入無效的值,減少錯誤的發生。來看看吧!
Thumbnail
常見的下拉式選單怎麼做?資料驗證又是什麼?資料驗證是個「驗證資料是否符合某條件的機制」,我們通常會用它來避免別人輸入無效的值,減少錯誤的發生。來看看吧!
Thumbnail
如果你 WHERE 的條件需要常常更動,但每次都要進去 QUERY 所在的儲存格編輯語法,實在是有點太麻煩了?但其實有個小技巧,可以讓 QUERY 更新得更輕鬆。來看看吧!
Thumbnail
如果你 WHERE 的條件需要常常更動,但每次都要進去 QUERY 所在的儲存格編輯語法,實在是有點太麻煩了?但其實有個小技巧,可以讓 QUERY 更新得更輕鬆。來看看吧!
Thumbnail
生命中總會有不得已,有幾個必須把函式寫得很長的時候,要怎麼寫才不容易出錯呢?
Thumbnail
生命中總會有不得已,有幾個必須把函式寫得很長的時候,要怎麼寫才不容易出錯呢?
Thumbnail
輸入畫面 為什麼要做驗證? 因為作為設計者,永遠不該預設使用者會乖乖照設計者的意思輸入。
Thumbnail
輸入畫面 為什麼要做驗證? 因為作為設計者,永遠不該預設使用者會乖乖照設計者的意思輸入。
追蹤感興趣的內容從 Google News 追蹤更多 vocus 的最新精選內容追蹤 Google News