條件式格式(二):自訂公式

更新於 2024/04/06閱讀時間約 8 分鐘
之前在 條件式格式(一) 提到了怎麼用條件式格式的功能,把想看到的資料、以更醒目的方法顯示,更方便我們判讀數據,像是這樣:
這邊的表格用了條件式格式的功能,讓試算表在成績是低於 60 分的儲存格上顯示紅底白字、100 分的儲存格顯示綠底白字等格式。
不過,如果想要設定比較複雜一點、更客製化一點的條件,可以怎麼做呢?這就要提到條件式格式稍稍進階的設定,叫做「自訂公式」,今天我想介紹這個!
你可以用自訂公式做這些:
  • 當儲存格內的數字是奇數時,讓儲存格的字變藍色
  • 當儲存格內的文字數大於 5 個字時,讓儲存格的字變紅色
  • 當儲存格內的身份證字號符合規則時,讓儲存格的背景變綠色
當然還有更多可能性,可以試試看!還不太確定條件式格式是什麼、該怎麼設定的話,可以回到之前的教學喔(延伸閱讀: 條件式格式(一):基本概念 )。
我們開始囉 (*´ω`)人(´ω`*)

「自訂公式」在哪?

一樣按照之前的方式,你有兩個方法可以做。
你可以到目錄的「格式」>「條件式格式設定」:
ge
又或是直接在要設定的儲存格(或範圍上)按右鍵,「查看更多儲存格動作」>「條件式格式設定」:
ge
不論你用哪個方法,你都會看到視窗的右手邊會出現一個窗格:
在「格式規則」那邊的下拉式選單,選擇選單最後面的「自訂公式」:
你右手邊的窗格應該就會像這樣:
到這邊設定就告一個段落了!
接下來問題來了,「自訂公式」這邊要怎麼寫?

跟「資料驗證」很像

我想提到之前寫的「 資料驗證(三):自訂公式 」開關的概念。
資料驗證像成一個只有「真(True)、假(False)」的開關,像電燈一樣,往上按就會亮、往下按就會暗。舉個例子,我們可以在資料驗證的下拉式選單裡,請使用者輸入一個值:
ge
上圖的清單裡有台灣所有的縣市。
如果我在這邊輸入了「台北市」,因為它在清單裡面,所以符合資料驗證的規則,沒出現錯誤:
ge
不過如果我寫了「東京都」,因為這並不在清單裡面、不符合資料驗證的規則,就會出現錯誤:
ge
也就是說:
  • 輸入清單內有的資訊 → 符合資料驗證條件 → 真假開關「真」(True)
  • 輸入清單內沒有的資訊 → 不符合資料驗證條件 → 真假開關「假」(False)
而條件式格式的概念其實也是這樣的,就是「儲存格只要符合特定條件就會套用格式」,像是開頭提到的成績表:
這邊的開關就是:
  • 成績是低於 60 分時
    符合條件式格式的條件 → 真假開關「真」(True)→ 儲存格上顯示紅底白字
  • 成績是 100 分時
    符合條件式格式的條件 → 真假開關「」(True)→ 儲存格上顯示綠底白字
  • 不符合任何條件時 → 真假開關「」(False)→ 儲存格上顯示原樣
所以我們等等要寫的自訂公式,其實也是製作一個開關,做一個有真、有假的開關。我們可以利用這些函式跟運算子來製作這樣的公式:
ge
ge
或是只要你的函式結果能回傳 TRUE 或 FALSE 也可以,像是:
=IF(A1 > 50, TRUE, FALSE)
=IFNA(VLOOKUP(A1, Range!A:C, 2, FALSE), FALSE)
=IFERROR(MOD(A1, 5), FALSE)
如果還是不太清楚怎麼實際操作,那也沒關係,跟著教學一起做做看!
你可以先到雲端硬碟開一個新的試算表檔案,或是點這裡也可以。
我們今天會試著在儲存格 A1 做資料驗證,所以下面自訂公式的儲存格參照都會寫 A1。如果你想在別的地方做,那記得儲存格參照也記得改一下。當然,如果你有絕對參照、或是相對參照的需求,你也可以補上 $ 字(延伸閱讀: 相對參照跟絕對參照 )。
如果這是你不確定怎麼下手的話,可以先想兩件事:
  • 要指定的條件是什麼?
  • 要製作的格式是什麼?
我們等等都會用這個思路,帶著你做下去,慢慢跟著來喔!

一起動手做做看!

當儲存格內的數字是奇數時,讓儲存格的字變藍色

  • 要指定的條件:數字是奇數
  • 要製作的格式:藍色的字
判斷數字是否是奇數的方法有很多,我這邊用簡單的 ISODD 函式來解決。
ISODD 函式很簡單好用,把要判斷的數字放在它後面、再用括號括起來即可。如果是奇數的話會回傳 TRUE、是偶數的話則是 FALSE、非數字的話則會回傳錯誤:
=ISODD(5) --> TRUE
=ISODD(8) --> FALSE
=ISODD("喜特先生") --> #VALUE! 錯誤
所以同樣道理,我們把要設定的儲存格放進去括號即可:
=ISODD(A1)
再來是格式,往下一點會看到「格式設定樣式」。
點右邊數來第二個(A)的圖示,就可以挑選字的顏色了:
挑個喜歡的藍色吧!另外,現在預設的背景是綠色的,你也可以再把右邊數來第一個「油漆桶」的圖示點開來,換無色。
按下「完成」,到這邊就設定完畢了!
我們可以在 A1 那邊測試,輸入數字看看:

當儲存格內的文字數大於 5 個字時,讓儲存格的字變紅色

  • 要指定的條件:文字數大於 5
  • 要製作的格式:紅色的字
再來是第二題,我們可以用 LEN 函式來算儲存格的字有幾個,比如說:
=LEN("Hello!")  --> 6
=LEN("你好!") --> 3
=LEN("喜特先生") --> 4
我們也當然可以把 A1 放進去 LEN 函式裡:
=LEN(A1)
再來,要判斷他是不是超過 5 個字,我們就可以在後面加上大於符號(>):
=LEN(A1)>5
這樣就寫完了!把這段公式貼過去,像這樣:
條件設定好了,再來是格式的設定,把字體顏色選紅色即可。設定完成後就會像這樣:
一樣來測試看看吧!

當儲存格內的身份證字號符合規則時,讓儲存格的背景變綠色

  • 要指定的條件:身份證字號符合規則
  • 要製作的格式:背景變綠
我們還可以用自訂公式來驗證身分證字號是否正確!台灣的身分證字號其實有一套驗證機制,可以確保它不會被任意冒用。於是我花了一段時間研究,看看怎麼寫出一套規則,就完成了下面這串:
你可以把它全部複製起來,貼到自訂公式那邊:
再來是格式設定,我把字的顏色調成「無」(也就是自動),然後背景換成綠色:
按下完成,這樣當 A1 是正確的身分證字號時,背景就會是綠色的了。試試看吧!
如果你有興趣了解這串是怎麼製作的,歡迎到這邊看看: 用 Google 試算表驗證身分證字號是否正確
所以做到這邊,如果你已經很熟悉資料驗證的自訂公式,你會發現條件式格式的自訂公式也是相當類似的!我也很建議你多方嘗試,試試看不同的條件,創造出不同的效果。

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