資料驗證(二):數值、文字、日期

閱讀時間約 4 分鐘
上週因為不小心確診了,身體實在好難運轉,只好忍痛休刊一次,不好意思。這週恢復得差不多,可以回來電腦桌前繼續寫作了!
上次我們介紹怎麼用資料驗證的功能,在儲存格上製作下拉式選單,讓我們可以驗證資料是否符合某條件、避免輸入無效的值,減少錯誤的發生。
除了常見的下拉式選單,我們還有其他的驗證機制可以使用,今天要介紹的是數值文字日期的資料驗證。比如說,我們可以...
  • 數值的資料驗證,限制使用者只能輸入 1 到 100 之間的數字
  • 文字的資料驗證,限制使用者只能輸入正確格式的電子郵件地址
  • 日期的資料驗證,限制使用者只能輸入某月某日之前的日期
設計的機制其實也很簡單,來看看怎麼設定吧!

先來複習一下

如果你忘記要怎麼召喚出資料驗證的視窗,這邊再介紹一次!你可以在工具列的「資料」選單找到「資料驗證」:

第 0 步:「資料驗證」功能在哪裡?

想製作資料驗證,要先選你想要製作資料驗證(也就是下拉式選單)的範圍。你可以在工具列的「資料」選單找到「資料驗證」:
之後,你的右手邊會出現一個窗格:
等等所有資料驗證的設定都會在這邊完成!
你也可以在剛剛選取的儲存格上面,點右鍵 > 最下面有「查看儲存格動作」>「資料驗證」:
這樣也會出現剛剛的對話視窗喔!
其他更詳細的說明(例如針對無效資料要怎麼警告使用者、驗證說明文字要怎麼寫)可以看之前分享過的教學「下拉式選單」>「進階選項」的部分喔。傳送門在這邊:資料驗證(一):製作下拉式選單(清單)

文字

先看看是文字的資料驗證,我們有「文字包含」、「文字不包含」、「文字完全符合」、「儲存格中的文字是有效的電子郵件地址」跟「儲存格中的文是有效的網址」這五項可以選擇。
設定的方式很簡單,例如我們設定「儲存格中的文字是有效的電子郵件地址」:
那這樣使用者輸入不符合特定格式的電子郵件,就會出現錯誤:

日期

再來是日期。日期可以限制的條件有「是有效的日期」、「日期為」、「日期早於」、「日期不晚於」、「日期晚於」、「日期不早於」、「日期介於」、「日期不介於」,看字面也其實滿好理解的。
如果你在 Google 試算表使用的語言代碼是台灣或香港,這邊日期你可以用「年年年年/月月/日日」的格式來設定,例如「2022/12/12」、「2011/03/11」、「2010/01/01」等等。
怎麼確定自己的試算表語言代碼是台灣或香港呢?你可以去工具列的「檔案」> 「設定」:
打開來就會看到語言代碼是不是設定成「台灣」、或是「香港」了:
回到資料驗證,假使我們想要設定某儲存格必須是有效日期,那就是在條件設定「日期」>「是有效的日期」:
按下儲存後,你會發現在那個儲存格按兩下,就會出現小日曆給你選了:

數值

OK,最後是「數值」!
我們有一樣有一些條件可以選擇:大於、大於或等於、小於、小於或等於、等於、不等於、介於和不介於。要注意到這邊的「介於」和「非介於」有包含頭尾,例如介於 1 到 5 之間的話,1、2、3、4、5 都可以填,但 0 跟 6 就會違反驗證規則了。
不過我想大家看字面意思、自己動手選選看應該也大概明白怎麼操作了,所以我這邊就簡單挑一個「介於」示範一下怎麼做。
條件選取「介於」,在頭尾的兩個空格各輸入 1 和 5:
按下儲存,那麼你設定的那個儲存格就只能填入 1 到 5 之間的數字了。

就這麼簡單!
那麼如果要做一些更進階的設定,像是限定使用者只能輸入奇數、偶數、輸入的日期必須晚於今天的日期、必須輸入正確的身分證字號、輸入的首字必須大寫等等,又要怎麼做呢?
這時候你就會用到「自訂公式」了!上面這些條件都可以透過自訂公式來完成。敬請期待囉~
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