善用專案管理心態與方法，籌辦一場理想的婚禮

前言

本文適合讀者

1. 想用理性心態，籌辦自己與伴侶的婚禮
2. 專案管理入門學習者，用實例體會專案管理的技巧

為何我會寫下這篇文章

在2021年9月，我向當時的女友，也就是現在的另一半，在一家精心佈置的飯店房間裡求婚。

當下很緊張，但沒有想到，更緊張的是在求婚以後。我們邊吃著飯，邊聊著婚禮該怎麼籌辦，聊越多，心中越焦慮。

因為我們發現要處理的事情太多了，從選日子、挑選場地、拍攝婚紗、婚禮佈置與氛圍設計、傳統儀式與流程設計。想完成這件事，也不能只靠我們兩個，要找能對應我們品味、預算、時間安排的各種廠商，包括婚宴場地、婚紗禮服租借、婚紗與婚禮攝影，需要多方的配合協作。

更別說對於婚禮的期待，不是只有我們兩人，還有雙方的家人。

可以想像，為何有很多婚禮新人在籌辦過程中，會發生各種衝突，甚至喚起不想結婚的念頭。

其實在籌辦前期，我也沒想過怎麼處理比較好，總以為只要狠下心把錢花下去就好，然而真正開始了解市場行情後，也知道自己不是什麼富裕人家，很多高檔婚禮規格的預算是超乎想像的；再者，品味是無價的，並不是花比較多的錢，就會得到喜歡的模樣。

即便當下不清楚該怎麼做，但至少我只想清楚一件事，關於辦好這場婚禮的意義：跟另一半創造共同美好回憶、在過程中建立與另一半的溝通模式。

畢竟往後婚姻生活，我們還會有更多更重大的議題，需要做出更多重大決定，例如一起買房子、一起養育兒女，如果連這一天都不能好好處理，那以後怎麼共同經營這段長期關係呢？

於是，在經歷8個月的籌辦過程，我試著紀錄、盤點、與未來另一半持續溝通、檢討與即時調整，在2022年6月，我們順利了辦完了這場婚禮，而結果應該還算滿意，包括我自己與新娘、雙方家人、來參與的賓客。

寫下這篇文章，希望可以對於正要、正在籌辦婚禮，或是已經開始經營婚姻生活的人，省思自己的心態與方法，給自己與伴侶打造理想生活願景。

為什麼是用專案管理方法來達成

身為PM，這是職業病，也是生活態度，我總相信，我們在職場打造各種產品、服務體驗，給人們各種情感上的滿足，是一件美好的事。

而這些打造產品的方法，也一定適用於生活中，生活是由一連串體驗所構成，其中婚姻就是透過伴侶關係建立所創造的人生體會。

談到方法，身為產品經理工作者，向大家科普一下「專案管理」這個詞。

所謂的「專案」，是指由一個暫時性的團隊，必須完成的非例行性任務，透過一連串協作流程來交付成果。

對照到籌備婚禮這件事，確實這是一件非例行事務，大部分的人，一生都只會遇到一次，也希望把這一次好好辦好，也因為想要以有限資源，來達成最大效益，就像老闆給你少少的預算，希望你設計一個產品，如期上市並且創造市場聲量跟業績。

生活中充滿無數個專案，端看你用什麼態度來面對它，既然大多數人投入許多心力在工作中，是否也可以用這樣嚴謹心態來看待人生大事呢？

啟動婚禮籌備專案

1. 正式開始前，先擁有全局觀

因為專案管理，是一連串的流程設計與確實執行來交付成果，如果沒有先想清楚起點與終點、盤點自己可用的資源、識別可能的風險與擬定對策，就貿然執行，往往都會在執行的過程中，遭遇各種非預期的困難，阻礙你完成專案的目標。

擁有全局觀，讓你用更踏實的心情，去面對過程中的風雨，勇敢地踏出每一步。

1. 定義願景與具體目標

第一步總是最困難，你必須充分理解以下問題，並且給自己明確答案：

• 為何要辦這場婚禮？
• 每個人對於婚禮的期待畫面是一樣的嗎？如果不一樣那又各是什麼？
• 具體來說，在婚禮哪些環節要做到哪些程度，才會達到大家的期待標準呢？

分享個人觀察，婚禮其實是為了新娘及雙方家人而設計的一個儀式感活動，新郎當然也可以樂在其中，例如邀請朋友一起來同樂，不過從市場需求來看，以花費最高的場地佈置到禮服設計，其實核心需求是圍繞在，如何讓新娘成為全場最閃耀、最引人注目的的一顆星。

所以身為新郎，請把這件事放為首要目標，並且展開，哪些事情與這個目標有關，例如場地的選擇、禮服與攝影的選擇、花藝佈置、婚禮小物和音樂的選擇。

那其他家人、賓客也是想達成全場注目的焦點目標嗎？如果不是，那他們為何要付錢（贊助婚禮）、或是花時間參與呢？既然在這裡談到了，自己和另一半以外的「其他人」，請接著往下閱讀，開始思考，婚禮並不是只有你和另一半的事。

2.了解重要關係人（Stakeholder），並洞察他們的期待與需求

籌辦一場婚禮，不是只有滿足自己或是另一半的期待，這是很多人的誤區，覺得這是這是夫妻兩人的事。然而，選擇舉辦婚禮這種半公開活動，邀請了雙方父母作為主婚人、邀請了雙方家族的賓客，你就得用你們的有限資源，以合理方式滿足他們的各種期待。

對於產品經理來說，利害關係人(Stakeholder)是任何會參與在產品開發之中的人，從投資者、開發者、執行者、使用者都是，以一家公司來說，就是股東、你的主管、你自己、研發、行銷、業務、客服團隊。

因為人能成事，所以想把事情做好，你必須先瞭解，婚禮籌備過程中，誰是重要關係人，你要怎麼串連他們，讓他們樂於其中，又可以充分幫助你，成就這場婚禮。

我分享，大多數婚禮的重要關係人，以及通常的期待與需求：

• 另一半：以新娘而言，能夠用這一生為止最佳姿態，跟眾人分享幸福喜悅，並且得到高度認同感。
• 雙方重點家族成員：以長輩而言，花了大半輩子養育的兒女，要步入新人生階段，與自己的親友展示自己的成就，並且得到高度認同感。
• 其他賓客：想要享受歡樂、幸福的情感分享

純粹個人觀察，社會賦予婚禮的意義，其實就是主辦人邀請自己重視的親友們，來分享自己的喜悅，並期待能夠得到高度認同回饋感，例如「新娘好美、新郎好帥」、「你們辦的婚禮好夢幻」、「今天你兒子女兒的婚禮排場好氣派你好有面子」，只要了解大家的心態，往後在進行許多決策時，你就會知道，為何你選擇簡單的處理方式，會帶來衝突；為何你花了很多錢，卻不見得會有讚賞。

多放一點心力，在這些重要關係人，他們真正重視的事情上，你可以得到超乎預期的成果。

3. 盤點資源，對齊期待

世界上的資源是有限的，你錢包裡的錢也是。即便是跟世界首富比，有件事情也是公平的，那就是大家擁有的時間，是大家都擁有一樣多的。

想要在很短的時間內，例如三個月內，辦理一場新人、親友賓客都可以享受的理想婚禮，不是不可能，只是你得投入更多的金錢、更多心力的各方溝通、更確實的設計與執行。

盤點你的預算、時間、人員支援，對齊自己與重要關係人的期待，是務實且必要的。

2. 正式開始後，請持續溝通，對齊眾人的期望

在公司的專案會議，通常都會邀請全部關係利害人參與kickoff meeting，透過簡報說明，這次專案的目標、時程、風險，來同步所有人的期待與解釋疑問，並讓每個人都清楚自己該做些什麼，才能共同完成，交付預計成果。

回到生活，我們不太可能邀請另一半、雙方父母、全體廠商坐在會議室裡聽你的簡報。

本質上，無論是坐在會議室或是客廳，只要大家可以靜下心去彼此理解想法，就是我們想創造的溝通情境，只是在生活中，正常情況下，人都是以較感性的方式去談論事情。

以下是你可以善用的時機，以及你必須在談話中得到的重要資訊：

1. 新人邀請雙方父母吃飯與提親：創造正式且慎重的環境，來得到重點承諾與期待。 例如雙方對於婚宴日期的大略期待、是否重視傳統禮俗儀式，在談論過程中，試著引導出具體資訊，例如有家長說，慢慢來就好，那麼你可以多詢問，是否在明年9-12月，天氣較涼的日子較好。另外，也盡量讓雙方允諾的事情談清楚，例如是否需要聘金、哪些儀式是一定要做的。但畢竟可能是第一次見面，建議不要一次談太多，若只能選一件事，那肯定是婚宴的大概月份，這是你評估整體時程可行性的關鍵。
2. 新人一起去找對方家人吃飯：創造慎重但不會過於嚴謹的環境，可以討論細節，例如一起用農民曆看日子。
3. 新人單獨去找自己家人吃飯：創造較無戒心的環境，可以多討論敏感議題，例如聘金數字

在這些重要場合前，做事前溝通，甚至是一些小串通，也可以讓整個討論更順利，更符合你的執行期待。

3. 籌備過程中，隨時識別風險並擬定對策

在籌備階段，經常要面臨的風險課題是：非利害關係人發出的雜音。

本來已經決定好的事情，為何父母又突然打來改變決定呢？例如婚禮當天的儀式流程、雙方文定的六禮內容，有的需要花費更多金錢、有的是會打亂當天時間流程，當突然遭遇時，往往會讓人不知所措，更多的人，只會選擇憤怒或隱忍。

以常見例子來說，有很多家族親戚，會和你的家人耳語，像是別人家的婚禮都有什麼習俗，你們這裡怎麼沒考慮到，其實這些人都沒有任何惡意，那只是日常話題中的輕描淡寫而已，但聽在耳裡的婚禮主辦人，內心就有許多焦慮想法，很怕對對方家族有所虧欠。

這是華人社會長期的負面思想，在此不做多餘探討。

客觀而言，只要雙方都談定並接受內容，就已經做到最大的誠意了，另外關於一是習俗，因為根本沒有所謂的標準規格，加上每個人的民族信仰有所不同，即便相同，對於禮俗的解釋，也不可能一致，所以怎麼做，都會有人不滿意。

此時，你只要確定，新人雙方、雙方父母還有具影響力的長輩，透過溝通或是花費更多資源，盡力滿足即可。

識別真正重要的聲音，並且幫助利害關係人過濾雜音，是你可以有效交付結果的關鍵之一。

4. 善用工具與設計必要文件，確實追蹤進度

在籌備婚禮過程中，你肯定會忘東往西，然後被冠上不夠用心的標籤。

其實日常生活還是持續運行著，你在公司的工作量不會因為你正在籌備婚禮而減少。再者，人類大腦是用來思考、決策的，不是用來儲存記憶的，所以你必須善用行事曆工具、文件，來時時掌握情況，提醒自己與參與人員在正確時機執行下一步。

以下有幾份文件是你該準備好的：

1. 婚禮任務清單與執行時程：列出所有執行項目、時間、與負責人，確保任務彼此的關聯性，隨時紀錄掌握進度

2. 婚禮預算表：列出所有花費與項目，在採購時做必要取捨

3. 賓客名單與喜餅發送名單：包括喜餅品項採購、收發事宜所需的清單

4. 婚宴流程時間表：具體寫下當天婚禮所需準備物品、人員、流程時間

文件設計了，就要在對的時機去檢視、並且採取行動。

結語

成為成熟大人的一步

寫了這麼多，最後想分享，運用這種方法辦婚禮，其實是讓自己成長的好時機。

大多數人都不會有籌辦大型活動的經驗，而第一次主辦就是主持自己的重要日子，把婚禮辦好，也是邁向成熟大人的一步，請在婚禮辦完以後，再回顧以下三件事，看自己是否變得更好了：

1. 時常盤點與反思，幫助你更清晰看待困難
2. 有耐心持續溝通，作為排除困難的對策
3. 重視兩人共同創造的成果，才是理想成果

要做，就要做好

看到最後，不知道心情上是更堅定還是更惶恐呢？

婚禮是兩個人結為連理的數十年中的其中一天，如果把時間拉長來看，其實很多人都會淡忘這一天到底發生了什麼、前面的籌備過程做了什麼，可是有些事情，如果確實做好，影響的層面是一輩子的。

從兩個人共同決定婚禮的理想畫面、一起挑選廠商跟樣式、一起或是分工分別家人溝通，最後賓客給予的高度讚賞、自己看到照片成果的笑容，那是只有夫妻兩人可以共同體會的美好。

回到現實層面，想辦好一場婚禮，不管是預算花費或是時間心力投入，都是很龐大的，所以要辦，就把它辦到好吧。

掌握進度、跟另一半和重要關係人溝通，共同做出決策。

沒有最好的決定，只有大家都願意一起承擔的結果，這會是一場好的婚禮，更是美好婚姻的起點。